このような感覚は最初は難しいかもしれませんが、仕事をしていく上でだんだんとできるようになるテクニックでもありますから、焦らず習得して行きましょう。
6.可愛いイラストなどを書いておく
あなたがもしイラストを描くのが得意なら、メモにイラストを添えて送るのはいかがですか？
メモを渡す相手が上司や年齢が上の人の場合はあまりおススメできませんが、同僚や部下の場合は喜んでもらえると思いますよ。
一筆書きでさっとかけるような簡単なキャラクターものや、お花や動物の絵なんかもおススメです。
それが何か仕事に繋がるかと言えばそうではありませんが、電話メモを見て相手がふっと笑顔になれるようなメモってなんだか素敵じゃないですか？
例えば電話メモを渡す相手が、移動してきて間もないとか新入社員である場合、あなたのイラスト入りメモを見て少し緊張がほぐれるでしょうし、それをきっかけに会話が弾むなんてこともあるかもしれませんね。
吹き出しなどで一言添えると可愛くなる
イラスト自体がしゃべっているような感じで、吹き出しにメモを書くのも面白いですね。
これも、上司や位が上の方にはふざけていると思われてしまう場合がありますので、辞めておく方が無難ですが、同僚や部下なら良いでしょう。
ちょうど漫画の主人公が話している。
そんな雰囲気です。
しかし、親しき仲にも礼儀ありと言うように、時と場合を考えるべきです。
例えば先方の訃報のお知らせなどの場合は、イラストや吹き出しは不適切ですよね。
常識的に考えて、やって良い時と悪い時が当然ありますので、十分注意しましょう。
書いたものは消せませんし、特にメモは後に残ってしまいます。
他人に見られた時に自分の品位を落とすようなことはすべきではありません。
7.気が和むような一工夫を入れる
仕事と言うものは、その場の雰囲気が大切です。
ふざけて遊びながら仕事をするべきでは、もちろんありませんが、ピリピリした緊張感のみの職場はかえって効率が悪いものです。
場を和ませたり、気がなごむようにするのには電話メモの手段は効果的です。
いろいろな表現方法があるからです。
先程も述べましたように、ちょっとした一言。
お疲れ様やいつもありがとうございますなどの言葉は相手をほっとさせますし、リラックスもさせてくれます。
電話メモというツール自体はどちらかと言えばお堅い雰囲気のものです。
しかし、そこに一工夫加えることで場や人を和ませることができるようになるのは、大変素晴らしいツールであると言えます。
しかし、使い方を間違えたり、時と場所を選ばないで使ってしまうと他人に迷惑をかけることはもちろん、なによりご自身の人としての質を落とすことになりかねませんので、注意が必要です。
冗談を交えたメモ書きなど
よく勘違いしてしまいがちなのが、電話メモに冗談を添えるということです。
冗談というのは、自分と相手の関係がきちんと確立されており、信頼の上で通じるコミュニケーションツールです。
ですので、あなたが冗談のつもりで添えたメモ書きも、相手にとってはふざけている、バカにしていると取られることもありますので、気をつけましょう。
冗談を交えたメモ書き、電話メモはなかなかに高度なテクニックです。
できればこれはやらない方が無難です。
電話メモは職場では仕事の道具であるということを自覚しなければなりません。
プライベートな手紙やメモとは違うのですから。
8.大事な内容を分かりやすく書く
電話メモの内容は、全て大切なことです。
どうでもいいことをわざわざ職場に電話してくる人はいません。
取引先の電話だけでなく、もしかするとご家族に何かあった場合の緊急電話かもしれません。
電話メモを取る自分自身は、その内容については第３者であるということを覚えておきましょう。