社会人として働いている方は、会社に所属しているので、自分で何事も判断できる立場にありませんよね。

会社に所属しているという事は、一個人の判断ではなく、会社の上司や会社の社長の意向に従って判断を下す事が求められ、ある程度決裁権がなければ自由に判断する事はできません。

大きな決断に関しては当然ながら、勝手な判断をしてしまうと後々に問題になるので、仕方がないとしても、小さい事やそこまで大きな問題に繋がらないと感じているような事でもルールはルールなので、承認を得たり、伺ってその後に判断をするような場合が多いです。

人によっては確認をする事で安心感を得る方もいますが、中には面倒だと思って承認をもらう事を嫌っている人もいるのが事実です。

確かに細かい事を判断してもらうのに、いちいち呼び止めて承認を得て、というような事をしていると時間がもったいないと感じてしまいます。

しかしながら、私たちが思っている以上に承認を得るという事は深い意味も存在しており、会社に所属する会社員としては必ず行わなければいけません。

今回はそんな承認をテーマにして、会社である面倒な承認の是非を問いたいと思います。

会社員として承認関係でストレスを抱えている人こそ、承認という事の大事さを感じて頂きたいと思います。

承認をもらうのにてこずっていませんか?

社会人として会社員の一人として働く中で必ず上司が会社の社長の承認を得る場面は遭遇すると思います。

そのような場面に遭遇した時に承認をもらえればスムーズに自分の望み通りの状況が実現するのに、なかなか会社や上司から承認を得られない場合などを経験したことはありませんか?

承認さえ入れれば良い状況に移行するのにどうして承認をくれないのだろうとストレスに感じたり、内心では承認をもらうことが面倒だと感じる人はたくさんいると思います。

承認をもらうと言うことはとても大事なことですがスムーズに承認を得られない場合も存在しており状況によってはどうして承認を得らなければいけないのかと疑問に思う方もたくさんいると思います。

誰もが一度は疑問に思う承認ですが、この商品に関して理解するためにはまず承認の正しい意味を理解することが大切です。

簡単に承認と言う言葉についてご紹介し、承認がどうして必要なのかということを合わせてご紹介します。

承認とは?

承認という言葉の意味がわからないという方はあまりないと思いますがこの機会に正しい意味を理解してください。

承認と言う言葉はそのことが正当である若しくは事実であるということを認める意味合いを持っています。

その他には他人の行為に対して肯定的意思を表示することとされており、簡単に言えば承認をすることによって、自分が行おうとしていることを正しいことだと認めてもらう事です。

例えばあなたが取引先の話をする中で、新しい取引の話が生まれたとします。

内容によってはこちらの会社にメリットがある話であればその場ですぐ決断することができるかもしれませんが、中には一旦持ち帰って上司や会社の社長に話しを通して、その内容を正しいと認めてもらいその後に取引の話をするという場面が生まれる場合があります。

会社員という立場であればあくまで会社の一員として所属しているだけであり決裁権を持っているわけではありません。

基本的に決裁権を持っているのは会社の社長であったり若しくは会社の役員などのいわゆる幹部、そして内容によっては自分の上司などが当たります。

役職を持たないような一般の会社員が判断できる内容ではない場合、一旦持ち帰って、立場のある人間に相談する事が必ず必要になるため、その場合にその内容を正しいかどうか認めてもらう事がつまるところの承認をもらうという言葉の意味であり、状況によってはそれが必須になります。

しかし、一般の会社員からするといちいち持ち帰るのが面倒だと感じてならないのは事実です。

なぜ承認が必要なの?

毎回毎回判断をするたびにいちいち上司から承認をもらっていると時間がいくらあってもきりがないと思う方もいると思います。

大切な判断であれば承認をもらうことは理解できるかもしれませんが承認を得るに値しない小さな物事や判断に関してはあるけど決裁権を持たせてほしいと感じている方も多いです。

ではどうして上司や香芝なる人間から承認を得なければいけないのかということを考えた時に必ず理由が存在します。

承認をもらうことが面倒だと感じていたりその必要性を感じていない方は承認の本来の目的であったり意味を正しく理解していない人も多いです。

これを機会に承認を得る事の大切さや意味を理解し、どうして承認を得なければいけないのか、正しく理解してください。

1. 内部統制のため

まず承認を得ることが必要な理由として内部統制のためと言うことが考えられます。

例えば承認を得ることが必要だったと仮定して会社のあり方を考えた時にどんな話に関しても自分の判断で話を進めてもよいとなった時に、会社として所属している会社員はたくさん存在しているので、存在している人の数に比例してたくさんの話が出現します。

