仕事内の時間を使って行われる打ち合わせは、時間が限られています。
ですから、資料の理解のために貴重な打ち合わせ時間が費やされることは避けなければなりません。
参加者には、打ち合わせ資料を予め配布することで、参加者自身が資料に対する質問点などをまとめておくことが出来ます。
参加者が事前に、資料に対する質問点などをまとめておくことで、打ち合わせの席上では、まとまりのない質問が無くなります。
まとまりに欠ける質問が無くなることで、発言時間にユトリが出てきますので、貴重な発言が多く出る打ち合わせになっていきます。
10.打ち合わせに使用する機器の使用方法の確認やメンテナンスをしておく
打ち合わせには、色々なケースがあります。
時には、プレゼンテーション形式の打ち合わせのため、プロジェクターなど、色々な機器類を使うケースもあります。
打ち合わせの内容や進め方によっては、パソコンやプロジェクターなどの機器類を使用することも少なくありません。
打ち合わせの中で、機器類を使用する際には、事前に機器の使用方法や動作確認をしておくことで、打ち合わせをスムーズに進めることができます。
また、打ち合わせで使用する機器類が、打ち合わせ会場の電源コンセントや照明設備に合わないため、機器が正常に機能しないこともあります。
打ち合わせをスムーズに進めるためには、打ち合わせに使用する機器類の使用方法の確認やメンテナンスを事前にしておくことで、本番の席上で機器の不具合発生を防ぐことができます。
コツ②効率的な進め方を実践する
打ち合わせを効率的に進めるためには、事前の準備を参加者間で進めておくことが必要です。
準備内容には、打ち合わせ時間や打ち合わせの目的、参加者間の役割などを明確にして、参加者全員に周知することです。
参加者全員に周知することで、効率の良い打ち合わせになります。
打ち合わせは、貴重な仕事の時間を使いますので、限られた時間内で効率よく目的を達成しなければなりません。
打ち合わせを効率よく進めるための大切なポイントは、無駄な時間を作らないことです。
打ち合わせを“時間の浪費”にしないことです。
1.打ち合わせのゴールと時間を最初に共有する
打ち合わせの参加者全員には、予め、打ち合せのゴールと時間を周知しておくことです。
事前に周知することで、参加者間でゴールと時間の認識を共有できます。
参加者間で事前に共有することで、打ち合わせを簡潔に効率良く進める意識を持つようになります。
打ち合わせ時間が限られていることを、参加者に認識してもらうことで、無駄な時間が生じない効率良い進行になります。
また、参加者が打ち合わせのゴールを事前に知っていることで、ゴールに的を絞った発言を出せるようになります。
打ち合せのゴールと時間を最初に共有することは、打ち合わせを効率よく進めるために大きな効果があります。
2.作成したリストに沿って進める
打ち合わせの進め方を予めルール化しておかなければ、ゴールに届かない中途半端な打ち合わせに終わってしまいます。
ゴールに到達する打ち合わせにするためには、予め作成したリストに沿って進めることが必要です。
このためには、予め、参加者全員に打ち合わせリストを配布しておくことです。
参加者に事前にリストの内容を理解してもらうことで、打ち合わせ当日は、作成したリストに沿ってスムーズに進むようになります。
参加者が事前にリストの内容を理解しておくことで、ゴールに的を絞った打ち合わせにすることができます。
的を絞った打ち合わせになることで、効果的な発言が出るようになります。
3.タイムキーパーや司会者などは責任を持ってそれぞれの役割を果たす
打ち合わせの参加者の中には、自分の発言に集中するあまり、他の参加者の発言が耳に入らなくなることがあります。
他の参加者の発言を聞いていないため、それぞれの参加者の発言が散漫になり、ゴールに向かわず、収拾がつかなくなるケースがあります。
また、まとまりの無い発言が出てくることで、参加者の持ち時間をオーバーするケースもあります。
参加者の発言が広がって脱線しないようにするためには、タイムキーパーや司会者の役割が大切です。
タイムキーパーや司会者などの役割を担った参加者は責任を持って、それぞれの役割を果たすことで、打ち合わせの時間を無駄なく使えるようになります。
参加者の間で、打ち合わせをスムーズに進めるための協力意識が生まれることで、効率の良い打ち合わせになります。