会議って堅苦しくって参加するのが、憂鬱という人も多いのではないでしょうか？
そんな会議が長引くと、その他の仕事にも支障が出てしまったり、内容が雑になってしまい意味がないものになってしまう可能性もあります。
それだけ会議をする上で、アジェンダは重要な役割を果たしているということですね。
では、実際にアジェンダが会議に生み出す効果はどのようなものがあるのでしょうか？細かく見ていきましょう♪
会議がスムーズに進む
まずは「会議がスムーズに進む」ということです。
アジェンダを作成して、大きなテーマを設定することにより、話しをする内容がより明確になり、間違った方向に進むということがあまりなくなります。
その為、不用な部分の話し合いであったり、内容とは関係ない事柄について会議中に
浮上することが極端に減るでしょう。
必要なことがあり、会議で話し合うべき内容であっても、次回のアジェンダに加えるなど会議を円滑に行う上で、必ず必要なことになります。
スムーズな会議の進行をしたいのであれば、まずアジェンダをしっかりと作りこむことです。
それが出来ていない会議というのは、どうしても内容が薄いものになってしまうでしょう。
参加者が事前準備をすることができる
続いては「アジェンダを早めに作成することで参加者が事前準備をすることができる」ということです。
先ほども記載しましたが、アジェンダというのは事前に全体に共有しておくものです。
それによってどんな効果を生むかというと、事前に参加者が内容を把握し、テーマについてわからないことがあれば調べる、
発言したい内容があるのであれば、その内容に沿った資料の準備など具体的な準備をすることが出来ます。
アジェンダがなく、いきなり会議に参加しては、意味がわからないことや発言したい内容であっても準備が出来ておらず、また次回！ということにもなりかねません。
無駄なく、1回の会議でテーマについて話し合いを終わらせたいのであれば、必ず早めにアジェンダを準備して、周知しておく必要があるでしょう。
会議の脱線を防ぐことができる
続いては「会議の脱線を防ぐことができる」ということです。
私も何度も会議に参加していて感じることがあるのですが、意外と関係ない内容で話しが脱線して時間が経過してしまい、
本当に話し合いたい内容を疎かにしてしまうということは多々ありました。
それは、アジェンダがしっかりと作り込まれていないこと、準備すら出来ていないことが原因です。
会議に参加している人たちは、それぞれ仕事や業務に対して様々な意見を持って参加しています。
そのそれぞれが、個人的に発言をしていたのでは内容に一貫性がなく、話しが脱線してしまうでしょう。
アジェンダがしっかりと作りこまれていれば、「これはアジェンダの内容にないので、
別の機会に話しましょう！」とばっさりその場で切ることもできます。
そういった時間のロスや、会議の本来のテーマについてしっかりと話し合うことを確実に実行するには、アジェンダは大変重要といえます。
会議の目的を明確にすることができる
続いては「会議の目的を明確にすることができる」ということです。
もちろん会議というのは、何か目的があって実施されているもので、何も議題がないのに開催することはまずありませんよね？
そんな会議の目的を明確にするには、まずアジェンダを準備することが大切です。
これは、先ほどの話しが脱線しないということにも繋がるのですが、
大まかなテーマを記載したアジェンダを書くことで、会議の目的を目視することができ、
頭ではわかっているかもしれませんが、より明確なものとすることが出来ます。
目的の定まっていない会議ほど無駄なものはありません。
せっかく開催するのであれば、有意義な会議の時間となるようにしたいですよね♪
会議を時間通りに終わらせることができる
続いては「会議を時間通りに終わらせることができる」ということです。