打ち合わせの目的とベクトルの合わない発言が出ると、目的とする結果が出ずに時間の浪費で終わってしまいます。
このため、目的を達成できなかった場合の理由を考え反省することで、参加者同士に気づきが起きて、同じ過ちを繰り返さなくなります。
2.時間通りに進められなかった場合、改善点を探す
打ち合わせが時間通りに進まない理由には色々あります。
参加者が発言する際に、自分の持ち時間の意識が欠落していると、ダラダラと散漫な発言に終始することになります。
また、それぞれの参加者の発言内容が目的の方向とズレてしまい、発言の方向を軌道修正するために時間を無駄に浪費してしまうこともあります。
時間通りに進められなかった場合には反省して、打ち合わせの目的を達成するための改善点を参加者全員で探すべきです。
改善点としては、参加者の持ち時間の意識付けを再度徹底することが必要です。
また、発言については、目的とする方向とベクトルが合う内容を事前に準備してもらうようにすることです。
このように、参加者が自己責任の立場で、時間通りに進められなかった点を反省して、改善点を探す姿勢が大切です。
3.各役割を達成できたか反省する
打ち合わせの目的を達成するためには、それぞれの参加者が担った役割の大切さを認識して、全うするための動機付けが必要です。
司会者やタイムキーパーなどの役割を受け持った参加者は、責任感を持って役割を果たさなければなりません。
参加者自身が自分の担った役割の大切さを認識しなければ、実行力が中途半端になり、まとまりが失せて、目的から外れた打ち合わせになります。
打ち合わせ内容にまとまりがなければ、目的を達成することは出来ません。
同じ過ちを繰り返さないためには、それぞれの参加者が自分の役割を達成できたか反省する機会を持つことです。
それぞれの参加者が反省する機会を持つことで、司会者やタイムキーパーなどの役割の重要性を再認識し、同じ過ちを繰り返すことが無くなります。
4.打ち合わせに参加したメンバーに感想を聞く
打ち合わせを終えた際には、参加メンバー全員から感想を聞くことが大切です。
打ち合わせ結果には、目的を達成できたケースと達成できなかったケースがあります。
いずれのケースであっても、打ち合わせに参加したメンバーに感想を聞くことで、次回に向けた反省点に気付くことができます。
反省すべき点に気付くことで、次回の打ち合わせを更に良い内容にできます。
目的を達成できた打ち合わせでは、スムーズに目的を達成できたポイントは何かを振り返り、参加者から感想を聞くことが必要です。
良い点は、次回の打ち合わせに向けて参加メンバーに周知し、共有することで、より一層効果的な打ち合わせ内容にすることが出来ます。
打ち合わせに参加したメンバーに感想を聞くことは、打ち合わせの質を高めるために、必ず必要なことです。
打ち合わせの質が向上することで、仕事の質も向上していきます。
打ち合わせと仕事は、“一心同体”なのです。
5.次の打ち合わせに活かせる反省点をまとめておく
打ち合わせは、仕事中の貴重な時間を使って行われますので、必ず目的を達成しなければなりません。
目的を達成できない打ち合わせは、単なる時間の浪費になります。
「Timeismoney」“時は金なり”という諺があるとおり、時間は貴重です。
打ち合わせが無駄な時間の流れに終始しないようにすることは、参加メンバー全員に課せられた責任です。
打ち合わせが、“時間の浪費”にならないようにするためには、次回に向けた打ち合わせに活かせる反省点をまとめておくことが大切です。
まとめた反省点を、参加メンバーを含めた関係者全員に周知して情報共有することで、次回に向けて、目的を達成できる打ち合わせにすることが出来ます。
効率的に打ち合わせを進めるためにコツを実践しよう
打ち合わせの良し悪しは、参加者の日常の仕事に向かう姿勢によって決まります。
目的を達成できた打ち合わせは、出席メンバーの“参加意識”が高く、目的に向けた認識が高いことを表しています。
一方、目的を達成できなかった打ち合わせは、出席メンバーの“参加意識”が低く、目的認識が低いことを表しています。
打ち合わせの結果を観ることで、参加者の日頃の“仕事ぶり”が分かります。
日々の仕事に向き合うとき、仕事を効率よく進める意識が高いと、打ち合わせも効率よく進めることができます。