打ち合わせを効率よく進めるためのコツは、日々の仕事を効率よく進めることです。

打ち合わせの進め方には、日常の仕事の進め方が表われます。

つまり、日々の仕事に取り組む姿勢が、打ち合わせの進め方にも表われてくるのです。

打ち合わせの進め方を観ることで、その職場における日常の仕事ぶりが分かります。

日々の仕事が効率よく進められている職場では、打ち合わせも短時間に効率よく進めることが出来ます。

日々の仕事が漫然と進められている職場では、打ち合せは、“息抜きの場”になってしまうため、効率よく進みません。

しかし一方、日々の仕事が効率よく進められている職場では、打ち合わせも効率よく進み、良い結果を出します。

打ち合わせと仕事は、“一心同体”ですので、打ち合せを効率よく進めるためには、毎日の仕事に真摯に向き合い、効率よく進める姿勢が必要です。

打ち合わせを効率よく進めるコツってあるの?

打ち合わせをもつキッカケには色々あります。

例えば、日々の仕事の中で生じた課題や問題の解決策を見付けるために行われることがあります。

打ち合わせには、仕事中の貴重な時間を使いますので、効率よく進めなければなりません。

このため、打ち合わせの時間が無駄な時間の浪費にならないようにする工夫が必要です。

打ち合わせに費やす時間が無駄にならないようにするためには、効率よく進めるコツを活かすことが大切です。

「Timeismoney」”時は金なり“という諺どおり、時間は大切ですので、打ち合せが、実りのない時間にならないような心掛けが必要です。

打ち合わせを効率よく進めるためのコツは、日々の仕事を効率よく進めるために工夫している点を活かして、時間を大切に使いましょう。

コツ①打ち合わせの準備を徹底する

打ち合わせを効率よく進めるためには、打ち合わせの参加者全員が、“心を一つ”にして、臨まなければなりません。

打ち合わせの参加者が、心を一つにするためには、事前の準備が大切です。

心を一つにするためには、打ち合わせの目的や打ち合せ時間、進め方について、事前に把握して意識を合わせておく必要があります。

打ち合わせの参加者が事前に打ち合わせの目的を知ることで、打ち合わせの席で述べる発言を前もって、考えておくことが出来ます。

このことは、打ち合わせが始まってから、席上で参加者が発言する内容を考え始めることとは大きな差があります。

参加者が事前に発言内容を考えておくことで、打ち合わせがスピーディーに進みます。

また、参加者が事前に打ち合わせ時間を知っておくことで、無駄のない意見交換が出来ます。

1.打ち合わせの目的を明確にして共有する

打ち合わせの多くは、与えられた課題や問題を解決するために行われます。

効率の良い打ち合わせにするためには、参加者は打ち合わせの目的を予め知っていなければなりません。

打ち合わせの目的を事前に明確にして、参加者全員に周知することが必要です。

事前に周知することで、参加者は打ち合わせの目的に合わせた意見を予め用意することが出来ます。

参加者の頭の中に、目的がインプットされますので、参加者は目的に“的を絞った”意見を考えておくことが出来ます。

事前に考えた意見やアイディアは、打ち合わせの目的を達成するために、大いに役立つ内容になります。

参加者同士が、打ち合せの目的を明確に共有することで、優れたアイディアや意見が出てきますので、効果的で効率の良い打ち合わせを持つことが出来ます。

2.時間を決める


打ち合わせは、仕事中の貴重な時間を使いますので、無駄にはできません。

「時は金なり」という諺があるとおり、特に仕事における時間は貴重です。

打ち合わせの時間を予め決めずに進めると、参加者の頭の中には、時間を大切にする感覚が起きません。

参加者が時間を大切にする感覚を持たなければ、打ち合わせ時間が漫然とした時間の流れになり、目的に至らずに時間だけが流れていくことになります。

目的に至らない打ち合わせは、“烏合の衆”に終わってしまいます。

打ち合わせ時間を決めて、予め参加者に周知することで、“中身の濃い”意見とアイディアが出てきて、実りのある打ち合わせになります。

3.話すべき項目をまとめたリストを用意する

参加者は、打ち合わせの目的を予め知ることで、事前の準備ができます。

準備の中で特に大切なのは、打ち合わせの場で述べる意見やアイディアです。

事前の準備として参加者は、打ち合わせの場で自分が話すべき項目をまとめたリストを用意することで、的を得た意見が出せるようになります。

参加者から、斬新な意見やアイディアが多く出ることで、“中身の濃い”有意義な打ち合わせになります。

有意義な打ち合わせ結果の内容が仕事に活かされることで、仕事の効率が上がり、質やレベルも向上します。

仕事の質やレベルが向上することで、経営にも大きく貢献できるようになります。

打ち合わせ結果の如何によって、その後の仕事に影響することが多々ありますので、打ち合わせに向けた事前の準備は大切です。

