ほんのちょっとの気づかいや工夫で、相手がものすごく喜んでくれたり、とても気の付く女性だなと思われたり、仕事をするうえで好印象を与える工夫やポイントは実はたくさんあります。
今回はその中でも電話メモについてお伝えします。
1.テンプレートに一工夫を加える
インターネットで「電話メモ」「テンプレート」と検索すれば、綺麗で可愛らしい電話メモ用のテンプレートがたくさんでてきます。
しかもほとんどが無料で使用できます。
これらを使って自分専用の電話メモを作っておくのはいかがでしょうか？
もちろん、新品の綺麗な紙を使用しなければならないことはありません。
破棄する予定の書類の裏面や、広告の裏などを利用して印刷すればOKです。
電話メモの大きさですが、あまり小さくし過ぎても無くしてしまいますし、大きすぎるのもNGです。
だいたいはがきサイズもしくはそれより少し小さめの方がいいですね。
A4用紙の１/４の大きさがちょうどはがきサイズになります。
この大きさを目安にテンプレートを配置して印刷してみましょう。
いつものテンプレートに変化を付ける
電話メモにあなたの個性が定着したら、そこにちょっと変化を加えるのも良いかもしれません。
もちろん仕事環境の中でおふざけはいけませんが、仕事中のピンと張りつめた空気の中に、たかがメモであっても少し女性らしさの工夫をするだけで、場の雰囲気が和みます。
単なる白紙の紙に用件だけを書いて渡すのが、電話メモのベーシックなのですが、そこに人と差をつけることで好印象間違いなしですし、相手の気持ちを和ませることができるので思いやりとも言えますよね。
では、いつもあなたが使っている電話メモについて、テンプレートを使ったメモである以外に、どんな工夫方法や伝え方があるのか見ていきましょう。
2.手紙のような文章を一言添える
電話メモはあくまでもメモですので、必要な用件だけをシンプルに書くだけでも全く問題はありません。
でもそれじゃちょっとそっけないですよね。
かといって、お手紙のようにだらだらと長い文面を添えると、一体何を伝えたいのかわからなくなってしまいます。
ですので、電話メモには「誰が」「いつ（時間）」「どんな用事で」電話があったのかを明記し、こちらから掛け直す必要があるのかどうか（先方が出先である場合は先方から掛け直すことを希望することがある）をメモしておきます。
この必要事項を記載した上で、一言添える程度がスマートなビジネスマナーです。
また、電話メモをあなたが直接相手に渡す場合は不要ですが、相手が不在の場合でデスクにメモを置いておく場合はあなたの名前も必ず明記しておかなくてはなりません。
「お疲れ様です」などの一言でも良い
一言添えることについてですが、「お疲れ様です」「いつもありがとうございます」などの無難な文言で十分です。
これを変に「暑い中、○○への営業お疲れさまでした。」や「いつも残業大変ですね」などちょっと踏み込んだ文面になると、逆に相手は引いてしまいます。
電話メモはあくまでも「さりげなさ」が勝負。
もしあなたが電話メモを渡す相手に好意を持っていたとしても、仕事とプライベートの気持ちはわりきって行わなければなりません。
手書きの一言添えであるだけで好感を持ってもらえるのですから、なおさら不要な言葉は必要ありません。
3.簡単に可愛く折って渡す
過去に、手紙やメモの可愛い折り方が流行った時代がありました。
Tシャツの形に折ったり、ハートの形に折って相手に渡すというものです。
これは本来は手紙は封筒に封入して渡すべきものを、そこまでかしこまっていない、ちょっと一言渡したい時に使う、贈り物に添えて渡すなどの場合によく用いられた手法です。
さまざまな折り方があり、基本は折り紙のやり方なのですがメモの形が折り紙のように正方形でないので、長方形の形から何かのモチーフへの折り方というのがよく使われていました。
また、母親が子供のお弁当にちょっとメモを添えて渡したりする時にも便利でした。
これらは特に必ずメモが必要と言うわけではない場合に、ちょっとひと手間かけたい、相手にちょっとした気持ちを伝えたいという場合に可愛く折って渡すことが一般的でしたので、電話メモをわざわざ折って渡す必要はないかもしれません。
時間をかけすぎず、開くときにも簡単に開けるように
電話メモはお手紙ではありません。
場合によってはそのメモをできるだけ早く閲覧して、処理をしなければならないことがあります。