みなさんは「アジェンダ」という言葉はご存知ですか？
普段仕事などをしていると耳にすることがあると思いますが、意味を聞くと口ごもる人も多いのではないでしょうか？
今回はそんな今更聞けないアジェンダの意味や、活用方法について解説していきたいと思います。
言葉の意味を知るだけで、普段の会話がスムーズに行えたり、間違った使い方をして恥ずかしい思いをしなくて済みますよ♪
では、気になる「アジェンダ」の意味から始まり、細かく内容を見ていきましょう♪
アジェンダとは？
みなさんも、仕事をしていたり、テレビで政治家が「アジェンダ」という言葉を使っているのを、よく耳にすると思います。
そんなアジェンダの意味ですが、普段使っているのは「スケジュール」という意味ではないですか？
実はちょっと意味が違うんです！
アジェンダとは、大規模なプログラムやプラン、計画という意味で使われます。
例を挙げるとすると、国連のサミットなどで、今後の計画などを提示したものをアジェンダと言います。
みなさんも仕事でスケジュール管理をする時に「アジェンダが～」という使い方は微妙に間違っていますので、
会議で決まった会社全体の指針や、方向性などのことを言う時に「アジェンダが～」という風に使いましょう♪
ちなみにビジネスで利用する場合、検討すべき議題などの意味も持ち、会議のテーマなどにも用いられます。
あくまで個人のプランではなく、全体のという意識を持って使用するようにしましょう。
語源はラテン語
続いては、アジェンダの語源についてご説明しましょう。
自分が普段使っている言葉なので、語源も知らないというのはいけませんからね♪
タイトルにも記載しているように、アジェンダの語源は意外にもラテン語なんですね。
ラテン語で「実行に移されるべき事柄」という意味となります。
見てみると、会議などのテーマも実行に移されるべき、政治家の政策や発表も実行に移されるべき項目で、使い方としてはどちらも適していると言えますね。
使い方がわからなくなった時は、一度語源を思い出してみましょう。
おのずと、正しい使い方が見えてくると思いますよ♪
続いては、アジェンダのシーン別の意味について、ご紹介していこうと思います！
政治においての意味
まず「政治」においてのアジェンダの持つ意味です。
よくテレビなどで目にしますが、政治家がアジェンダという言葉を使っていますが、それはどういう意味で使っているのでしょうか？
政治においてのアジェンダとは、議事日程、行動計画などの意味を持ち、政治家の行動指針とも言えるでしょう。
逆にこのアジェンダがしっかりと作りこまれていなく、曖昧な表現をしていると政治家は世間から、「この人普段何やってるの？」と思われても仕方ないでしょう。
それだけ、政治におけるアジェンダというのは重要だということですね♪
昨今では、アジェンダという言葉を使って議事日程や政策発表を行っている政治家も多いですが、なかなか予定通り行っていないのが、現状ですね。
みなさんも、政治家のアジェンダをよく聞いてみて、行動や計画が通常通り行われているのかチェックしてみてはどうでしょう？
ビジネスにおいての意味
続いては「ビジネス」においてのアジェンダの意味です。
普段働いていると、上司や同僚からアジェンダという言葉を耳にする人も多いのではないでしょうか？
ビジネスの様々なシーンでアジェンダを使うことがあると思いますので、中には間違った使い方をしている人もいることでしょう。
ビジネスにおいてアジェンダとは会議やプロジェクトを始める時に、やるべきことを最初にまとめたものをアジェンダと言います。
実際に使われる例としてですが、あなたが会議の進行役だったとします。
そういった場合、上司から「今日の会議のアジェンダはもう出来てるの？」と言われることがあるでしょう。
これは会議を進めていく為の、大まかなテーマをあらかじめ決め、その内容に沿って会議を進めていく為にアジェンダを作成していると言えます。
また、プロジェクトにおいてもそうです。
プロジェクトというのは、通常何人もの人間が関わりながら、長い年月をかけて１つの目標に向かって、達成する為に動いていくというものです。
何も計画がなく、闇雲にプロジェクトを進めていたのでは、間違いなくプロジェクトは成功しないでしょう。
そういった意味では、ビジネスでのアジェンダは何かをやり始める時に、必ず必要な重要な指標と言えます。
スケジュールとの違いは？
続いてはアジェンダのスケジュールとの違いです。
このスケジュールという言葉とアジェンダという言葉がごっちゃになっている人はたくさんいることでしょう。
まずスケジュールの大まかな意味としては、予定、日程、予定表、日程表などのことを言います。
先ほども記載しましたが、アジェンダは会議やプロジェクトを進めていく上での1つの大まかなテーマといった感覚です。