細かく時間を設定しておくとより効率的に進められる

打ち合わせに掛かる時間を設定する際に、開始時間と終了時間のみを事前に参加者に周知するケースがあります。

しかし、打ち合わせを効率よく進めるためには、打ち合わせの流れを想定して、細かく時間を設定しておくと、一層効率的に進めることができます。

打ち合わせの流れに合わせて、細かく時間を設定しておくことで、参加者の持ち時間意識が漠然としなくなり、ハッキリします。

それぞれの参加者が持ち時間意識を抱くことで、発言内容が簡潔になり、打ち合わせ時間が無駄なく流れていき、効率良くなります。

4.参加メンバーを決める

打ち合わせを効率よく進めるためには、打ち合わせの目的に合わせて参加メンバーを決めることが必要です。

打ち合わせのテーマに関係する深い知識をもったキーマンを参加メンバーにすることで、打ち合わせがスムーズに進みます。

打ち合わせのテーマに関する知識をもつメンバーが参加することで、優れた意見が出てきて有意義な結果に至ることが出来ます。

ですから、打ち合わせを計画する際には、テーマに関する知識を持つ人を参加メンバーとして決めることで、優れた意見や良いアイディアが出てくることが期待できます。

打ち合わせの場で優れた意見が多く出ることで、日々の仕事に大きく貢献出来るようになります。

参加するメンバーとしないメンバーの境界線を明確に決める

打ち合わせは、人数合わせのために単に“頭数”を揃えるだけでは、良い結果を出すことは出来ません。

打ち合わせのテーマに関する知識の全くないメンバーが参加しても、的外れの意見が出て、結果を出せずに時間だけが無駄に流れていきます。

打ち合わせが無駄な内容にならないためには、参加するメンバーを事前に吟味することが必要です。

打ち合わせのテーマに沿って、参加するメンバーを決めることで、テーマの解決に役立つ意見やアイディアが多数出て、効果の高い打ち合わせになります。

打ち合わせは、貴重な仕事の時間を使って行われますので、無駄な内容にしないための事前の準備が必要です。

打ち合わせに参加するメンバーと参加しないメンバーの境界線を事前に明確に決めることで、実りのある打ち合せにすることが出来ます。

実りのある打ち合せ結果の内容は、参加しないメンバーにも周知して、情報共有に努めることが必要です。

情報共有することで、参加メンバーと参加しないメンバーとの間に、認識の差が生じなくなります。

参加メンバーと参加しないメンバーが共通の認識に立てるようになります。

認識の差が生じないことで、日々の仕事が今まで以上に効率良く進むようになります。

5.タイムキーパーや司会などの担当を決める


打ち合わせを進める際に、“持ち時間意識”を持たずに漫然とした気持ちで参加しても、何も決まらずに時間だけが流れていくことになります。

打ち合せが無駄な時間で終わらないようにするためには、事前の準備段階で、タイムキーパーや司会などの担当を決めることが必要です。

スピード感をもって打ち合わせを進めるためには、進行役の司会を中心にして効率よく進めるべきです。

また、無駄な時間を過ごさないようにタイムキーパーが進行状況をチェックすることが必要です。

司会とタイムキーパーがそれぞれの役割を果たすことで、時間を無駄にせずに実りのある打ち合わせにすることができます。

6.あらかじめ発言したい内容がある場合はまとめておく

打ち合わせに向けて、主催者から打ち合わせのテーマについて、予め周知があったなら、参加者は発言内容を事前にまとめておくことが必要です。

参加メンバーになったにも関わらず、事前の準備をせずに漫然と参加しても、有意義な内容になりません。

参加メンバーは、事前に知らされたテーマについて発言したい内容を予め、まとめておくことで、打ち合わせを有意義に進めることができます。

それぞれの参加メンバーが、発言したい内容を予めまとめておくことで、吟味された優れた意見やアイディアを出すことができます。

優れた意見やアイディアが出ることで、仕事の時間を費やして行われた打ち合わせが、日々の仕事に大きく貢献できるようになります。

シミュレーションしておくことも大切

打ち合わせに参加するメンバーに選ばれたなら、自分が発言する内容を事前に準備することが必要です。

事前の準備の中で、発言内容をまとめるだけでは、役立つ発言にはなりません。

打ち合わせの場で発言する内容を事前にまとめる際には、予めシミュレーションしておくことで、より一層優れた内容の発言にすることが出来ます。

それぞれの参加者から出される色々な意見を想定してシミュレーションしておくことで、テーマの解決に大きく役立つ発言内容になります。

打ち合わせの場では、シミュレーションしていた内容を発言することで、効果的な打ち合わわせ内容になります。

7.発言や発言方法に対してルールを決めておく

