最近は、携帯電話やスマートフォンの普及により、固定電話を使うことが少なくなりましたよね。

また、電話自体を行うことも少なくなってきたのではないでしょうか?

電話はどうしても、時間やタイミングを考えてかけなければいけません。

早朝や深夜はもちろんのこと、相手が食事時でないかどうか、小さなお子様がいらっしゃるご家庭や、介護をなさっている家庭に電話をかける場合は忙しいと思われる時間帯は極力避けるのがマナーです。

また、相手が仕事をしている人である場合は平日の昼間はまず電話には出られませんし、土日も休日の方が多いので邪魔をすることにもなりかねません。

そこで、多くの方がコミュニケーション手段として手軽に利用しているのがメールやLINEです。

これらは時間を考えて送信しなくても構いませんので、現在では電話よりもメールやLINEを利用している方が多いのではないでしょうか?

しかしながら、全く電話が使われなくなったわけではありません。

大切なことはメールやLINEでは失礼にあたることもあります。

そのようなときはやはり電話です。

電話の場合でも、自分以外にかかって来た電話の場合はメモを取っておき、本人に伝える必要があります。

今回は、この電話メモについてお話しましょう。

電話メモとは?

電話メモとは、電話の際に取るときのメモのことを言います。

最近の電話は、録音メモ機能というのが付いているものもあり、わざわざ手描きでメモを取らなくても、相手の話をそのまま録音して後で聞きなおせるタイプの電話もあります。

しかし、多くは留守電機能はあってもリアルタイムで録音できる電話ではありませんし、もしその機能がついていても、面倒でなかなか使いこなせる方も少ないでしょう。

ここでお話しする電話メモについては、録音機能のものではなく紙に手書きで書くメモのことを言います。

電話メモと一口に言っても、さまざまな方法やメモがあるようです。

電話の取次が出来ないときに用件を聞いたときのメモのこと

会社でも家庭でも、電話がかかってきた目的の本人が不在であったり、他の電話で電話中の場合に、たいていはその本人から電話をくれた相手に掛け直すのがマナーです。

特にビジネスの場面では、「いまいません」とか「今他の電話で電話中です」だけで済ますことはありえません。

必ず後で掛け直すことを先方に伝えるのが社会人としてのルールです。

その際に、頭の中で覚えているから口頭で伝えるのも別にいけないことではありませんが、きちんと紙に書いたものを渡す方が喜んでもらえますし、間違いも少ないです。

電話メモはいわゆる伝言メモになります。

電話を取った自分は、そのことに関与していない、不明であることが多いので特に伝言する場合は、内容の間違いに気を付けて正確に相手に伝えないと、電話を下さった方にももらった人にも迷惑がかかります。

白紙に手書きするものからテンプレートまで様々

電話メモは白紙の小さな紙が一般的です。

もう少し工夫された商品ですと、電話メモとして商品化されたものもあります。

小さなケースに白紙の紙が何枚も入っていて、横にペンがさせるようにペン刺しと、付属にペンがついています。

プレゼントとしても大変喜ばれる定番商品です。

お店の記念品やキャンペーン商品、販促品としても需要が高いです。

電話メモの紙自体は、もし内容が重要なものであればノートに書き写したり、手帳に書いたりするので紙そのものは破棄してしまうことが多いです。

ですので、電話メモの紙質についてはさほどこだわってない方がほとんどですので、綺麗な白紙の紙を電話メモとして使うよりは、広告の裏や不要な書類の裏面を電話メモ用に使用するのが一般的です。

電話メモを渡す時にしたい10個の可愛い工夫

電話メモを渡すのは仕事のうちですから、別に渡す際に工夫や配慮は必要ないと言えばないのですが、ここで、一工夫加えることで、ぐっとご自身の株が上がる10個の工夫をお話しましょう。

今回は、女性目線での電話メモの渡し方についてです。

もちろん男性の方がこのような工夫をしていただくのは全く問題ありませんが、表題にもありますように「可愛い工夫」についてですので、やはり女性目線での工夫になるでしょうか。

ほんのちょっとの気づかいや工夫で、相手がものすごく喜んでくれたり、とても気の付く女性だなと思われたり、仕事をするうえで好印象を与える工夫やポイントは実はたくさんあります。

今回はその中でも電話メモについてお伝えします。

1.テンプレートに一工夫を加える

インターネットで「電話メモ」「テンプレート」と検索すれば、綺麗で可愛らしい電話メモ用のテンプレートがたくさんでてきます。

しかもほとんどが無料で使用できます。

これらを使って自分専用の電話メモを作っておくのはいかがでしょうか?