みなさんこの違いはわかりましたか？
スケジュールは今後の行動ややるべきことを自分の中で組み立て、計画を立てたもの、
アジェンダは、会議やプロジェクトなど、比較的大きなテーマを大人数で円滑に進める為に、作られているものです。
なので、個人のスケジュール管理をする上で、「まだ自分のアジェンダが出来ていないから動けないな～」などの使い方は間違っています。
そういった恥ずかしい間違いをしない為にも、意味を知っているというのは大切ですね。
ちなみに、正解例としては「今度会議の進行を任されているんだけど、アジェンダになる内容って最近何かあったっけ？」など、テーマを決める上での使い方が正解ですね。
しっかりと使い方を理解し、間違った使い方をしないようにしましょうね♪
レジュメとの違いは？
続いてはレジュメとアジェンダの違いです。
レジュメって使う人もいますが、最近はあまり聞かない言葉ですよね？
しかし、ビジネスにおいて利用する場面は出てくるので、しっかりと意味を理解しておきましょう。
まず、レジュメとは、「要旨・要約・摘要・概要・梗概・概論」などの意味を持ちます。
少しわかりづらいので、具体的に説明すると、論文発表やセミナーなどがあると思います。
そのテーマについての内容を、簡潔にまとめたものをレジュメといいます。
また、あまり使うことはないと思いますが、履歴書としての意味も持つようです。
この使い方は、知らない人が多いので、逆に間違ってるんじゃない？と思われるかもしれませんので、あまりおすすめできないですね。
アジェンダとの違いはわかりましたか？
イメージとしては、セミナーで配られた資料の各タイトル「○○について」などの部分がアジェンダで、その内容を簡単に説明書きしたものがレジュメです。
しっかりと言葉の違いを理解しておきましょうね♪
ビジネスにおいての使い方
普段からビジネスでも活用シーンの多いアジェンダですが、みなさんは正しく使うことが出来ていますか？
間違った使いかたをしてはいけないと、どこかで使うのを控えているのではないでしょうか。
そんな人は、これからアジェンダのビジネスにおいての使い方を細かく説明していきますので、この機会にちゃんと覚えちゃいましょう♪
覚えた単語は、使っている人も多いので活用する場面は必ずあるはずです。
では項目別に内容をご紹介しますので、是非ご覧ください♪
アジェンダを共有する
まずは「アジェンダを共有する」ということです。
みなさんも普段仕事をしていて、「アジェンダみんなに事前に配っといてね」とか「会議に参加しない人にも、アジェンダ共有しておいて」など指示が出ることがあると思います。
これは、アジェンダの使い方の1つで、アジェンダというのは、単に取り決めるだけでは意味を持ちません。
プロジェクトや会議の内容であれば、会社全体に関わってくることですので、
どんな内容のプロジェクトをしているのか、会議で何を話しあっているのか共有しなければなりません。
そういった場面で、アジェンダを共有すると言います。
みなさんも、アジェンダを作成することがあると思いますが、そういった場面で、
「いつまでに共有すればいいですか？」などの発言がこちらから出来れば、
ちゃんとアジェンダを理解していると思われるかもしれませんよ♪
アジェンダに目を通す
続いては「アジェンダに目を通す」ということです。
会議などでよく使われるのが、このアジェンダに目を通すということです。
他にもプロジェクト発表に参加する前に、事前にアジェンダに目を通しておいて！と指示されることもあるでしょう。
これは、会議で言えば、今日どんな内容で会議を進めるのか把握しておくことで、
自分が発言する場所や意見を事前に考えることができ、より円滑に進めることができるでしょう。
また、プロジェクト発表でも同様のことが言えます。
事前にどんな内容でプロジェクト発表がされるのか把握しておくことで、
その内容について自分でわからないことを調べて参加したり、当日の流れを把握し頭に入ってきやすくなったりと、プラスに働くことばかりです。
作成したアジェンダに事前に目を通すということは、とっても重要なことなので、是非みなさんも活用してみてくださいね♪
会議のアジェンダ
続いては「会議のアジェンダ」についてです。
これは言葉の使い方というよりは、行動の上での使い方ですね。
会議をする上で、何も資料がなく会議を進行する会社はまずないと思います。
会議をする前から、誰かが必ず会議のアジェンダを作成しているから、当日滞りなく進行しているんですね♪
そんな会議を進める上でのアジェンダですが、あなたが作成することもあるでしょう。
どうやってアジェンダを作成すればいいの？という疑問ですが、まず上司などに今度の会議で話し合うべきテーマを聴取しましょう。
そこから、内容に沿って、同僚や先輩、後輩などの意見も聞きアジェンダを作成します。
