たかだか電話メモだなんて侮ってはいけません。
伝え方が悪ければ余計に時間がかかってしまうこともありますし、間違って伝わることでせっかくのプロジェクトがおじゃんになってしまうということもありうるのです。
電話メモについて、注意すべき点ですが「メモを取る際の注意」「相手に渡す際の注意」があるということをお話してきました。
相手との会話や書き方、復唱の仕方などメモを取る際の注意点については、ビジネスマナーでもありますので、特に話し方や言葉遣いについてはすぐに上手に使いこなせることはできません。
ですが、自分が取った電話メモを当事者に渡す場合の注意点については、上手下手は関係なく、心遣い・工夫の問題になって来ます。
明日からでもすぐに実践できますので、もう一度おさらいしておきましょう。
相手にしっかりと伝えること
電話メモの重要ポイントのひとつ。
「相手にしっかりと伝えること」です。
相手の目をみてきちんと伝えるようにしましょう。
話下手な人もいらっしゃると思いますが、内容をしっかり伝えることが大切ですので、別に話し上手である必要はありません。
「いつ」「誰から」「どんな要件で」これを必ず伝えるようにし、さらに、電話をこちらからかける必要があるのか、先方が改めてかけてくるのか、こちらからかける場合は、何時頃先方の都合が良いのか、ここまで伝えることができれば十分です。
電話メモを渡す相手が、あなたの苦手な人の場合もあるかもしれません。
しかし相手が嫌いだからといって、伝言をおざなりにしてもいいわけではありません。
苦手な相手であればあるほど誠実にきちんと伝えるようにしましょう。
きっちり伝えることができれば、相手がまずあなたを悪く言うことはありませんし、万一相手がクレームをつけてきたとしても、自分が自信を持っていれば大丈夫です。
できるだけメモを書き置きしないようにしよう
電話メモは、書いてそのまま相手の机の上に置いておくだけというのは辞めましょう。
必ず相手に直接渡すか、相手が不在の場合は次に会った時に「電話メモを残しておいた」と伝えて、相手が自分のメモを受け取ったかどうか必ず確認します。
当事者がその日仕事を休んでいたとしても、次に出勤してきた際には必ず手渡しするようにします。
もし当事者がなんらかの事情で急に長期休むことになった場合は、電話の相手にそれを伝えなくてはなりません。
そのような場合は自分で判断して勝手に相手に電話せずに、必ず上司に相談しましょう。
その際も、いつ誰からどんな要件で誰に電話があったのか上司にわかりやすく説明できるようにしておきます。
分かりやすいように、箇条書きにしておく
伝言の中には、簡潔なものとそうでないものがあります。
例えば重要な事項でどうしても処理するのに急いでほしいと相手から希望があった場合は、もしかすると他の人にやってもらったほうがいい仕事であるかもしれません。
そのような場合は、かならず相手の希望を箇条書きにしておき、整理します。
その上で、急ぎの仕事の場合で当事者が不在の場合は上司に相談し、他の人がやった方が良いとの判断が下されれば、仕事の内容をまず箇条書きにしておき、どの部分を他者が行ったのか、あとで当事者がわかるようにしておきます。
その際、誰に相談したか、誰の指示で行ったかを明確にしておくと後で困りません。
また、代わりに仕事をしてくれた人については、必ず明確にしておきましょう。
そうすれば仕事がスムーズに引き継ぎできます。
まとめ
いかがだったでしょうか？
電話メモといっても、なかなか奥が深いでしょう？
今のご時世、ほとんどがネットワークでの連絡で済んでしまいます。
その方がかえって証拠として残りますし、メールも破棄しなければ文面が残って分かりやすいからです。
しかし、ここで何故電話という通信方法が無くならないのかを考えてみると、やはり電話は電話で必要だからです。
とくにご年配の方はメールでの手軽なやりとりを嫌う傾向があります。
メールでできることはメールで行っても構いませんが、電話すべきところはやはり直接話をする方が常識であると考える方も大勢います。
電話が職場で使われている限り、電話メモの存在も消えることはありません。