もちろん、新品の綺麗な紙を使用しなければならないことはありません。

破棄する予定の書類の裏面や、広告の裏などを利用して印刷すればOKです。

電話メモの大きさですが、あまり小さくし過ぎても無くしてしまいますし、大きすぎるのもNGです。

だいたいはがきサイズもしくはそれより少し小さめの方がいいですね。

A4用紙の1/4の大きさがちょうどはがきサイズになります。

この大きさを目安にテンプレートを配置して印刷してみましょう。

いつものテンプレートに変化を付ける

電話メモにあなたの個性が定着したら、そこにちょっと変化を加えるのも良いかもしれません。

もちろん仕事環境の中でおふざけはいけませんが、仕事中のピンと張りつめた空気の中に、たかがメモであっても少し女性らしさの工夫をするだけで、場の雰囲気が和みます。

単なる白紙の紙に用件だけを書いて渡すのが、電話メモのベーシックなのですが、そこに人と差をつけることで好印象間違いなしですし、相手の気持ちを和ませることができるので思いやりとも言えますよね。

では、いつもあなたが使っている電話メモについて、テンプレートを使ったメモである以外に、どんな工夫方法や伝え方があるのか見ていきましょう。

2.手紙のような文章を一言添える

電話メモはあくまでもメモですので、必要な用件だけをシンプルに書くだけでも全く問題はありません。

でもそれじゃちょっとそっけないですよね。

かといって、お手紙のようにだらだらと長い文面を添えると、一体何を伝えたいのかわからなくなってしまいます。

ですので、電話メモには「誰が」「いつ(時間)」「どんな用事で」電話があったのかを明記し、こちらから掛け直す必要があるのかどうか(先方が出先である場合は先方から掛け直すことを希望することがある)をメモしておきます。

この必要事項を記載した上で、一言添える程度がスマートなビジネスマナーです。

また、電話メモをあなたが直接相手に渡す場合は不要ですが、相手が不在の場合でデスクにメモを置いておく場合はあなたの名前も必ず明記しておかなくてはなりません。

「お疲れ様です」などの一言でも良い

一言添えることについてですが、「お疲れ様です」「いつもありがとうございます」などの無難な文言で十分です。

これを変に「暑い中、○○への営業お疲れさまでした。」や「いつも残業大変ですね」などちょっと踏み込んだ文面になると、逆に相手は引いてしまいます。

電話メモはあくまでも「さりげなさ」が勝負。

もしあなたが電話メモを渡す相手に好意を持っていたとしても、仕事とプライベートの気持ちはわりきって行わなければなりません。

手書きの一言添えであるだけで好感を持ってもらえるのですから、なおさら不要な言葉は必要ありません。

3.簡単に可愛く折って渡す

過去に、手紙やメモの可愛い折り方が流行った時代がありました。

Tシャツの形に折ったり、ハートの形に折って相手に渡すというものです。

これは本来は手紙は封筒に封入して渡すべきものを、そこまでかしこまっていない、ちょっと一言渡したい時に使う、贈り物に添えて渡すなどの場合によく用いられた手法です。

さまざまな折り方があり、基本は折り紙のやり方なのですがメモの形が折り紙のように正方形でないので、長方形の形から何かのモチーフへの折り方というのがよく使われていました。

また、母親が子供のお弁当にちょっとメモを添えて渡したりする時にも便利でした。

これらは特に必ずメモが必要と言うわけではない場合に、ちょっとひと手間かけたい、相手にちょっとした気持ちを伝えたいという場合に可愛く折って渡すことが一般的でしたので、電話メモをわざわざ折って渡す必要はないかもしれません。