本来であれば発生した話は全て上司に報告してその調子はさらに上の上司に報告するなど段階を踏んで、話しをある程度全て理解した上で、問題なければ承認が出ますが、これをなくしてしまうと一個人で勝手に判断をして収拾がつかなくなります。

自分の判断で物事を決定してしまえば当然ながら話を聞いていないということで、後々に問題につながってしまったり組織のあり方としてまとまりがない組織になってしまい最終的には崩壊してしまいます。

たった一つの判断で会社が崩壊してしまうのかと考える人もいるかもしれませんが、内容によっては不利な状況に立たされて会社の業績にも悪影響が生まれる場合もあるので、やはりどんな内容についてもある程度判断が必要なものについては必ず報連相が必要になります。

会社を存続させていくにはたったひとつの決定が会社の運命を左右すると言っても過言ではありません。

また会社は結局たくさんの人が集まってできるものなのでその中に所属している人間がルールを守って行動しないと会社自体がバラバラになってしまうので内部統制のために承認を得ることが大切なんです。

2. 上層部の力を示すため

承認を得る必要性の一つとして上層部の力を示すためと言うことも考えられます。

例えば上司や幹部、社長に承認を取らずに話を進めても良いとなった時に必ず力の上下関係がバラバラになってしまうことが考えられます。

組織として基盤を作っていくためにはある程度の力の上下関係ははっきりさせておく必要があります。

時々見かけるのが気の弱い上司と気の強い部下と言う立場で気の強い部下の方が実質立場が上のような状況になってしまい上司としての威厳がなくなってしまうという場合が存在していますがこれは論外です。

会社としてたくさんの人をまとめて一つの方向に向かって目的を達成していく場合は必ず力を合わせる必要があります。

力を合わせて行くにはチームワークが必要であり、ある程度のチームワークを養うためには必ず組織のリーダーが必要です。

言ってみれば会社のリーダーが社長でありサブリーダーとして幹部や役職を与えられた部長や課長などが存在しています。

たくさんの人間をたった一人で管理することはできないので、それぞれの部署にそれぞれの適任な力のある人を立てることで内部統制をしっかりと図るとともに、上層部が力を持っているということを示すことができます。

力を持っているという事を下の人達に示す事で、立場の違いを意識させ、会社の手足となってしっかりと動いてもらう事が出来ます。

威厳のない、力のない上司が命令をしたところで命令を聞いてくれるはずもありませんので、会社として一つにまとまって生きていく為には必ずある程度の力を示す必要があると理解してください。

3. ある程度緊張感をもたせるため

承認が必要な理由としてある程度緊張感を持たせるということも一つの理由です。

例えば一個人でなんでも判断してもよいという事になってしまった場合、力の上下関係がバラバラになってしまうので上司に対して部下は舐めた態度をとってしまいがちになります。

それとは逆に常に上司からの承認が必要である場合は、上司に対して舐めた態度をとる人は誰もいなくなります。

力の上下関係がはっきりしていることと上司からの承認が必要なのである程度相手に対する態度をしっかりする必要性もあり、また自分よりも上の立場の人に確認をしてもらうということである程度の緊張感を感じてもらうことができるので組織として一番になりやすい性質があります。

緊張感がなく好き勝手自分の判断で行えるようになると、当然ながら緊張感もなくなってしまいますし、人間は本来怠けてしまう生き物なので緊張感がなくなると怠けて適当な仕事を行う人がでてきてしまうので、緊張感を持たせてあるけどピリピリした状況の中で仕事をする方が仕事の質は必ず上がります。

人間の本質を理解した上で緊張感を持たせることで会社としてのまとまりを維持しようという考えの一つです。

4. 記録をしっかり残すため

承認を得ることが必要なひとつの理由として記録をしっかりと残すためと言うことが考えられます。

会社として存続していくためには必ず不正を正す必要があります。

そして間違った決断をしないように正しい方向の判断を常に行っていく必要性があります。

間違った決断をしてしまうとどんなに小さい決断だったとしても後々大きな問題になれば会社の存続を揺るがす様な事態に発展する事も存在します。

そのため承認を得たことをしっかりと記録に残しておくことで誰がいつ承認を行ったのかということを把握すれば間違った選択をした時に今後間違えない選択をするための材料として利用することが出来ます。

また相談してもらった内容をいつ誰が許可したということを記録していなければ判断が曖昧になってしまい誰が許可したのかどういう考えをもって承認したのかということが曖昧になってしまいがちなので必ず記録を残すためにも承認を得るという作業が必要になります。