それから上司に見せて承認をもらって、全体に共有するというのが基本的な流れですね。
会議をする前から、これだけの作業が行われ会議のアジェンダが作成されているんですね。
今度の企画のアジェンダを用意する
続いては「今度の企画のアジェンダを用意する」ということです。
みなさんは新しい企画を準備する時に、なにから始めますか？
正しいのは、アジェンダをまず始めに作成することが正しいです♪
今までのご説明ですでにおわかりだと思いますが、アジェンダは大まかなテーマを設定して、そのテーマに沿って円滑に内容を進めることができるものです。
企画というのは、いかにその内容がいいかプレゼンテーションすることが重要ですよね？
そんな企画を作成する時に、何もテーマがなく1から漠然と内容を作っていては支離滅裂になる可能性が高いです。
そうならない為にも、まずアジェンダを作成することが大切です。
もし時間があるのであれば、アジェンダを作成してから作成した企画とそうでない企画書を見比べてみてください。
内容のわかりやすさから、組み立てまで全ての面で全然違った内容になっているはずです。
ビジネスで新しい企画に取り組む時は、まずアジェンダの作成をしてから実際の内容に入るようにしましょう！
会議においてのアジェンダの役割
続いては「会議においてのアジェンダの役割」についてご紹介します。
会議って堅苦しくって参加するのが、憂鬱という人も多いのではないでしょうか？
そんな会議が長引くと、その他の仕事にも支障が出てしまったり、内容が雑になってしまい意味がないものになってしまう可能性もあります。
それだけ会議をする上で、アジェンダは重要な役割を果たしているということですね。
では、実際にアジェンダが会議に生み出す効果はどのようなものがあるのでしょうか？細かく見ていきましょう♪
会議がスムーズに進む
まずは「会議がスムーズに進む」ということです。
アジェンダを作成して、大きなテーマを設定することにより、話しをする内容がより明確になり、間違った方向に進むということがあまりなくなります。
その為、不用な部分の話し合いであったり、内容とは関係ない事柄について会議中に
浮上することが極端に減るでしょう。
必要なことがあり、会議で話し合うべき内容であっても、次回のアジェンダに加えるなど会議を円滑に行う上で、必ず必要なことになります。
スムーズな会議の進行をしたいのであれば、まずアジェンダをしっかりと作りこむことです。
それが出来ていない会議というのは、どうしても内容が薄いものになってしまうでしょう。
参加者が事前準備をすることができる
続いては「アジェンダを早めに作成することで参加者が事前準備をすることができる」ということです。
先ほども記載しましたが、アジェンダというのは事前に全体に共有しておくものです。
それによってどんな効果を生むかというと、事前に参加者が内容を把握し、テーマについてわからないことがあれば調べる、
発言したい内容があるのであれば、その内容に沿った資料の準備など具体的な準備をすることが出来ます。
アジェンダがなく、いきなり会議に参加しては、意味がわからないことや発言したい内容であっても準備が出来ておらず、また次回！ということにもなりかねません。
無駄なく、1回の会議でテーマについて話し合いを終わらせたいのであれば、必ず早めにアジェンダを準備して、周知しておく必要があるでしょう。
会議の脱線を防ぐことができる
続いては「会議の脱線を防ぐことができる」ということです。
私も何度も会議に参加していて感じることがあるのですが、意外と関係ない内容で話しが脱線して時間が経過してしまい、
本当に話し合いたい内容を疎かにしてしまうということは多々ありました。
それは、アジェンダがしっかりと作り込まれていないこと、準備すら出来ていないことが原因です。
会議に参加している人たちは、それぞれ仕事や業務に対して様々な意見を持って参加しています。
そのそれぞれが、個人的に発言をしていたのでは内容に一貫性がなく、話しが脱線してしまうでしょう。
アジェンダがしっかりと作りこまれていれば、「これはアジェンダの内容にないので、
別の機会に話しましょう！」とばっさりその場で切ることもできます。
そういった時間のロスや、会議の本来のテーマについてしっかりと話し合うことを確実に実行するには、アジェンダは大変重要といえます。
会議の目的を明確にすることができる
続いては「会議の目的を明確にすることができる」ということです。
もちろん会議というのは、何か目的があって実施されているもので、何も議題がないのに開催することはまずありませんよね？
そんな会議の目的を明確にするには、まずアジェンダを準備することが大切です。
これは、先ほどの話しが脱線しないということにも繋がるのですが、
