よく「会議が長引いたから、、、」という発言を耳にしますよね。
そんな事態を招かないためにも、アジェンダは重要な役割を果たします。
テーマを明確にし、数量を目視できることで、会議の途中でも、ここまで進行しているならあとこれぐらいだな！と目安にすることが出来ます。
後どれぐらいテーマが残っているかわからない状態だと、時間の目安もわかりませんからね。
会議が長引いてしまうと、通常業務に支障をきたしてしまい、書類の期限を守れなかったり、ルーティン作業が終わらなかったりといいことはありません。
そうならない為にも、多すぎず、必要なことはしっかりと記載したアジェンダの作成は重要ポイントですよ♪
アジェンダの書き方
続いての項目は「アジェンダの書き方」についてご説明します。
先ほども少し、アジェンダの作り方の流れについて触れましたが、今回はより詳しく解説していきます。
今は、先輩や上司がアジェンダを作っているかもしれません。
しかし、その役割は必ずあなたにも回ってくるでしょう。
その時に、１からアジェンダの作り方を学んでいたのでは、時間がかかってしまったり、
アジェンダとしての意味を持たないものが出来てしまう恐れがあります。
そういった事態を未然に防ぐ為、しっかりとアジェンダの作成方法も勉強しておくことが大切です。
では、アジェンダの書き方について詳しく見てみましょう！
会議の目的を決める
まずは「会議の目的を決める」ことです。
アジェンダを書く上で、まずは書くべき本テーマを明確にする必要があります。
今度の会議は何の為に開かれるのか、それが決まっていないのであれば、今なにを話し合わなければならないのか、最近起こっている問題などを考えていきます。
そこから、会議の大元となるテーマを決めます。
その本テーマに沿って、自分が考えられる限りの問題点、改善点、今やっていることなどを記載していきましょう。
それを箇条書きにしたものがアジェンダとなります。
最初は自分だけでは意見がまとまらないこともしばしばでしょうから、すでに経験している先輩などの意見を参考に作成するのが良いでしょう。
そうすれば、明確でわかりやすいアジェンダが出来上がるはずですよ♪
会議全体の構成を作ってからアジェンダを作成する
続いては「会議全体の構成を作ってからアジェンダを作成する」ことです。
アジェンダはそのテーマに沿って会議を進行するもので、大まかな構成とは別にあります。
では、会議全体の構成を作成するとはどういうことかというと、最初にテーマの紹介、
そのテーマについての現状を報告、意見の聴取、今後の改善点などの大まかな流れを考えておく必要があります。
例えば、テーマの現状報告がなければ、その現状に沿ったアジェンダを作成しても、
会議の構成に含まれていない為、説明の手間がかかり二度手間になってしまいますからね。
そういった事態を防ぐ為に、まずアジェンダを作成する前に、会議の構成を考えて、
アジェンダを含まない基本的な会議の流れを構成する必要があります。
それが出来て、初めてアジェンダを作成することになります。
この順番が逆になってしまっては、せっかく作ったアジェンダの内容を修正しなければならないかもしれません。
より効率的で、明確なテーマを設定する為にも、まず構成！
これを忘れないように注意して、アジェンダ作成に取り掛かりましょう！
会議の本番前に仮想会議をしよう
続いては「会議の本番前に仮想会議をしよう」ということです。
これはとっても重要なことで、自分で考えたアジェンダが実は会議では、全く話し合いの対象とならない場合もあります。