電話メモをとって、相手に渡すと言うことは自分自身は電話の橋渡しをしているということです。
その内容を自分自身で重要かそうでないかを判断することは絶対にしてはいけません。
そもそも先方は大切な用事があるから電話してくるのであって、あなた自身が「別にたいしたことではない」と判断する権利はどこにもありません。
勝手に判断してしまって、取次しなければ怒られるのはあなた自身です。
伝言はどんなものでもわかりやすく的確に書くように心がけましょう。
要点を色ペンなどで更に分かりやすく
皆さんが、大切な試験勉強の時などに、いろいろなことを覚えなければならない場合、色ペンなどでカラフルに印をつけて、わかりやすく分けたり赤線を引いてより大切な文言を強調したりと色を使って覚えた経験がおありの方もいらっしゃるでしょう。
電話メモも同様で、特に重要なポイントや要点については色ペンなどでその部分をなぞって、更にわかりやすくしてから渡すと相手にとても喜ばれます。
とくに、誰からの部分と要件の部分を色ペンで色付けすると、そこがぱっと眼に入って来ますし、頭にもすっと入るのでわかりやすくて良いですね。
あまりカラフルにし過ぎてしまうと、どこが重要部分かわからなくなってしまいますし、色ペンの多用は精神年齢が低く見られがちですので、要点の部分にさっと色ペンでなぞる程度で良いでしょう。
9.少しの気配りを付け加える
何度もお話していますが、仕事においても他人とのコミュニケ―ションは非常に重要になってきます。
このコミュニケーションを行うにあたっては、やはりご自身の相手に対する思いやりと気配りがモノを言います。
やり過ぎは禁物ですが、少しの気配りを付け加えることはとても大切なことです。
特に、電話メモについては機密事項のやり取りを行うこともありますし、もしかすると、先方が「自分が電話してきたことは、本人以外には知られないようにしてほしい」なんてケースもあるかもしれません。
仕事と言うものは、大変奥が深くいろいろなパターンを想定しなければなりません。
そんなことあるはずがないと自分が思うことでも、その会社では常識かもしれませんので、先程も述べたようにご自身で勝手に判断すると言うことはとても危険なことなのです。
内容が他の人に見られないようにするなど
電話がかかってくる場合、「誰でも良い」という場合と、相手を指名される場合があります。
仕事においては、たいていが指名です。
本来、当事者が電話に出られれば何も問題は無いのですが、不在であったり休暇を取っている場合に、その当事者に渡すためのものが電話メモです。
ですので、できるだけ当事者以外の人に見られないようにするなどの配慮が必要になって来ます。
別にみられても悪いことをしているわけではないので、良いのかもしれませんが全く関係のない他人に電話の内容やメモの内容を知られるのはどちらかと言えば気分が良いものではありません。
あなたがもし電話を当事者の代わりに受け取って、電話メモを書いて相手に渡す際には、きちんと折って中身が見えないようにする、テープで端を止めておくなど工夫してみてくださいね。
10.渡すタイミングを考える
電話メモですが、渡すタイミングも重要になってきます。
相手が明らかに忙しくしている時は避けた方が無難ですが、あまり持ったままでいるのもよくありません。
電話をしてきた相手にしてみれば、１秒でも早くその人に取りついで欲しいという希望があります。
ですので、タイミングは非常に難しいのが現状です。
電話メモのグッズとして、メモを書いたものを二つ折りにし、それをパソコンのキーボードとキーボードの間に挟めるようになっている電話メモも販売されています。
折った部分が動物や植物になっているなど、ユニークな商品です。
その時に不在であった当事者も、自分のデスクに戻ってきたらパソコンのキーボードに差し込んであるわけですから、すぐにメモだとわかります。
これだとタイミングを気にせず渡すことができますよね。
忙しい時や、電話対応時などは避ける
相手が忙しい時や、他の電話で対応中の場合に横からメモを無理に渡すことも、できればしない方がいいでしょう。
このようなときも上記で述べたように、相手の横からさっとパソコンのキーボードに差し込むタイプのものを置いたり、相手が忙しくて着席していない場合は、パソコンの画面にメモを貼っておくという手もありですね。
これも、相手を思いやって行うとスムーズにできることなのですが、どうしてもタイミングが分からない時はまず自分に置き換えてみてください。
自分が相手と同じような状況である場合で、しかしメモを渡さないといけない誰かがいたとして、どのように渡されたら腹立たしくなく受け取れるか、スマートだなと思えるか、そんな風に考えながらやってみて下さいね。
電話メモを渡す時に気をつけることは？
さて、今まで電話メモについてさまざまな観点から述べて来ましたが、電話メモひとつとってもいろいろな考え方や渡し方、やり方があることがおわかりいただけたと思います。