打ち合わせの進め方によっては、的外れの発言が出てきて、まとまりのない状態に陥ることがあります。

打ち合わせをスムーズに進めるためには予め、参加者に発言方法のルールを周知することが必要です。

打ち合わせの参加者が事前に、発言や発言方法のルールを知っておくことで、発言する際の心構えを持つことができます。

打ち合わせの場で、それぞれの参加者がルールを守って発言することで、分かり易く理解し易い発言内容になります。

参加者同士が理解し易い発言をすることで、まとまりのある打ち合わせになり、スムーズに進みます。

発言は挙手制にするなど

打ち合わせを効率よくスムーズに進めるためには、参加者の思惑に“振り回されない”ことが肝心です。

それぞれの参加者は、自分が発言するタイミングを狙うことのみに関心が傾いています。

このため、打ち合わせの進行が乱れて、まとまりのない内容になることがあります。

それぞれの参加者の思惑に任せずに、予め、発言は挙手制にするなどのルールを決めておくことが必要です。

発言方法を挙手制にするなどのルールを決めておくことで、打ち合わせの進行が、それぞれの参加者の思惑により混乱することが無くなります。

効率の良い打ち合わせにするためには、発言は挙手制にするなどのルールを決めて、参加者に事前に周知することが必要です。

発言時間も決める

打ち合わせの参加者の中には、長々と発言する参加者がいます。

持ち時間を考慮しない冗長で、的を得ない発言内容は、周りの参加者にとって理解し難く、迷惑になることがあります。

しかし一方、打ち合わせの場の雰囲気を考えて、発言を簡潔に済ませる参加者も居ます。

打ち合わせは、貴重な仕事の時間を費やして行われますので、長々とした発言を無くして、効率よく進めなければなりません。

予め、参加者の発言時間を決めることで、発言内容が冗長になることを抑えることができます。

冗長な発言を抑えることで、限られた打ち合わせ時間を効率よく、参加者に割り振ることができます。

参加者の発言時間を決めることで、分かり難い発言が無くなり、簡潔に進むようになります。

打ち合わせが簡潔に進むことで、効率の良い打ち合わせにすることが出来ます。

8.用意した資料を先に配り、打ち合わせまでに目を通してもらう

忙しい合間を縫って行われる打ち合わせでは、限られた時間内に良い結果を出さなければなりません。

限られた打ち合わせ時間の中で、良い結果を出すためには、事前の準備段階で、打ち合わせに関する情報を参加者に周知することが必要です。

打ち合わせに関する情報として、用意した資料を先に配り、打ち合わせまでに目を通してもらうことが大切です。

参加者には予め、打ち合わせのテーマと目的を知ってもらうことで、参加者自身が自分の発言内容を目的に合わせて、まとめることができます。

参加者が打ち合わせの席上で、事前にまとめておいた発言をすることで、簡潔で分かり易い内容になります。

用意した資料を先に配り、打ち合わせまでに目を通してもらうことで、簡潔で分かり易い発言が出るようになり、限られた打ち合わせ時間を効率よく使うことができます。

9.資料に対する質問点などをまとめておく

打ち合わせの内容によっては、参加者に配布された資料の内容が分かり難いこともあります。

配布された資料の内容が分かり難いと、参加者が資料内容を理解する時間を多く費やすことになります。

仕事内の時間を使って行われる打ち合わせは、時間が限られています。

ですから、資料の理解のために貴重な打ち合わせ時間が費やされることは避けなければなりません。

参加者には、打ち合わせ資料を予め配布することで、参加者自身が資料に対する質問点などをまとめておくことが出来ます。

参加者が事前に、資料に対する質問点などをまとめておくことで、打ち合わせの席上では、まとまりのない質問が無くなります。

まとまりに欠ける質問が無くなることで、発言時間にユトリが出てきますので、貴重な発言が多く出る打ち合わせになっていきます。

10.打ち合わせに使用する機器の使用方法の確認やメンテナンスをしておく

打ち合わせには、色々なケースがあります。

時には、プレゼンテーション形式の打ち合わせのため、プロジェクターなど、色々な機器類を使うケースもあります。

打ち合わせの内容や進め方によっては、パソコンやプロジェクターなどの機器類を使用することも少なくありません。

打ち合わせの中で、機器類を使用する際には、事前に機器の使用方法や動作確認をしておくことで、打ち合わせをスムーズに進めることができます。

また、打ち合わせで使用する機器類が、打ち合わせ会場の電源コンセントや照明設備に合わないため、機器が正常に機能しないこともあります。

打ち合わせをスムーズに進めるためには、打ち合わせに使用する機器類の使用方法の確認やメンテナンスを事前にしておくことで、本番の席上で機器の不具合発生を防ぐことができます。