ビジネスの場で、よく「5W2H」という言葉を聞くことがありますよね。

新人研修や社会に出る前に学ぶこともあれば、新社会人になってから学んだという人もいるでしょう。

5W2Hは、仕事をする上ではとても重要なポイントですが、慣れてくるとつい忘れがちになってしまうこともあります。

そこで、初めて5W2Hを聞くという人も、また忘れてしまっているという人も、この機会にしっかりとその意味や使い方についてマスターしておきましょう!

社会人の基本中の基本!5W2Hとは?


「5W2H」という言葉を、誰でも一度は聞いたことがあると思います。

「ほとんど覚えていない」という人もいるかもしれませんが、大抵は社会人になる前に、研修や勉強会で一度は学ぶ機会があります。

5W2Hは、社会人として仕事をする上ですべての人に共通する、覚えておきたい重要なポイントです。

このポイントをしっかりと身に付けているのといないのとでは、仕事の取組み方や効率がまったく違っています。

また、社会人としての心構えの一つでもありますので、いつでも直ぐに思い出して取り組むことが出来るように日頃から5W2Hについて考える癖をつけておくと良いでしょう。

5W2Hはビジネスで必要とされる重要な要素ですが、何もビジネスの場だけで活躍しているというわけではありません。

しっかりと5W2Hを身に付けた人では、ビジネスの場のみならず、日常生活でもそれを大いに活用して、無駄なく効率的に日々を過ごしています。

ビジネスもプライベートも、賢く送ることが出来るように、社会人の基本中の基本でもある5W2Hについてしっかりと身に付けておきましょう!

意味

5W2Hは、社会人ならば基本中の基本として身に付けておくべきものです。

しかし、5W2Hについてよく理解していない人や、社会人になってから何年も経過していて、詳しいことを忘れてしまっているという人もいるでしょう。

そのため、まずは「5W2Hとは何なのか?どんな意味なのか?」ということについて詳しくご説明していきます。

5W2Hとは、「ビジネスにおいて、物事を計画的に進める際に、または物事を正確に伝える際に用いられる確認事項」のことです。

元々は5W1Hに、「howmuch(いくら、またはどのくらい)」の項目を付け加えたものとされています。

早ければ高校の時にはすでに授業で勉強した覚えがあるという人もいるでしょう。

また、高校や大学の就職活動の際に、社会人になるための研修会で学ぶことも多いです。

大手企業や、新人教育をしっかりと行っている会社では、最初の新人研修の時に必ずといっていいほどに学ぶ内容です。

5W2Hそれぞれの意味


5W2Hとは、「Why(なぜ)」「What(なにを)」「When(いつ)」「Who(誰が)」「Where(どこで)」「How(どうする・どうやって)」「Howmuch(いくら・どのくらい)」それぞれの頭文字を取ってまとめた言葉です。

社会人として働く際には、これらのポイントについてしっかりと理解をした上で行動しなければなりません。

仕事でもプライベートでも、目的意識というものが重要視されます。

自分がいつどこで何をするのか、それを何故するのか、どのくらいするのかということをきちんと考えられるようにならなければ、社会人として上手に働いていくことは難しいでしょう。

