しかし、作成したアジェンダを元に会議のロープレをしておくことにより、
このテーマならこういう疑問が出てくるから、これもテーマに盛り込んだ方がいいのでは？という改善点を発見することが出来ます。
意外と自分で考えているだけでは、気付かない点というのはたくさんあります。
それをロープレで事前に発見して、アジェンダをより完璧に近い形に仕上げましょう。
協力してもらうのは、自分よりもキャリアのある上司や先輩などがベストだと思います。
キャリアのある人は、自分よりも経験豊富で気付かない点に気付いてくれる可能性が高いですからね。
会議の内容というのは、全体に関わってくることですので、紳士にお願いすることによって必ず協力してくれるはずですよ♪
会議におけるアジェンダ作成時の注意点
最後の項目となるのが「会議におけるアジェンダ作成時の注意点」についてです。
参加したことがある人ならばわかると思いますが、会議って意外と流れやルールが決まっているものです。
例えば個人的な内容を話してはいけない、話し合っても解決しないことは会議の議題にすべきではないなど、たくさんの暗黙のルールが存在します。
そんなルールを知らずにアジェンダを作成していては、効果が薄れてしまうこともあるでしょう。
続いては、会議におけるアジェンダの作成時の注意点について細かくみていきましょう！
議題の量を増やしすぎないこと
まずは「議題の量を増やしすぎないこと」です。
ついつい会議となると、力が入りすぎて話し合うべきテーマをたくさん設定したり、
それを全て実行しては明らかにオーバーワークとなってしまう内容を盛り込んでしまうこともあるでしょう。
しかし、これをやってはせっかく会議が円滑に進んでも、普段の業務に支障をきたしてしまうだけです。
また、議題の量を増やしすぎてしまうということは、話し合う内容もそれに比例して増えてしまうということです。
あらかじめ会議の時間は、基本的には設定されているでしょう。
しかし、アジェンダでテーマが上げられている以上、会社も報告しなければならないので、
時間がないから話し合いしませんでした、、ではすまされません。
アジェンダを増やしてしまい、議題の量が増えるにつれてそういった事態を招いてしまうことでしょう。
あらかじめ、会議の時間を正確に把握すること、その時間とアジェンダの内容に沿って事前ロープレをすることが大切です。
あきらかに時間オーバーとなってしまう場合は、会議とは別に話し合いをし、次回の議題に回すものを作るなど、時間配分で無理がない量に抑えることが大切です。
議題の内容を細かく提示すること
続いては「議題の内容を細かく提示すること」です。
アジェンダを作成する場合の失敗例として、議題をざっくりと書きすぎて、本来話し合いたい内容とは違った内容を話し合ってしまう、ということが考えられます。
例えばですが、「毎日朝一で清掃をする」というアジェンダと「毎日朝一で10分間デスク周りの清掃をする」という内容を比較してみてはどうでしょうか？
最初の議題であれば、朝一にどこを清掃するのかまず話し合い、何時からどれぐらい清掃しなければならないのか、話し合いをする必要があります。
しかし、後の議題では、なぜ朝一10分間という時間デスク周りを清掃しなければならないのか、という点について話し合うだけでよく、
進行がスムーズに進むだけでなく、考えている内容に沿った話し合いをすることが出来ます。
こういったアジェンダを少しでも明確に提示するということも、本来の趣旨と外れない、円滑に会議を進行する上では、大切な注意点といえますね♪
議題のひとつひとつに時間を設ける事
続いては「議題のひとつひとつに時間を設ける事」です。
何度も記載していますが、会議での重要ポイントの1つとして挙げられるのが、時間配分です。
それが超過してしまっては、会議が間延びしてしまう、通常業務に支障をきたしてしまう、
最後の方の議題の話し合いが雑になってしまうなど、問題点がたくさん出てくるでしょう。
そうならない為にも、アジェンダとして提示した議題のひとつひとつに細かい時間配分を儲ける事で防止策となります。
実際のやり方としての例ですが、アジェンダの横に小さく時間を記載する、会議当日はアラームなどでその時間経過を報告するというやり方もあります。