時間をかけすぎず、開くときにも簡単に開けるように

電話メモはお手紙ではありません。

場合によってはそのメモをできるだけ早く閲覧して、処理をしなければならないことがあります。

そんなときに、可愛く折ってあったり複雑に折ってあるものを急いで開けなければならないという自体になれば、相手はイライラを募らせてせっかくの好意が無駄になってしまいます。

工夫を加えることは、仕事であってもコミュニケーションとして大切です。

しかし、時と場合をよく考えて、今はどうすべきか、この時期は会社にとってはどういう時期なのか把握してから行うようにしましょう。

電話メモひとつとっても、そのような配慮にかけるとかえってあなたの評判を落とすことになりますよ。

4.メモともう一つを加えて渡す

例えばこんな工夫はどうでしょうか?

電話メモの最後に「お疲れ様です」のひとことを添え、さらに何かちょっとしたものを渡すのです。

何でも構いませんが、相手が遠慮なく使えるものが良いですね。

食べ物など消えるものが良いでしょう。

缶コーヒーなども良いのではないでしょうか?特に相手が不在の場合はメモの重しがわりにも利用できますし、喜んでもらえると思います。

あまり高額なものや、上等なものはNGです。

また、電話メモの度に添える必要はありません。

1日1回程度で十分です。

なにごともやり過ぎは禁物です。

例えばご自身に置き換えてみてください。

電話メモを渡される度に、他の手紙や小物、お菓子などが添えられていたら一緒に仕事がしにくくなりませんか?

相手に気づかいさせないこともルールです。

アメやお菓子など

電話メモに添えて渡すのは、アメやお菓子など個包装になっているものが便利です。

1袋にだいたいアメですと15粒ほど入っていますよね?

それを常備しておいて、ちょっとしたときに添えて渡すととてもスマートです。

何でも構いませんが、アメの他にはチョコレートやクッキーなど1個ずつ個包装されたものが売っています。

なお、ばらばらで入っているものを1つだけといってティッシュの上に乗せたりして渡すのは辞めておきましょう。

その場で袋のままどうぞと手渡しするのであれば良いかもしれませんが、相手が不在の時にむき出しのお菓子がメモと一緒に置いておかれるとちょっと気持ち悪いし衛生上もよくありません。

5.電話の内容をまとめて伝える

電話メモを相手に渡す際は、その内容を簡潔に相手に伝えてから渡します。

「さきほど、○○社の○○さんから、○○の件でお電話がありました。

また後ほど掛け直して頂けるそうです」と言った具合です。

その為には、電話を受け取った際にきちんとメモで残しておかないと相手に伝えることができません。

また、電話メモですが、メモを取った時のものをそのまま相手に渡すのは少し配慮に欠けるでしょう。

どうしても電話を聞きながらだと走り書きになってしまい、字も綺麗とは言えない場合が多いです。

ですので、電話を受けて伝言を受けなければならない場合は、まず相手に「大変、申し訳ないのですが現在○○は不在です。代わりに、同じ部署の、わたくし○○が伝言させていただきます」と伝えます。

その際相手が他の人には伝言を頼めるものではないと判断したら、「あとでかけ直します」など断って来ますので、その場合は無理に内容を聞きださなくても構いません。

名前と電話番号(電話番号も相手が言うのを嫌がったら聞かなくて良い)を聞いてそれだけ伝えるようにしましょう。

そのままを書くと読み直さないといけない

もし伝言を頼まれたら、電話をくれた人に対して必ず内容を復唱し、確認をします。

特にお名前と電話番号は、間違ってはいけないので絶対に復唱するようにしましょう。

相手には「お名前とお電話番号を復唱します」と伝えてから復唱すると良いですね。

伝言の内容は、相手が話した言葉をそのままツラツラと書くと、伝言を伝えるべき人に伝える際に読みなおさなければなりません。

それも時間の無駄になりますので、自分自身でできるだけ簡潔にまとめて、伝えるべき重要な点だけをメモしておきます。

このような感覚は最初は難しいかもしれませんが、仕事をしていく上でだんだんとできるようになるテクニックでもありますから、焦らず習得して行きましょう。

6.可愛いイラストなどを書いておく

あなたがもしイラストを描くのが得意なら、メモにイラストを添えて送るのはいかがですか?