また、仕事をしていると、同時にいくつも仕事を抱えることがあります。

その時に5W2Hを踏まえてきちんと考えて行動することが出来ると、何から自分が優先的にやっていけば良いのかということが分かります。

自分の行動を決めるための目安としても、5W2Hは必須なのです。

新社会人になると、分からないことも多く、またちょっとしたことでパニックに陥ってしまいやすいです。

そんな時には5W2Hを思い出して一つひとつの行動を整理していくことで、落ち着いて仕事がしやすくなります。

また、社会人歴が長い人でも、予想外の出来事や仕事がいくつも重なると頭が回らなくなって非効率的な行動をしてしまうことがあります。

そんな時にも5W2Hは役に立つのです。

では、5W2Hのそれぞれの意味についてみていきましょう。

Why

「Why」は「なぜ」という意味の言葉です。

物事が起こった時に、それが起こった原因や理由を探るための言葉でもあります。

例えば今日の仕事で必要な書類を家に忘れてきてしまったとします。

ほとんどの人は、「書類を忘れた」という事実だけに着目して、ショックを受けたりイライラしたりするでしょう。

しかし、書類を忘れた事実には、それが起こった原因が必ずあります。

何故その原因が生まれてしまったのか、それを見つけて反省することで、二度と同じミスは繰り返さないようになるでしょう。

例に挙げた書類の忘れ物であれば、それが起きてしまった「Why」の原因は、前日家で書類をまとめた後で、寝る前にカバンにきちんと書類を仕舞わなかったからです。

書類を忘れたことをいつまでも落ち込むのではなく、その原因を素早く探って把握することで、「次は必ず寝る前に書類をカバンにしまうようにしよう」と反省して次に活かすことが出来ます。

ビジネスの場では、この例のように、何かあった時にはそれに動揺するよりも前に事が起きた原因である「Why(なぜ)」を探る癖をつける必要があります。

何か起きた時に直ぐにその原因を見つけることが出来るようになれば、例え大きなミスをしてしまったとしても、素早くそれを修正したり挽回したりする行動に移ることが可能になります。

そうした臨機応変さは、社会に出ると誰にでも求められるようになるのです。

What

「What」は、「何を・何が」という意味の言葉です。

例えばあなたが職場の部下から慌てた様子で「すみません!仕事でミスをしてしまいました!」と報告を受けた際に、「何があったのか」をまず確認するでしょう。

また、たくさんの仕事の種類がある中から、「仕事をします」と言われると、「何の仕事をするのか」と具体的な仕事内容を相手に確認するでしょう。

「What」は、その人がこれから一体何をするのか、または何をしたのかという具体的な内容を指しています。

この「What」があることで、それが起きた原因や理由である「Why」を探ることが出来るのです。

仕事をする上で、「報連相」は必須です。

「報連相」とは、「報告・連絡・相談」を意味する言葉です。

上司や部下、同僚に対して、自分の仕事内容を相談したり、または第三者からの意見を報告したり、必要事項を連絡したりと、報連相はどれもビジネスにおける重要なポイントです。

この報連相を行う際には、必ず「何を(What)するのか」ということを相手に伝えなければなりません。

そうしないと、誰が何をするのか、したのかを把握できずに、現場が混乱してしまう可能性があります。

上司や部下に報告を行う際には、まず「何があったのか」「何をするのか」を第一に伝える必要があります。

社会人としてはごく当たり前のことですが、案外この「What」が出来ていない人もいます。

一方で、「What」をきちんと毎回報連相出来ている人は、職場でのコミュニケーションや同僚たちとの連携も上手く取れる人が多いです。

When

「When」は「いつ」という意味の言葉です。

物事には常に期限というものがあります。

自分の好きなことや趣味、やりたいことであれば期限がないものも多いですが、例えば旅行に行くのであれば、「いついつ旅行に行く」と計画を立てますし、役所へ書類を提出しに行くことがあれば、提出期限も「いつまで」と定められているものが多いです。

仕事では、ほとんどの仕事内容に期限が設けられています。

例えば発注・受注作業をいつまでに行うとか、プレゼンの発表をいつ行うとか、必要書類をいつまでに揃えるとか、全ての作業に期限や納期を設定して、それに従って間に合うように仕事をしています。

そのため、報連相をする際にも、まず「何(What)」について報連相するのかということを伝えた後で、必ずそれに「いつ(When)」という期限を付けます。

例えば「来週の金曜日(When)に部署内で飲み会(What)があるので、参加する人は今週末(When)までに幹事に連絡してください」というように、「What」と「When」がセットになっていることがほとんどです。