会社として存続していくためにはどんなに小さいことでも全てを把握しておく必要があります。

下した判断を忘れてしまったと言えばただの言い訳にしか過ぎませんしそれが信頼をなくしてしまう行為にもつながってしまうのでそういった意味で記録を残すと言うことは会社の信頼にもつながる行動なので必ず大切なことです。

5. 不正を防ぐため

承認を得ることが必要な理由として不正を防ぐための言うことも考えられます。

もしも一個人が承認を得ずに判断をしても良いとなった場合に、判断する人はその場のいる本人だけの判断になります。

会社にメリットがある話で一般的に見て不正がないようなことであれば良いとしてももしかしたらその個人にメリットがある話で会社は関係ないような内容である場合もあります。

そんな話を会社が認めるわけにはいきませんし認められる理由がありません。

一個人が全てを判断しても良いとなってしまった場合にこのような話が秘密裏にまかり通ってしまうことも十分に考えられます。

だからこそ不正を防ぐために必ず承認を得て、それが正当性があるものなのかどうかという判断を第三者が下す必要があると考えるので、承認を得るということは未然に防いを防ぐための一つのわけにも繋がっています。

6. 責任の所在を明確化するため

承認を得ることが必要な理由として責任の所在を明確化しておくためと言うことも考えられます。

これはどういうことかと言いますと一般的には例えば失敗をしてしまった人が存在するとしてその失敗の責任はその直属の上司にあたるものが取るべきであるという考えが一般的です。

確かに判断を行ったのが本人であれば本人の責任になるかもしれませんがそれを承認してしまったのか上司となると話は全く別になります。

上司に承認を取ったにもかかわらず、その上司の判断ミスによってそれを通してしまった結果、失敗になってしまったのであればその時点で認めた上司の責任という判断が一般的にされてしまうので、承認を行うという言葉責任の所在を明確化する上でも役立つ行いです。

会社の組織として一つにまとまって力を発揮していくには必ず守らなければいけないルールが存在しています。

そのルールを守れないようでは会社として一つにまとまって行動して行くことはできませんし、ある程度の基盤を作って適切な判断を常に行えるようにしていかなければいけません。

その中の一つに失敗をすれば誰かが責任をとらなければいけないということもありますのでその場合の責任の所在を明確化するための一つの材料だと理解してください。

7. 他部署と連携するため

承認を得ることが必要なひとつの理由として他部署と連携をするためと言うことが考えられます。

例えば承認を得なければならない案件の内容が自分たちが所属している部署だけでは行えないような内容である場合も当然存在します。

そうなってしまった場合に自分たち以外にも関連する部署が存在しているのであればその部署と協力して連携を行っていく必要があり、その部署が案件の内容に対して協力してくれるかどうかということを事前に確認する必要があります。

たとえば自分が所属している部署は願っても無いチャンスだったとしても別の部署からすれば手一杯で満足に仕事を行うことができない場合が考えられるので引き受けられないという状況なども考えることができます。

そのような状況で自分一人で判断して連携する文書の状況の確認せずに引き受けてしまった場合は当然ながら連携する部署も困ってしまいますし一番困るのは取引先です。

相手の会社の都合で十分な取引ができないとなってしまった場合は信頼性も損なわれますし報連相もできないような担当者なんだ、という結果を招いてしまいます。

適切な判断もできない、言い訳をするような会社と取引はしない、と判断されてもおかしくないので、会社の信頼性を損ない、大きな損害を招いてしまう場合も考えられます。

しかしきちんと連携を行えば必ず他の部署の担当者と上司が話をしてくれて問題ないということがあればその案件の内容をきっちりと行うことができるので、承認を得るということは面倒な作業であったとしても必ず必要な確認にあると言うことを理解してください。

8. 無駄を省くため

承認を得ることが必要なひとつの理由として無駄を省くためどういうことが考えられます。

人によってはいちいち承認を得る方が無駄な時間なのではないかと考える方もいると思いますが、承認を得てその話を決裁権のある人に相談する事が一番簡潔で短い時間で判断できます。

確かに承認を得るためにたくさんの人に話を聞くと時間はかかるかもしれませんがもし個人で判断しても良いとなってしまった時にもちの家に何か問題に繋がってしまうと結局さらに時間がかかって相手に対しても迷惑をかけてしまうことになります。

それならば最初から決裁権を持っている人にきちんと伺いを立てて問題がないという判断を行ってもらった上で話をした方が結局は一番最低限のフローになるんです。

一つのことを面倒くさがって最終的にとてつもなく面倒なことになってしまうという危険性を考えた上で一番手っ取り早く無駄を省いた行いは上司に承認を得るということなので、必ずこの工程は省かないように気をつけてください。