メモを渡す相手が上司や年齢が上の人の場合はあまりおススメできませんが、同僚や部下の場合は喜んでもらえると思いますよ。

一筆書きでさっとかけるような簡単なキャラクターものや、お花や動物の絵なんかもおススメです。

それが何か仕事に繋がるかと言えばそうではありませんが、電話メモを見て相手がふっと笑顔になれるようなメモってなんだか素敵じゃないですか?

例えば電話メモを渡す相手が、移動してきて間もないとか新入社員である場合、あなたのイラスト入りメモを見て少し緊張がほぐれるでしょうし、それをきっかけに会話が弾むなんてこともあるかもしれませんね。

吹き出しなどで一言添えると可愛くなる

イラスト自体がしゃべっているような感じで、吹き出しにメモを書くのも面白いですね。

これも、上司や位が上の方にはふざけていると思われてしまう場合がありますので、辞めておく方が無難ですが、同僚や部下なら良いでしょう。

ちょうど漫画の主人公が話している。

そんな雰囲気です。

しかし、親しき仲にも礼儀ありと言うように、時と場合を考えるべきです。

例えば先方の訃報のお知らせなどの場合は、イラストや吹き出しは不適切ですよね。

常識的に考えて、やって良い時と悪い時が当然ありますので、十分注意しましょう。

書いたものは消せませんし、特にメモは後に残ってしまいます。

他人に見られた時に自分の品位を落とすようなことはすべきではありません。

7.気が和むような一工夫を入れる

仕事と言うものは、その場の雰囲気が大切です。

ふざけて遊びながら仕事をするべきでは、もちろんありませんが、ピリピリした緊張感のみの職場はかえって効率が悪いものです。

場を和ませたり、気がなごむようにするのには電話メモの手段は効果的です。

いろいろな表現方法があるからです。

先程も述べましたように、ちょっとした一言。

お疲れ様やいつもありがとうございますなどの言葉は相手をほっとさせますし、リラックスもさせてくれます。

電話メモというツール自体はどちらかと言えばお堅い雰囲気のものです。

しかし、そこに一工夫加えることで場や人を和ませることができるようになるのは、大変素晴らしいツールであると言えます。

しかし、使い方を間違えたり、時と場所を選ばないで使ってしまうと他人に迷惑をかけることはもちろん、なによりご自身の人としての質を落とすことになりかねませんので、注意が必要です。

冗談を交えたメモ書きなど

よく勘違いしてしまいがちなのが、電話メモに冗談を添えるということです。

冗談というのは、自分と相手の関係がきちんと確立されており、信頼の上で通じるコミュニケーションツールです。

ですので、あなたが冗談のつもりで添えたメモ書きも、相手にとってはふざけている、バカにしていると取られることもありますので、気をつけましょう。

冗談を交えたメモ書き、電話メモはなかなかに高度なテクニックです。

できればこれはやらない方が無難です。

電話メモは職場では仕事の道具であるということを自覚しなければなりません。

プライベートな手紙やメモとは違うのですから。

8.大事な内容を分かりやすく書く

電話メモの内容は、全て大切なことです。

どうでもいいことをわざわざ職場に電話してくる人はいません。

取引先の電話だけでなく、もしかするとご家族に何かあった場合の緊急電話かもしれません。

電話メモを取る自分自身は、その内容については第3者であるということを覚えておきましょう。

電話メモをとって、相手に渡すと言うことは自分自身は電話の橋渡しをしているということです。

その内容を自分自身で重要かそうでないかを判断することは絶対にしてはいけません。

そもそも先方は大切な用事があるから電話してくるのであって、あなた自身が「別にたいしたことではない」と判断する権利はどこにもありません。

勝手に判断してしまって、取次しなければ怒られるのはあなた自身です。

伝言はどんなものでもわかりやすく的確に書くように心がけましょう。

要点を色ペンなどで更に分かりやすく

皆さんが、大切な試験勉強の時などに、いろいろなことを覚えなければならない場合、色ペンなどでカラフルに印をつけて、わかりやすく分けたり赤線を引いてより大切な文言を強調したりと色を使って覚えた経験がおありの方もいらっしゃるでしょう。