「When」はビジネスの場のみでなく、日常生活でも重要視されるポイントです。

この「When」がきちんと報連相出来ていないと、期限に遅れたり、トラブルが発生したりしてしまいます。

Who

「Who」は「誰と・誰が」を意味する言葉です。

例えばあなたが二人一組で仕事をする際に、自分のパートナーとなる人間が誰なのか分かっていないと、まともに仕事をすることが出来ませんよね。

また、取引先に連絡を取る際にも、担当者が誰か把握していなければ、必要な連絡事項を伝えるのに時間を要してしまうでしょう。

仕事をする上で、自分が誰と関わる必要があるのか、誰に報連相をすれば良いのかという、「Who」について理解していなければ、本来スムーズに出来るはずの仕事も、「Who」の相手を探すので手間取ってしまい、時間がかかってしまうでしょう。

そうなると仕事が非効率的になりますし、もし大きなトラブルがあった時には、一体誰に助けや助言を求めてればいいのか分からずにパニックに陥ってしまうことでしょう。

自分がスムーズに仕事をする上で、最低限自分と関わりのある人たちについて把握しておくことは大切です。

そのため、「What」や「When」をきちんと理解した上で、それに関わりのある「Who」についてもきちんと把握しておきましょう。

Where

「Where」は、「どこ」という意味の言葉です。

例えば仕事で取引先と打ち合わせをすることになった場合、打ち合わせの内容(What)や、いつ(When)それをするのかが決まった後で、最後にそれをどこ(Where)でやるのかを決めますよね。

いわば「Where」とは物事を決定する際の最後の重要ポイントと言えるでしょう。

この「Where」が決まらなければ、仕事をする上で最終的な決定が出来ずに、いつまでもズルズルと長引いてしまうことになります。

例えば新入社員の研修を行うことが決まり、大まかな日程まで決まったとしても、それを行う場所が確保出来なくては、研修自体を開くことは出来なくなってしまいますよね。

また、例えば歓送迎会を開くことになった場合、大体の日にちは決まっても、どの店で行うかを決めることが出来なくては、歓送迎会がいつまでも開けなくなってしまいます。

「Where」は物事を決断する際の最後の決め手ですので、仕事でもこの「Where」の部分もしっかりと抑えておく必要があるでしょう。

How

「How」は「どうやって」という意味の言葉です。

例えば会社で新しいプロジェクトを立ち上げる際に、その企画の内容を社員に募ったとします。

そして、企画内容(What)を、来週の月曜日(When)に会議室(Where)で発表することが決まった時に、後はそれを社員がどのようにして(How)発表するのかを考えます。

「How」はある物事を行う際に、それをどのような方法で行うかというやり方を決める上で重要なポイントです。

例えばあなたが「離職者を減らすために、会社側が給料を上げるべきだ」と提案をしたとしても、会社が一人ひとりの社員の給料を増やすためには、今後どのように取り組んでいけば良いのかというところまで具体的に考えていなければ、それは単なる理想や、机上の空論となってしまうでしょう。

このように、例え物事を提案したり、思い付いたりしても、実際にそれをどのように行うのかという「How」が決まっていなければ、行動に移すことは出来ないのです。

仕事をする際にも、常に「How」を頭に入れながら作業を進めていく必要があります。

Howmuch

「Howmuch」は「どのくらい」という意味の言葉です。

「どのくらい」とは、人数や物の数など、それがどの程度の規模なのかを指します。

例えば週明け(When)に会議室(Where)でプレゼン(What)を行うことになった場合、それに参加する人数が何名なのかということを予め確認しておく必要があります。

このどれくらいの人数なのかが「Howmuch」です。

「Howmuch」は、ビジネスの場面では主に人数や仕事内容の規模の大きさを示していることが多いです。

どんな物事であれ、それにはどの程度の規模なのかを把握しておく必要があります。

その規模に合わせて物事の準備を行い、万全な状態にしておくためです。

「Howmuch」は、「いつどこで何をやるのか」が決定した後で、それに向けて具体的に行動していく「How」に付随するものであると考えても良いでしょう。

5W2Hの効果がすごすぎる!!

