それぞれの参加メンバーが、発言したい内容を予めまとめておくことで、吟味された優れた意見やアイディアを出すことができます。
優れた意見やアイディアが出ることで、仕事の時間を費やして行われた打ち合わせが、日々の仕事に大きく貢献できるようになります。
シミュレーションしておくことも大切
打ち合わせに参加するメンバーに選ばれたなら、自分が発言する内容を事前に準備することが必要です。
事前の準備の中で、発言内容をまとめるだけでは、役立つ発言にはなりません。
打ち合わせの場で発言する内容を事前にまとめる際には、予めシミュレーションしておくことで、より一層優れた内容の発言にすることが出来ます。
それぞれの参加者から出される色々な意見を想定してシミュレーションしておくことで、テーマの解決に大きく役立つ発言内容になります。
打ち合わせの場では、シミュレーションしていた内容を発言することで、効果的な打ち合わわせ内容になります。
7.発言や発言方法に対してルールを決めておく
打ち合わせの進め方によっては、的外れの発言が出てきて、まとまりのない状態に陥ることがあります。
打ち合わせをスムーズに進めるためには予め、参加者に発言方法のルールを周知することが必要です。
打ち合わせの参加者が事前に、発言や発言方法のルールを知っておくことで、発言する際の心構えを持つことができます。
打ち合わせの場で、それぞれの参加者がルールを守って発言することで、分かり易く理解し易い発言内容になります。
参加者同士が理解し易い発言をすることで、まとまりのある打ち合わせになり、スムーズに進みます。
発言は挙手制にするなど
打ち合わせを効率よくスムーズに進めるためには、参加者の思惑に“振り回されない”ことが肝心です。
それぞれの参加者は、自分が発言するタイミングを狙うことのみに関心が傾いています。
このため、打ち合わせの進行が乱れて、まとまりのない内容になることがあります。
それぞれの参加者の思惑に任せずに、予め、発言は挙手制にするなどのルールを決めておくことが必要です。
発言方法を挙手制にするなどのルールを決めておくことで、打ち合わせの進行が、それぞれの参加者の思惑により混乱することが無くなります。
効率の良い打ち合わせにするためには、発言は挙手制にするなどのルールを決めて、参加者に事前に周知することが必要です。
発言時間も決める
打ち合わせの参加者の中には、長々と発言する参加者がいます。
持ち時間を考慮しない冗長で、的を得ない発言内容は、周りの参加者にとって理解し難く、迷惑になることがあります。
しかし一方、打ち合わせの場の雰囲気を考えて、発言を簡潔に済ませる参加者も居ます。
打ち合わせは、貴重な仕事の時間を費やして行われますので、長々とした発言を無くして、効率よく進めなければなりません。
予め、参加者の発言時間を決めることで、発言内容が冗長になることを抑えることができます。
冗長な発言を抑えることで、限られた打ち合わせ時間を効率よく、参加者に割り振ることができます。
参加者の発言時間を決めることで、分かり難い発言が無くなり、簡潔に進むようになります。
打ち合わせが簡潔に進むことで、効率の良い打ち合わせにすることが出来ます。
8.用意した資料を先に配り、打ち合わせまでに目を通してもらう
忙しい合間を縫って行われる打ち合わせでは、限られた時間内に良い結果を出さなければなりません。
限られた打ち合わせ時間の中で、良い結果を出すためには、事前の準備段階で、打ち合わせに関する情報を参加者に周知することが必要です。
打ち合わせに関する情報として、用意した資料を先に配り、打ち合わせまでに目を通してもらうことが大切です。
参加者には予め、打ち合わせのテーマと目的を知ってもらうことで、参加者自身が自分の発言内容を目的に合わせて、まとめることができます。
参加者が打ち合わせの席上で、事前にまとめておいた発言をすることで、簡潔で分かり易い内容になります。
用意した資料を先に配り、打ち合わせまでに目を通してもらうことで、簡潔で分かり易い発言が出るようになり、限られた打ち合わせ時間を効率よく使うことができます。
9.資料に対する質問点などをまとめておく
打ち合わせの内容によっては、参加者に配布された資料の内容が分かり難いこともあります。
配布された資料の内容が分かり難いと、参加者が資料内容を理解する時間を多く費やすことになります。