電話メモも同様で、特に重要なポイントや要点については色ペンなどでその部分をなぞって、更にわかりやすくしてから渡すと相手にとても喜ばれます。

とくに、誰からの部分と要件の部分を色ペンで色付けすると、そこがぱっと眼に入って来ますし、頭にもすっと入るのでわかりやすくて良いですね。

あまりカラフルにし過ぎてしまうと、どこが重要部分かわからなくなってしまいますし、色ペンの多用は精神年齢が低く見られがちですので、要点の部分にさっと色ペンでなぞる程度で良いでしょう。

9.少しの気配りを付け加える

何度もお話していますが、仕事においても他人とのコミュニケ―ションは非常に重要になってきます。

このコミュニケーションを行うにあたっては、やはりご自身の相手に対する思いやりと気配りがモノを言います。

やり過ぎは禁物ですが、少しの気配りを付け加えることはとても大切なことです。

特に、電話メモについては機密事項のやり取りを行うこともありますし、もしかすると、先方が「自分が電話してきたことは、本人以外には知られないようにしてほしい」なんてケースもあるかもしれません。

仕事と言うものは、大変奥が深くいろいろなパターンを想定しなければなりません。

そんなことあるはずがないと自分が思うことでも、その会社では常識かもしれませんので、先程も述べたようにご自身で勝手に判断すると言うことはとても危険なことなのです。

内容が他の人に見られないようにするなど

電話がかかってくる場合、「誰でも良い」という場合と、相手を指名される場合があります。

仕事においては、たいていが指名です。

本来、当事者が電話に出られれば何も問題は無いのですが、不在であったり休暇を取っている場合に、その当事者に渡すためのものが電話メモです。

ですので、できるだけ当事者以外の人に見られないようにするなどの配慮が必要になって来ます。

別にみられても悪いことをしているわけではないので、良いのかもしれませんが全く関係のない他人に電話の内容やメモの内容を知られるのはどちらかと言えば気分が良いものではありません。

あなたがもし電話を当事者の代わりに受け取って、電話メモを書いて相手に渡す際には、きちんと折って中身が見えないようにする、テープで端を止めておくなど工夫してみてくださいね。

10.渡すタイミングを考える

電話メモですが、渡すタイミングも重要になってきます。

相手が明らかに忙しくしている時は避けた方が無難ですが、あまり持ったままでいるのもよくありません。

電話をしてきた相手にしてみれば、1秒でも早くその人に取りついで欲しいという希望があります。

ですので、タイミングは非常に難しいのが現状です。

電話メモのグッズとして、メモを書いたものを二つ折りにし、それをパソコンのキーボードとキーボードの間に挟めるようになっている電話メモも販売されています。

折った部分が動物や植物になっているなど、ユニークな商品です。

その時に不在であった当事者も、自分のデスクに戻ってきたらパソコンのキーボードに差し込んであるわけですから、すぐにメモだとわかります。

これだとタイミングを気にせず渡すことができますよね。

忙しい時や、電話対応時などは避ける

相手が忙しい時や、他の電話で対応中の場合に横からメモを無理に渡すことも、できればしない方がいいでしょう。

このようなときも上記で述べたように、相手の横からさっとパソコンのキーボードに差し込むタイプのものを置いたり、相手が忙しくて着席していない場合は、パソコンの画面にメモを貼っておくという手もありですね。

これも、相手を思いやって行うとスムーズにできることなのですが、どうしてもタイミングが分からない時はまず自分に置き換えてみてください。

自分が相手と同じような状況である場合で、しかしメモを渡さないといけない誰かがいたとして、どのように渡されたら腹立たしくなく受け取れるか、スマートだなと思えるか、そんな風に考えながらやってみて下さいね。

電話メモを渡す時に気をつけることは?

