3.話すべき項目をまとめたリストを用意する
参加者は、打ち合わせの目的を予め知ることで、事前の準備ができます。
準備の中で特に大切なのは、打ち合わせの場で述べる意見やアイディアです。
事前の準備として参加者は、打ち合わせの場で自分が話すべき項目をまとめたリストを用意することで、的を得た意見が出せるようになります。
参加者から、斬新な意見やアイディアが多く出ることで、“中身の濃い”有意義な打ち合わせになります。
有意義な打ち合わせ結果の内容が仕事に活かされることで、仕事の効率が上がり、質やレベルも向上します。
仕事の質やレベルが向上することで、経営にも大きく貢献できるようになります。
打ち合わせ結果の如何によって、その後の仕事に影響することが多々ありますので、打ち合わせに向けた事前の準備は大切です。
細かく時間を設定しておくとより効率的に進められる
打ち合わせに掛かる時間を設定する際に、開始時間と終了時間のみを事前に参加者に周知するケースがあります。
しかし、打ち合わせを効率よく進めるためには、打ち合わせの流れを想定して、細かく時間を設定しておくと、一層効率的に進めることができます。
打ち合わせの流れに合わせて、細かく時間を設定しておくことで、参加者の持ち時間意識が漠然としなくなり、ハッキリします。
それぞれの参加者が持ち時間意識を抱くことで、発言内容が簡潔になり、打ち合わせ時間が無駄なく流れていき、効率良くなります。
4.参加メンバーを決める
打ち合わせを効率よく進めるためには、打ち合わせの目的に合わせて参加メンバーを決めることが必要です。
打ち合わせのテーマに関係する深い知識をもったキーマンを参加メンバーにすることで、打ち合わせがスムーズに進みます。
打ち合わせのテーマに関する知識をもつメンバーが参加することで、優れた意見が出てきて有意義な結果に至ることが出来ます。
ですから、打ち合わせを計画する際には、テーマに関する知識を持つ人を参加メンバーとして決めることで、優れた意見や良いアイディアが出てくることが期待できます。
打ち合わせの場で優れた意見が多く出ることで、日々の仕事に大きく貢献出来るようになります。
参加するメンバーとしないメンバーの境界線を明確に決める
打ち合わせは、人数合わせのために単に“頭数”を揃えるだけでは、良い結果を出すことは出来ません。
打ち合わせのテーマに関する知識の全くないメンバーが参加しても、的外れの意見が出て、結果を出せずに時間だけが無駄に流れていきます。
打ち合わせが無駄な内容にならないためには、参加するメンバーを事前に吟味することが必要です。
打ち合わせのテーマに沿って、参加するメンバーを決めることで、テーマの解決に役立つ意見やアイディアが多数出て、効果の高い打ち合わせになります。
打ち合わせは、貴重な仕事の時間を使って行われますので、無駄な内容にしないための事前の準備が必要です。
打ち合わせに参加するメンバーと参加しないメンバーの境界線を事前に明確に決めることで、実りのある打ち合せにすることが出来ます。
実りのある打ち合せ結果の内容は、参加しないメンバーにも周知して、情報共有に努めることが必要です。
情報共有することで、参加メンバーと参加しないメンバーとの間に、認識の差が生じなくなります。
参加メンバーと参加しないメンバーが共通の認識に立てるようになります。
認識の差が生じないことで、日々の仕事が今まで以上に効率良く進むようになります。
5.タイムキーパーや司会などの担当を決める
打ち合わせを進める際に、“持ち時間意識”を持たずに漫然とした気持ちで参加しても、何も決まらずに時間だけが流れていくことになります。
打ち合せが無駄な時間で終わらないようにするためには、事前の準備段階で、タイムキーパーや司会などの担当を決めることが必要です。
スピード感をもって打ち合わせを進めるためには、進行役の司会を中心にして効率よく進めるべきです。
また、無駄な時間を過ごさないようにタイムキーパーが進行状況をチェックすることが必要です。
司会とタイムキーパーがそれぞれの役割を果たすことで、時間を無駄にせずに実りのある打ち合わせにすることができます。
6.あらかじめ発言したい内容がある場合はまとめておく
打ち合わせに向けて、主催者から打ち合わせのテーマについて、予め周知があったなら、参加者は発言内容を事前にまとめておくことが必要です。
参加メンバーになったにも関わらず、事前の準備をせずに漫然と参加しても、有意義な内容になりません。
参加メンバーは、事前に知らされたテーマについて発言したい内容を予め、まとめておくことで、打ち合わせを有意義に進めることができます。