大まかなテーマを記載したアジェンダを書くことで、会議の目的を目視することができ、
頭ではわかっているかもしれませんが、より明確なものとすることが出来ます。
目的の定まっていない会議ほど無駄なものはありません。
せっかく開催するのであれば、有意義な会議の時間となるようにしたいですよね♪
会議を時間通りに終わらせることができる
続いては「会議を時間通りに終わらせることができる」ということです。
よく「会議が長引いたから、、、」という発言を耳にしますよね。
そんな事態を招かないためにも、アジェンダは重要な役割を果たします。
テーマを明確にし、数量を目視できることで、会議の途中でも、ここまで進行しているならあとこれぐらいだな！と目安にすることが出来ます。
後どれぐらいテーマが残っているかわからない状態だと、時間の目安もわかりませんからね。
会議が長引いてしまうと、通常業務に支障をきたしてしまい、書類の期限を守れなかったり、ルーティン作業が終わらなかったりといいことはありません。
そうならない為にも、多すぎず、必要なことはしっかりと記載したアジェンダの作成は重要ポイントですよ♪
アジェンダの書き方
続いての項目は「アジェンダの書き方」についてご説明します。
先ほども少し、アジェンダの作り方の流れについて触れましたが、今回はより詳しく解説していきます。
今は、先輩や上司がアジェンダを作っているかもしれません。
しかし、その役割は必ずあなたにも回ってくるでしょう。
その時に、１からアジェンダの作り方を学んでいたのでは、時間がかかってしまったり、
アジェンダとしての意味を持たないものが出来てしまう恐れがあります。
そういった事態を未然に防ぐ為、しっかりとアジェンダの作成方法も勉強しておくことが大切です。
では、アジェンダの書き方について詳しく見てみましょう！
会議の目的を決める
まずは「会議の目的を決める」ことです。
アジェンダを書く上で、まずは書くべき本テーマを明確にする必要があります。
今度の会議は何の為に開かれるのか、それが決まっていないのであれば、今なにを話し合わなければならないのか、最近起こっている問題などを考えていきます。
そこから、会議の大元となるテーマを決めます。
その本テーマに沿って、自分が考えられる限りの問題点、改善点、今やっていることなどを記載していきましょう。
それを箇条書きにしたものがアジェンダとなります。
最初は自分だけでは意見がまとまらないこともしばしばでしょうから、すでに経験している先輩などの意見を参考に作成するのが良いでしょう。
そうすれば、明確でわかりやすいアジェンダが出来上がるはずですよ♪
会議全体の構成を作ってからアジェンダを作成する
続いては「会議全体の構成を作ってからアジェンダを作成する」ことです。
アジェンダはそのテーマに沿って会議を進行するもので、大まかな構成とは別にあります。
では、会議全体の構成を作成するとはどういうことかというと、最初にテーマの紹介、
そのテーマについての現状を報告、意見の聴取、今後の改善点などの大まかな流れを考えておく必要があります。
例えば、テーマの現状報告がなければ、その現状に沿ったアジェンダを作成しても、
会議の構成に含まれていない為、説明の手間がかかり二度手間になってしまいますからね。
そういった事態を防ぐ為に、まずアジェンダを作成する前に、会議の構成を考えて、
アジェンダを含まない基本的な会議の流れを構成する必要があります。
それが出来て、初めてアジェンダを作成することになります。
この順番が逆になってしまっては、せっかく作ったアジェンダの内容を修正しなければならないかもしれません。
より効率的で、明確なテーマを設定する為にも、まず構成！
これを忘れないように注意して、アジェンダ作成に取り掛かりましょう！
会議の本番前に仮想会議をしよう
続いては「会議の本番前に仮想会議をしよう」ということです。
これはとっても重要なことで、自分で考えたアジェンダが実は会議では、全く話し合いの対象とならない場合もあります。
しかし、作成したアジェンダを元に会議のロープレをしておくことにより、
このテーマならこういう疑問が出てくるから、これもテーマに盛り込んだ方がいいのでは？という改善点を発見することが出来ます。
意外と自分で考えているだけでは、気付かない点というのはたくさんあります。
それをロープレで事前に発見して、アジェンダをより完璧に近い形に仕上げましょう。
協力してもらうのは、自分よりもキャリアのある上司や先輩などがベストだと思います。
キャリアのある人は、自分よりも経験豊富で気付かない点に気付いてくれる可能性が高いですからね。
会議の内容というのは、全体に関わってくることですので、紳士にお願いすることによって必ず協力してくれるはずですよ♪
会議におけるアジェンダ作成時の注意点