口頭だけでは証拠が残らない

承認を得ようと考えたときには必ず上司に相談をして上司がさらにその上の上司や立場のある役員に対して相談したりすることが考えられ、報告書として紙ベースの種類やメール
などを提出する場合も考えられます。

承認を得る原因の中にも説明した通り、必ず承認をしたという事を判明させる必要があるので、何かしらの承認したという証拠を残す意味でも承認を申請する事が大切です。

例えば行動だけで承認を得たとすると結局承認を得たという証拠が残らないことになってしまい責任の所在が不鮮明になってしまいがちです。

人間の記憶は曖昧なもので正確に覚えている事は少なかったりするので、口頭だけでは証拠が残らないというデメリットが発生するため、承認を得るために何かしらの証拠として残る書類やメールの履歴などといったものを作っておくことが承認を得る上での大切な理由の一つにもなっています。

会社でよくある面倒な承認の種類

ここまではなぜ承認を得ることが大切なのかということをご紹介しましたがここからは会社で存在しているよくある面倒な承認の種類について簡単にご紹介します。

承認が必要な場面は様々存在しますがその中でも具体的に面倒な承認手続きが必要な場合をご紹介していきますので自分の会社の承認が必要な場面と照らし合わせて考えてみてください。

1. 大事な書類の閲覧

一般的な企業でよくある商人の種類としては大事な書類の閲覧に関して承認を申し出る必要があるということです。

会社にとって必ず重要な機密事項というものは存在します。

会社の社長だったりある程度立場のある役職のついた人間であれば閲覧することが可能かもしれませんが末端の一般社員に関しては閲覧する場合は申請をする必要があったりする場合があります。

同じ企業に所属している仲間なのにいちいち申請をするのがめんどくさいと感じる方もいますが、現代においては情報は命です。

情報次第で会社が亡くなってしまう事も考えられ、機密情報については厳重に管理しなければいけないものなので、承認が必要です。

2. 出張

承認が必要な書類として出張もあげられます。

会社の業務内容を遂行するためには時には少し離れた場所に出張して出かける必要もありますが、出張するためには承認の申請が必要になる場合があります。

当然ながら出張中は会社に出勤して業務内容を遂行することができませんし、出張中は自分という人員が不足する事も考えられますし、ホテル代などを持ち経費で支払う場合があるならば必ず立場のある人間に承認をもらう必要があるので仕方がないことですか面倒な手続きには変わりありません。

3. 物品購入

承認が必要なケースとして物品を購入するという事も考えられます。

会社で必要な物を購入する際は必ず経費として申請する必要もあるのでその場合は自分で勝手に判断して購入するのではなく経費として購入しても良いかどうかということを会社に確認する必要があります。

この承認を怠ってしまった場合は経費として認められず、自分のお金を使って購入しなければならないという結果にも考えられるので必ず気をつけて承認してください。

4. 有給を取る

承認が必要なケースとして有給を取るということも考えられます。

そもそも有給休暇を取ること自体になぜ報告をしなければならないのかと面倒に感じてる人はたくさんいるはずです。

特に日本人は外国に比べて有給休暇を取得しにくい状況も生まれていますので理不尽に感じる場面があるかもしれません。

しかしながらまだまだ日本の企業の風潮としては有給休暇を取るということはあまり好ましく思われない場合も多いので、必ず有給休暇を取得する際には申請が必要になりその間人員が不足しても問題ないかということを判断した上で申請が通るか通らないかは違いますので面倒くさいかもしれませんが必ず申請を怠らないように申し出てください。

5. 残業をする

承認が必要なのかには残業するということも該当する場合があります。

昔と比べて今の時代は会社のコンプライアンスが求められる時代になり残業を行うにしても残業代を支払わなくなければブラック企業と認定されてしまうので残業代を適切に支払っている会社が多くなっています。

しかしながらいつの時代でも会社のお金を圧迫する原因として人件費は常に考えられています。

好きなように残業してもよいという風になってしまうとは外残業してだらだらと仕事を行って残業代を稼ごうとするような人も生まれたりするのできっちりと決めた時間の中で良いパフォーマンスを行ってもらう必要もあるので残業する際は承認が必要な場合もあります。

真面目に仕事をしている人間からすると面倒くさい作業かもしれませんが、会社規模で考えると必要な行いなので、面倒かもしれませんが必ず申請は忘れないようにしてください。

承認を得なかったことによるペナルティーは?

