話が脱線してもすぐに戻す
打ち合わせの参加者同士に、時間の大切さの認識が無ければ、話が脱線したまま話し続けることがあります。
発言が脱線することで、ゴールに向けて進まなくなり、打ち合わせの流れが乱れて収拾がつかなくなります。
しかし一方、それぞれの参加者がタイムキーパーや司会者などの役割を全うすることで、打ち合わせ時間の大切さを認識できるようになります。
打ち合わせ時間の大切さを認識することで、話が脱線しても直ぐに元に戻すことが出来るようになります。
参加者の話が脱線しても直ぐに戻すことで、打ち合わせ時間を無駄に費やすことが無くなります。
4.打ち合わせの結果をまとめて共有する
打ち合わせの参加者にとっては打ち合わせ結果が、どのようにまとめられたか、気になります。
参加者にとっては、自分が発言した内容が議事録に、どのように記録されたか知りたいものです。
仕事中の時間を使って行われる打ち合わせは、一回限りではなく次回に向けて継続して行われることが少なくありません。
このため、今回の打ち合わせの結果は、次回に予定されている打ち合わせに関係していきます。
打ち合わせの参加者にとっては、自分が出席した打ち合わせの結果が、まとめられて共有されることを望んでいます。
自分が出席した打ち合わせの結果を知ることで、次回の打ち合わせのテーマが想定出来ますので、自分の発言を準備するためのシミュレーションに役立ちます。
また、打ち合わせに参加しなかった人にとっても、打ち合わせ内容を知ることで、情報の共有化が図れます。
打ち合わせの結果をまとめて、関係者間で共有することで、関係者同士が情報共有できるため、共通の認識に立てるようになります。
関係者が共通認識に立てることで、次回開催される打ち合わせでは、優れた発言が出てくることが期待できます。
また、打ち合わせの参加者が次回に向けて入れ替わっても、情報共有ができていますので、スムーズに進行することが出来ます。
打ち合わせの結果をまとめて共有することで、参加したメンバーと参加しないメンバーとの認識のズレが無くなり、職場でのコミュニケーションもスムーズになります。
5.次回の打ち合わせの計画や議事録の共有方法を伝える
次回に向けた打ち合わせの参加者と事前に意識合せが出来ていなければ、打ち合わせの流れが計画通りに進まなくなります。
次回の打ち合わせを効率よく進めるためには、打ち合わせの計画や議事録の共有方法を参加者に事前に伝えておくことです。
計画や議事録の共有方法について事前の意識合わせができていると、参加者が打ち合わせに臨む際の心構えを持てるようになります。
心構えを持てることで、発言内容がゴールに向けてベクトルが合うようになり、打ち合わせ内容が散漫にならずにスムーズに進むようになります。
次回の打ち合わせの計画や議事録の共有方法を伝えて、参加者同士が共通の認識を持てるようにすることです。
参加者間で共通認識が持てることで、打ち合わせを効率良く進めることが出来ます。
コツ③打ち合わせが終わった後に反省する
打ち合わせは、時には、目的を達成できないまま終わることもあります。
目的を達成できなかった打ち合わせの際には、終わった後に参加者一同で反省する機会を持つべきです。
反省の機会を持たないまま次回の打ち合わせを持つと、改善されずに前回と同じ結果を招くことになります。
打ち合わせの目的を達成するためには、同じ過ちを繰り返さないための仕組みをつくることです。
同じ過ちを繰り返さない仕組みとして効果があるのは、打ち合わせが終わった後に、参加者が反省する機会を持つことです。
打ち合わせの参加者が、過ちの原因をハッキリと認識し反省することで、次回に向けて同じ過ちが起きなくなります。
1.目的を達成できなかった場合、理由を考える
目的を達成できなかった打ち合わせの責任は、参加者全員にあります。
打ち合わせが目的を達成できなかったときは、参加者一人一人の自己責任として受け止めるべきです。
決して、他の参加者の責任にしてはいけません。
参加者全員が自己責任の認識を持つことで、目的を達成できなかった理由を真剣に考えることが出来ます。
打ち合わせが目的を達成できずに終わる理由には色々あります。
司会者やタイムキーパー、参加者同士、それぞれが与えられた役割の大切さを理解していなければ、スムーズに進まず、目的を達成できずに終わることになります。
また、参加者の発言の多くが、的外れで散漫な内容になることで、目的とするゴールからズレてしまうことになります。