「5W2H」は、社会人であれば身に付けていて当たり前のものです。

そして、基本中の基本とされるだけあって、その効果は驚くものがあります。

当たり前に「5W2H」を使いこなしている人からすれば、「何を今さら。そんなの常識じゃないか。」と思えるかもしれません。

しかし、使いこなせている人もいれば、いない人もいます。

使いこなせていない人は、使いこなせている人に比べてどうしても効率が悪かったり、一つの仕事に取り組むのにあれこれと時間がかかったりします。

一方で、「5W2H」を使いこなしている人は、効率的で仕事も早く、周りの人との協調性も上手に取れるため、同僚や上司からの評価も高く、実績も積みやすいでしょう。

そんな「5W2H」に一体どのようなすごい効果があるのかをご紹介していきます。

ターゲットや目的が明確になる

「5W2H」を使いこなせるようになると、ターゲットや目的がとても明確になります。

自分が何の仕事を何のためにするのか、またどこでどのような方法を取るのか、いつそれを行うのかと一つずつはっきりと明確化させることで、「自分が今何をすればいいのか」という事が自分自身でしっかりと理解出来ます。

その上で仕事内容に優先順位をつけることができ、落ち着いて計画通りに行動することが可能になります。

例えばある会社で新規の顧客をゲットするのが仕事の場合、まずはその会社についてリサーチします。

その後行動に移しますが、「5W2H」が身に付いている人では、ターゲットとなる会社の「何」に狙いを絞って、「どのような方法」で顧客をゲットするのか、より具体的な営業計画を立てることが出来ます。

また、もしイレギュラーなことが発生したとしても、「何故(Why)それが起こったのか」と原因を明らかにすることで早急に対応出来ますので、「5W2H」が身につくと、同時に臨機応変さも自然と身につくことになるでしょう。

可視化できる

「可視化」とは、「人の目には見えない事物や現象を、映像やグラフ、表などにして分かりやすくすること」という意味があります。

仕事でよく、前年度と今年度の売上げを比較したり、どの部署にどれだけ社員がいるかなどの割合を見たりするのに、表やグラフを用いることがありますよね。

可視化とはそのように、一見目には見えない事物や現象の変化を数字やグラフにすることで、誰の目にも見えるようにしているのです。

そして「5W2H」も、同じように可視化出来ますので、誰の目にも明らかにすることが出来るのです。

例えば自分が何の仕事をするのか、何のためにそれをするのかという目的があるのなら、そのためにどんな手段を講じれば良いのか、またいつまでにどこでそれを行えばいいのかということを明確化させておくと、自分の中で次にやるべきことが自然と見えてきます。

さらにそれを分かりやすくメモをしたり、また誰かに見せたりする場合にはきちんと書類やデータの形にすることで、誰が見ても分かるような形にすることが出来ます。

仕事の内容を可視化することによって、自分だけでなく他の人もそれを見て、判断を下したり手伝ったりすることが可能になりますので、何人かで協力して仕事をする際にもあまりトラブルになることはありません。

作業をする人たちで共通の認識も生まれますので、「5W2H」による可視化は重要なのです。

業績が伸びる

先にもご紹介したように、「5W2H」を身に付けておくと、それだけ仕事が効率的に行えるようになります。

自分がすべき行動や、どんな優先順位で行えばいいのかも分かっていますので、仕事を進める上で無駄がありません。

同じ仕事であっても、「5W2H」が身についていない人は、まず何から取り組めばいいのかが分からずに、適当にあれもこれもと手をつけます。

そして作業をするうちに段々と優先順位が分かってきて、そこでようやく仕事の順序立てや、計画を立てます。

しかし、具体的なことがまだ分かっていないため、やっていく内にいくつか課題が生まれたり、急なトラブルがあったりします。

予想外の問題にパニックになってしまい、どうすれば良いのかと悩んでからやっと対処に乗り出し、トラブルを片付けた後で改めて元の仕事に戻ります。

そして自分の仕事が完成しても、誰に確認してもらえば良いのかハッキリと分からずに、何人もの上司に聞き、ようやく担当の上司に仕事を渡して終了となります。

この一連の流れから見ても分かる通りに、「5W2H」が身についていないと、計画性や臨機応変さが足りないため、一つの仕事を終えるのにかなりの時間を要してしまいます。

一方で、最初からそれが身に付いている人では、まず仕事を始める前に、自分はどんな仕事(What)をいつまで(When)に、どこ(Where)の誰(Who)に提出すれば良いかを確認します。