最後の項目となるのが「会議におけるアジェンダ作成時の注意点」についてです。
参加したことがある人ならばわかると思いますが、会議って意外と流れやルールが決まっているものです。
例えば個人的な内容を話してはいけない、話し合っても解決しないことは会議の議題にすべきではないなど、たくさんの暗黙のルールが存在します。
そんなルールを知らずにアジェンダを作成していては、効果が薄れてしまうこともあるでしょう。
続いては、会議におけるアジェンダの作成時の注意点について細かくみていきましょう！
議題の量を増やしすぎないこと
まずは「議題の量を増やしすぎないこと」です。
ついつい会議となると、力が入りすぎて話し合うべきテーマをたくさん設定したり、
それを全て実行しては明らかにオーバーワークとなってしまう内容を盛り込んでしまうこともあるでしょう。
しかし、これをやってはせっかく会議が円滑に進んでも、普段の業務に支障をきたしてしまうだけです。
また、議題の量を増やしすぎてしまうということは、話し合う内容もそれに比例して増えてしまうということです。
あらかじめ会議の時間は、基本的には設定されているでしょう。
しかし、アジェンダでテーマが上げられている以上、会社も報告しなければならないので、
時間がないから話し合いしませんでした、、ではすまされません。
アジェンダを増やしてしまい、議題の量が増えるにつれてそういった事態を招いてしまうことでしょう。
あらかじめ、会議の時間を正確に把握すること、その時間とアジェンダの内容に沿って事前ロープレをすることが大切です。
あきらかに時間オーバーとなってしまう場合は、会議とは別に話し合いをし、次回の議題に回すものを作るなど、時間配分で無理がない量に抑えることが大切です。
議題の内容を細かく提示すること
続いては「議題の内容を細かく提示すること」です。
アジェンダを作成する場合の失敗例として、議題をざっくりと書きすぎて、本来話し合いたい内容とは違った内容を話し合ってしまう、ということが考えられます。
例えばですが、「毎日朝一で清掃をする」というアジェンダと「毎日朝一で10分間デスク周りの清掃をする」という内容を比較してみてはどうでしょうか？
最初の議題であれば、朝一にどこを清掃するのかまず話し合い、何時からどれぐらい清掃しなければならないのか、話し合いをする必要があります。
しかし、後の議題では、なぜ朝一10分間という時間デスク周りを清掃しなければならないのか、という点について話し合うだけでよく、
進行がスムーズに進むだけでなく、考えている内容に沿った話し合いをすることが出来ます。
こういったアジェンダを少しでも明確に提示するということも、本来の趣旨と外れない、円滑に会議を進行する上では、大切な注意点といえますね♪
議題のひとつひとつに時間を設ける事
続いては「議題のひとつひとつに時間を設ける事」です。
何度も記載していますが、会議での重要ポイントの1つとして挙げられるのが、時間配分です。
それが超過してしまっては、会議が間延びしてしまう、通常業務に支障をきたしてしまう、
最後の方の議題の話し合いが雑になってしまうなど、問題点がたくさん出てくるでしょう。
そうならない為にも、アジェンダとして提示した議題のひとつひとつに細かい時間配分を儲ける事で防止策となります。
実際のやり方としての例ですが、アジェンダの横に小さく時間を記載する、会議当日はアラームなどでその時間経過を報告するというやり方もあります。
そうすれば、話し合いが出来なかった部分は各自報告書にまとめるなど、会議の中で全て決めてしまおう！という考えが出にくくなってくるでしょう。
質の高い会議をするのであれば、時間配分というのは大変重要です。
作成するだけで満足せず、それをしっかりと話し合える環境を作ることも忘れないようにしましょう。
最後に
今まで、様々なアジェンダの重要性や言葉の意味について解説してきました。
みなさんも使用方法や、実際の業務での活用方法がお分かりいただけたでしょうか？
間違った使い方をして恥をかいてしまう、言葉の意味がわからず流してしまうことがないようにしっかりと理解していきましょう！
アジェンダをうまく使いこなし効率よく仕事をしよう！
最後に、アジェンダは上手く使いこなすことが出来れば、仕事の効率を大幅に上げることが出来ます。
普段の業務から、問題点の抽出、改善すべき項目の明確化を文字として提示し、
アジェンダとして話し合いをすることにより、通常業務にも良い影響が出てくるでしょう。
そして、アジェンダの作成が出来ることによって、全体に周知する会議の内容の把握や明確化が自分の中で出来、個人のスキルアップにも繋がることでしょう。
正しい使い方を学んで、有効活用していくことで、あなた自身の仕事の効率化にも繋がりますので、この機会にアジェンダを使いこなしちゃいましょう♪
