そんなときに、可愛く折ってあったり複雑に折ってあるものを急いで開けなければならないという自体になれば、相手はイライラを募らせてせっかくの好意が無駄になってしまいます。
工夫を加えることは、仕事であってもコミュニケーションとして大切です。
しかし、時と場合をよく考えて、今はどうすべきか、この時期は会社にとってはどういう時期なのか把握してから行うようにしましょう。
電話メモひとつとっても、そのような配慮にかけるとかえってあなたの評判を落とすことになりますよ。
4.メモともう一つを加えて渡す
例えばこんな工夫はどうでしょうか？
電話メモの最後に「お疲れ様です」のひとことを添え、さらに何かちょっとしたものを渡すのです。
何でも構いませんが、相手が遠慮なく使えるものが良いですね。
食べ物など消えるものが良いでしょう。
缶コーヒーなども良いのではないでしょうか？特に相手が不在の場合はメモの重しがわりにも利用できますし、喜んでもらえると思います。
あまり高額なものや、上等なものはNGです。
また、電話メモの度に添える必要はありません。
1日１回程度で十分です。
なにごともやり過ぎは禁物です。
例えばご自身に置き換えてみてください。
電話メモを渡される度に、他の手紙や小物、お菓子などが添えられていたら一緒に仕事がしにくくなりませんか？
相手に気づかいさせないこともルールです。
アメやお菓子など
電話メモに添えて渡すのは、アメやお菓子など個包装になっているものが便利です。
１袋にだいたいアメですと１５粒ほど入っていますよね？
それを常備しておいて、ちょっとしたときに添えて渡すととてもスマートです。
何でも構いませんが、アメの他にはチョコレートやクッキーなど１個ずつ個包装されたものが売っています。
なお、ばらばらで入っているものを１つだけといってティッシュの上に乗せたりして渡すのは辞めておきましょう。
その場で袋のままどうぞと手渡しするのであれば良いかもしれませんが、相手が不在の時にむき出しのお菓子がメモと一緒に置いておかれるとちょっと気持ち悪いし衛生上もよくありません。
5.電話の内容をまとめて伝える
電話メモを相手に渡す際は、その内容を簡潔に相手に伝えてから渡します。
「さきほど、○○社の○○さんから、○○の件でお電話がありました。
また後ほど掛け直して頂けるそうです」と言った具合です。
その為には、電話を受け取った際にきちんとメモで残しておかないと相手に伝えることができません。
また、電話メモですが、メモを取った時のものをそのまま相手に渡すのは少し配慮に欠けるでしょう。
どうしても電話を聞きながらだと走り書きになってしまい、字も綺麗とは言えない場合が多いです。
ですので、電話を受けて伝言を受けなければならない場合は、まず相手に「大変、申し訳ないのですが現在○○は不在です。代わりに、同じ部署の、わたくし○○が伝言させていただきます」と伝えます。
その際相手が他の人には伝言を頼めるものではないと判断したら、「あとでかけ直します」など断って来ますので、その場合は無理に内容を聞きださなくても構いません。
名前と電話番号（電話番号も相手が言うのを嫌がったら聞かなくて良い）を聞いてそれだけ伝えるようにしましょう。
そのままを書くと読み直さないといけない
もし伝言を頼まれたら、電話をくれた人に対して必ず内容を復唱し、確認をします。
特にお名前と電話番号は、間違ってはいけないので絶対に復唱するようにしましょう。
相手には「お名前とお電話番号を復唱します」と伝えてから復唱すると良いですね。
伝言の内容は、相手が話した言葉をそのままツラツラと書くと、伝言を伝えるべき人に伝える際に読みなおさなければなりません。
それも時間の無駄になりますので、自分自身でできるだけ簡潔にまとめて、伝えるべき重要な点だけをメモしておきます。