それを確認してから、自分に任された仕事を行う方法(How)を考えて、それには何がどれだけ(Howmuch)必要かを確認します。

そして仕事の計画や優先順位が決まったら、集中して仕事に取り組みます。

もし途中で何らかのトラブルが生じたら、それが起こった原因(Why)を直ぐに確認し、対応してまた仕事に戻ります。

そして仕事を終えたら担当の上司に素早く提出して仕事が終了します。

「5W2H」が身に付いていると、仕事をする上でとにかく無駄を省き、効率化を図ることが出来ますので、成果もそれだけ早く上がりやすいです。

そして素早く結果を出すことを繰り返すことで、会社の業績も伸びていきます。

仕事力が上がると周囲からの評価も上がる

「5W2H」は、身に付けているとそれだけ無駄なく効率的に仕事が出来ます。

例えミスがあってもそれを素早くカバー出来ますので、同僚や上司からは「問題解決能力や対応力に長けている」と高評価を得やすいです。

周囲からの評価が高くなると、自然と同僚からは頼られる機会が多くなり、また上司からは責任のある仕事を任されるようになります。

そして結果を出し続けることで、昇給や昇進へと繋がっていく可能性も十分にあるのです。

社会人になる時には必ずといってもいいほどに、この「5W2H」について学びます。

それを素直に学んで身に付けることが出来た人は自然と仕事力が上がりますので、社内でも早く出世したり、頼られたりするチャンスが巡ってきやすくなります。

理解しやすい

「5W2H」は、誰が聞いても分かりやすく、また納得しやすい内容になっています。

誰しも目的を持って行動していますが、その目的が漠然としていると、何から手をつけて良いのか分からずに、無駄に時間が過ぎてしまうでしょう。

しかし、目的に対する自分の行動ややるべきことが予め分かっていると、直ぐにでも行動に移すことが出来ます。

また行動する時にも、自信を持って動きやすくなります。

自分自身で仕事がしやすいように「5W2H」を身に付けるのも大切ですが、身に付けておくと自分以外の人たちからも可視化しやすく、行動が理解しやすいです。

時々一人で忙しく仕事をしていたら、特に説明もしておらず、手伝いを要請したわけでもないのにスッと自然な流れで手助けをしてくれる人がいますが、それはその人の観察眼が鋭いことの他に、自分の行動が周りにも可視化されているため、具体的な説明をしなくても仕事内容を理解してくれて、好意で手伝ってくれたというケースがあります。

ビジネス以外でも役に立つ!

「5W2H」は、元々ビジネスのために生まれた用語です。

しかし、その用途はビジネスだけに留まりません。

ビジネス以外でも、日常生活の中でも大いに役立ちます。

「5W2H」を活用すると、具体的にどんなことに役立つのでしょうか?

以下にご紹介していきます。

旅行の計画

「5W2H」は、旅行の計画を立てる際にも有効活用することが出来ます。

まず、自分が何(What)を目的とした旅行をするのか、どこ(Where)へ行くのか、誰と(Who)と行くのか、いつ(When)行くのか、またどうやって(How)行くのか、予算(Howmuch)はいくらかなど、具体的に考えを決めてから、旅行の計画をまとめます。

旅行の場合は、何をしに行くのかという「What」の他にも、何故そこへ行きたいのかという「Why」も同時に含まれています。

「5W2H」を用いると、旅行の計画をかなり細かくまとめることが出来ますのでおすすめです。

また、もし「なんとなく」という理由で、実際には無理をしていかなくても良いと思っている場合には、「5W2H」でその旅行を本当にするべきかどうかを確認することも出来ますので、無駄な時間やお金を使うことはなくなります。

