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打ち合わせを効率よく進める3個のコツ!準備や流れ、進め方を解説


打ち合わせを効率よく進めるためのコツは、日々の仕事を効率よく進めることです。

打ち合わせの進め方には、日常の仕事の進め方が表われます。

つまり、日々の仕事に取り組む姿勢が、打ち合わせの進め方にも表われてくるのです。

打ち合わせの進め方を観ることで、その職場における日常の仕事ぶりが分かります。

日々の仕事が効率よく進められている職場では、打ち合わせも短時間に効率よく進めることが出来ます。

日々の仕事が漫然と進められている職場では、打ち合せは、“息抜きの場”になってしまうため、効率よく進みません。

しかし一方、日々の仕事が効率よく進められている職場では、打ち合わせも効率よく進み、良い結果を出します。

打ち合わせと仕事は、“一心同体”ですので、打ち合せを効率よく進めるためには、毎日の仕事に真摯に向き合い、効率よく進める姿勢が必要です。

打ち合わせを効率よく進めるコツってあるの?

打ち合わせをもつキッカケには色々あります。

例えば、日々の仕事の中で生じた課題や問題の解決策を見付けるために行われることがあります。

打ち合わせには、仕事中の貴重な時間を使いますので、効率よく進めなければなりません。

このため、打ち合わせの時間が無駄な時間の浪費にならないようにする工夫が必要です。

打ち合わせに費やす時間が無駄にならないようにするためには、効率よく進めるコツを活かすことが大切です。

「Timeismoney」”時は金なり“という諺どおり、時間は大切ですので、打ち合せが、実りのない時間にならないような心掛けが必要です。

打ち合わせを効率よく進めるためのコツは、日々の仕事を効率よく進めるために工夫している点を活かして、時間を大切に使いましょう。

コツ①打ち合わせの準備を徹底する

打ち合わせを効率よく進めるためには、打ち合わせの参加者全員が、“心を一つ”にして、臨まなければなりません。

打ち合わせの参加者が、心を一つにするためには、事前の準備が大切です。

心を一つにするためには、打ち合わせの目的や打ち合せ時間、進め方について、事前に把握して意識を合わせておく必要があります。

打ち合わせの参加者が事前に打ち合わせの目的を知ることで、打ち合わせの席で述べる発言を前もって、考えておくことが出来ます。

このことは、打ち合わせが始まってから、席上で参加者が発言する内容を考え始めることとは大きな差があります。

参加者が事前に発言内容を考えておくことで、打ち合わせがスピーディーに進みます。

また、参加者が事前に打ち合わせ時間を知っておくことで、無駄のない意見交換が出来ます。

1.打ち合わせの目的を明確にして共有する

打ち合わせの多くは、与えられた課題や問題を解決するために行われます。

効率の良い打ち合わせにするためには、参加者は打ち合わせの目的を予め知っていなければなりません。

打ち合わせの目的を事前に明確にして、参加者全員に周知することが必要です。

事前に周知することで、参加者は打ち合わせの目的に合わせた意見を予め用意することが出来ます。

参加者の頭の中に、目的がインプットされますので、参加者は目的に“的を絞った”意見を考えておくことが出来ます。

事前に考えた意見やアイディアは、打ち合わせの目的を達成するために、大いに役立つ内容になります。

参加者同士が、打ち合せの目的を明確に共有することで、優れたアイディアや意見が出てきますので、効果的で効率の良い打ち合わせを持つことが出来ます。

2.時間を決める


打ち合わせは、仕事中の貴重な時間を使いますので、無駄にはできません。

「時は金なり」という諺があるとおり、特に仕事における時間は貴重です。

打ち合わせの時間を予め決めずに進めると、参加者の頭の中には、時間を大切にする感覚が起きません。

参加者が時間を大切にする感覚を持たなければ、打ち合わせ時間が漫然とした時間の流れになり、目的に至らずに時間だけが流れていくことになります。

目的に至らない打ち合わせは、“烏合の衆”に終わってしまいます。

打ち合わせ時間を決めて、予め参加者に周知することで、“中身の濃い”意見とアイディアが出てきて、実りのある打ち合わせになります。

3.話すべき項目をまとめたリストを用意する

参加者は、打ち合わせの目的を予め知ることで、事前の準備ができます。

準備の中で特に大切なのは、打ち合わせの場で述べる意見やアイディアです。

事前の準備として参加者は、打ち合わせの場で自分が話すべき項目をまとめたリストを用意することで、的を得た意見が出せるようになります。

参加者から、斬新な意見やアイディアが多く出ることで、“中身の濃い”有意義な打ち合わせになります。

有意義な打ち合わせ結果の内容が仕事に活かされることで、仕事の効率が上がり、質やレベルも向上します。

仕事の質やレベルが向上することで、経営にも大きく貢献できるようになります。

打ち合わせ結果の如何によって、その後の仕事に影響することが多々ありますので、打ち合わせに向けた事前の準備は大切です。

細かく時間を設定しておくとより効率的に進められる

打ち合わせに掛かる時間を設定する際に、開始時間と終了時間のみを事前に参加者に周知するケースがあります。