さて、今まで電話メモについてさまざまな観点から述べて来ましたが、電話メモひとつとってもいろいろな考え方や渡し方、やり方があることがおわかりいただけたと思います。

たかだか電話メモだなんて侮ってはいけません。

伝え方が悪ければ余計に時間がかかってしまうこともありますし、間違って伝わることでせっかくのプロジェクトがおじゃんになってしまうということもありうるのです。

電話メモについて、注意すべき点ですが「メモを取る際の注意」「相手に渡す際の注意」があるということをお話してきました。

相手との会話や書き方、復唱の仕方などメモを取る際の注意点については、ビジネスマナーでもありますので、特に話し方や言葉遣いについてはすぐに上手に使いこなせることはできません。

ですが、自分が取った電話メモを当事者に渡す場合の注意点については、上手下手は関係なく、心遣い・工夫の問題になって来ます。

明日からでもすぐに実践できますので、もう一度おさらいしておきましょう。

相手にしっかりと伝えること

電話メモの重要ポイントのひとつ。

「相手にしっかりと伝えること」です。

相手の目をみてきちんと伝えるようにしましょう。

話下手な人もいらっしゃると思いますが、内容をしっかり伝えることが大切ですので、別に話し上手である必要はありません。

「いつ」「誰から」「どんな要件で」これを必ず伝えるようにし、さらに、電話をこちらからかける必要があるのか、先方が改めてかけてくるのか、こちらからかける場合は、何時頃先方の都合が良いのか、ここまで伝えることができれば十分です。

電話メモを渡す相手が、あなたの苦手な人の場合もあるかもしれません。

しかし相手が嫌いだからといって、伝言をおざなりにしてもいいわけではありません。

苦手な相手であればあるほど誠実にきちんと伝えるようにしましょう。

きっちり伝えることができれば、相手がまずあなたを悪く言うことはありませんし、万一相手がクレームをつけてきたとしても、自分が自信を持っていれば大丈夫です。

できるだけメモを書き置きしないようにしよう

電話メモは、書いてそのまま相手の机の上に置いておくだけというのは辞めましょう。

必ず相手に直接渡すか、相手が不在の場合は次に会った時に「電話メモを残しておいた」と伝えて、相手が自分のメモを受け取ったかどうか必ず確認します。

当事者がその日仕事を休んでいたとしても、次に出勤してきた際には必ず手渡しするようにします。

もし当事者がなんらかの事情で急に長期休むことになった場合は、電話の相手にそれを伝えなくてはなりません。

そのような場合は自分で判断して勝手に相手に電話せずに、必ず上司に相談しましょう。

その際も、いつ誰からどんな要件で誰に電話があったのか上司にわかりやすく説明できるようにしておきます。

分かりやすいように、箇条書きにしておく

伝言の中には、簡潔なものとそうでないものがあります。

例えば重要な事項でどうしても処理するのに急いでほしいと相手から希望があった場合は、もしかすると他の人にやってもらったほうがいい仕事であるかもしれません。

そのような場合は、かならず相手の希望を箇条書きにしておき、整理します。

その上で、急ぎの仕事の場合で当事者が不在の場合は上司に相談し、他の人がやった方が良いとの判断が下されれば、仕事の内容をまず箇条書きにしておき、どの部分を他者が行ったのか、あとで当事者がわかるようにしておきます。

その際、誰に相談したか、誰の指示で行ったかを明確にしておくと後で困りません。

また、代わりに仕事をしてくれた人については、必ず明確にしておきましょう。

そうすれば仕事がスムーズに引き継ぎできます。

まとめ

いかがだったでしょうか?

電話メモといっても、なかなか奥が深いでしょう?

今のご時世、ほとんどがネットワークでの連絡で済んでしまいます。

その方がかえって証拠として残りますし、メールも破棄しなければ文面が残って分かりやすいからです。

しかし、ここで何故電話という通信方法が無くならないのかを考えてみると、やはり電話は電話で必要だからです。

とくにご年配の方はメールでの手軽なやりとりを嫌う傾向があります。

メールでできることはメールで行っても構いませんが、電話すべきところはやはり直接話をする方が常識であると考える方も大勢います。

電話が職場で使われている限り、電話メモの存在も消えることはありません。

社会人としてまず最初にする仕事は電話に出ることだとも言われています。

仕事は一人で行うことはできません。

一人ひとりが相手に思いやりの気持ちを持って仕事が進められるように、まずは電話メモに対する考え方から見直してみてください。