家庭の収支

毎月家計が苦しいという人もいるでしょう。

そんな人にも、「5W2H」はかなりおすすめです。

まずは毎月の家計簿をつけることからおすすめしますが、もしも欲しいものがあった時に、自分が何を(What)欲しいのか、何故(Why)それが欲しいのか、いつ(When)までに欲しいのか、どこ(Where)で売られているのか、どうやって(How)買うのか(例えば現金払いやカード払いなど)、いくら(Howmuch)するのかなど、さまざまな視点から欲しいものを本当に買うべきかどうかを冷静に判断することが出来ます。

これを毎回行う癖をつけておくと、家庭の収支にかなり良い影響を与えられます。

無駄な出費を抑えたいという人はぜひ活用してみてください。

恋愛

恋愛でも、「5W2H」は活用できます。

例えば付き合おうかどうか悩んでいる相手がいるとします。

そんな時には、何故(Why)自分は相手と付き合いたいのか、相手のどんなところが好きなのか、もし付き合ったらその人と何をしたい(What)またはどんな風に過ごしていきたいのかなどを考えるのに参考になります。

さらには、もし女性であればいつ(When)までに結婚したいのか、相手の収入(Howmuch)はどの程度求めるのかなど、恋愛だけでなく結婚を考える際にも冷静な判断材料として活用することが出来るでしょう。

5W2Hをより効率良く行うために

「5W2H」がどんなものなのか、またどんな風に有効活用出来るのかについてご紹介してきました。

その便利さはすでにご理解いただけたかと思いますが、「5W2H」をさらに効率的、そして効果的に行うための方法もあります。

どんな方法を用いれば、より効率的に行えるようになるのでしょうか?

紙に書き留める

「5W2H」は、身に付けている人であれば自分の頭の中ですべて計算して考えをまとめることが出来るでしょう。

しかし、複雑な仕事内容になってくると、どんどん「5W2H」も変化していくことがあります。

そうなると、頭の中で考えがパンクしてしまうこともありますので、確実に考えをまとめるためにも、内容を紙に書き留めるようにしましょう。

紙に書くことによって、例えば「今日の15時までに○○支社の××さんに連絡を取り、打ち合わせの内容をまとめる」などと自分の目的の情報を目から意識し直すことが出来ます。

また、メモをしてあれば内容を忘れることもありませんので、まだ「5W2H」の活用に慣れていない人や、考えがぐちゃぐちゃになってしまいそうな人は、紙に書き留めることで効率的に、そしてより効果的に仕事をすることが出来ます。

考え方を5W2hHにする

普段から「5W2H」の考え方の癖をつけておくと、何かをする時には必ず計画を順序立てて考えられるようになります。

そして考えをまとめた上で一気に集中して仕事に取組みますので、時間のロスや不要なミスを失くすことが出来ます。

この癖は元々持っている人はすんなりと出来る人もいますが、元からあまり計画性のない人や、あれこれと考え事をするのが嫌いな人は癖を付けるまで少し時間がかかるかもしれません。

しかし、癖を付けておくと必ずさまざまな場面で役に立ちますので、普段から「5W2H」の考え方をするように心がけておきましょう。

5W2Hが役に立つシーン

「5W2H」は、ビジネスの場であれば、会議やプレゼン、また企画書の作成などに大いに役立ちます。

「5W2H」は可視化できますので、自分だけでなくそれを見る人も納得させやすいでしょう。

また、ビジネスのみでなく、日常生活の中でも何かと役立つシーンは多いため、いつでもその考え方が出来るようにしておくと良いでしょう。

5W2Hを意識して物事を考えよう

物事を考える時には、人によって考え方は違います。

目的から考え始める人もいれば、結論から考えようとする人もいます。

どんな考え方でも間違ってはいませんが、少なくとも「5W2H」の考え方は、たくさんあるどんな考え方よりも優秀で、かつ効率的です。

今自分が何をすべきかが分かりやすく、無駄を徹底的に省き、急なトラブルにも対処しやすくなります。

そのため、ビジネスの場ではもちろん、プライベートでも「5W2H」の考え方を身に付けて、大いに自分のために役立てていきましょう。