ここまでは会社で承認を行う必要がある面倒な承認の種類をご紹介しました。

ここからは承認を得なかったことに対する具体的なペナルティーについてご紹介します。

承認を得るということがとても面倒なことを言う言葉誰しもが理解していると思いますが承認をとらなかった場合の具体的な罰則について理解しておくことで承認をとらなければいけないという理解がさらに深まると思います。

承認を得ることの大切さを理解してなおかつ罰則について知ることでより承認を得なければいけないという意識が高まることにつながるのでこの機会にペナルティーの部分も細かく理解してください。

1. 上司の評価が下がる

会社で定められているルールとしての承認を怠った場合に起こりうるペナルティーとしては上司からの評価が下がってしまうということが考えられます。

まず承認を怠ったということの理由について伺われると思いますがその理由次第では、適切な行動をとらなかったという事と、適切な行動が取れない人間であるという評価を受けてしまいます。

適切な行動がとれない人間は、同じ会社の人間だったとしても信頼が出来ない人間だと評価されてしまいます。

大切な仕事であったり大切な判断を任せられない人間だと評価されて出世したいと思っている人からすれば大打撃を受けてしまうことになります。

どんなに面倒であっても必ず承認を得なければ周りに迷惑をかけることにもつながりますし大きな問題に発展する可能性も考えられるので信頼を失うということは至極当然の結果です。

このようなペナルティーが発生する可能性を理解した上で承認をとる大切さを理解してください。

2. 責任を全て自分で負う

承認を得ない状況で自分が勝手に行動示してしまった場合は、起きた責任を全て自分で追ってしまうことになります。

自分が責任を負うということは悪い結果が出てしまった場合に自分が全て責任をとらなければいけないということにつながります。

何かに対して自分が責任をと言う言葉至極当然のことではありますが適切な段階を踏まずにとらされる責任についてはとても重い責任がかかります。

その存在の大きさ次第では会社を辞めなければいけないような状況に追い込まれてしまうことも考えられますし自分にとってデメリットでしかありません。

適切な段階を踏んで承認を取っている場合は必要以上に自分が責められることもありませんので自分の身を守るという面でも、ルールを守るという事は大事なことです。

3. 自腹になる

承認を得ていない状況で何かを購入してしまったり失敗をしてしまった場合は自分の負担になってしまいます。

例えば承認をして経費として認められるものを購入した場合は会社のお金で購入することができるかもしれませんが承認を得ないで勝手に購入してしまったものは自分がお金を負担して購入しなければいけない可能性も生まれます。

それ以外にも何かしらの損害が起きてしまった場合に内容によるかもしれませんが自分自身で金銭的な負担をしなければいけないことを強いられる場合を考えられます。

自分自身のお金の負担が大きくなるということもそうですがそれと同時に信頼性を失うことには変わりはありませんので様々な部分を含めて、自分にとって良いことは一つもありませんので必ず承認を取る事を忘れないようにしてください。

4. 減給される

承認を得ずになにかを判断してしまった場合は場合によっては自分の給料が言及されるというペナルティを受けることも考えられます。

毎月自分がもらっている給料のうち何割かカットされたり何万円か少なくされたりしてしまうので自分にとっても損害が大きいですし信頼性もなくなってしまうので、たった一つの判断で命取りな結果につながってしまいます。

よくテレビなどのニュース番組でも報じられる事がありますが、組織に属している人間が適切でない行動をとっている場合、給料のいくらかをカットされて、処分を受けたという報道がある事がありますが、まさにこの例と全く同じです。

会社員としてあるまじき行為を取った対価として、このような罰則を受ける場合が考えられます。

組織のルールとして仕方がない事ですが、屈辱的な事に変わりはありません。

結局自分の身を苦しめてしまう結果に繋がるので、必ず承認を得る事を怠らないでください。

5. 残業代が出ない

承認を得ずに身勝手な行動をとった場合ペナルティとして残業代がカットされるということも考えられます。

日本の企業は会社員として所属している場合多くの会社が残業してもらい残業代を支払っていますがペナルティーの結果によっては残業代が出なくなってただ働きをさせられてしまう可能性もあります。

残業というとただでさえやる気がなくなる状況なのに残業代もでないとなると自分自身を大きく苦しめてしまう結果につながります。

確かに承認を怠った自分が悪いということも理解できると思いますが、それでも屈辱的なことに変わりはありませんので自分の仕事に対するやる気を失ってしまう結果にもつながってしまうので、モチベーションを下げない為にも、自分が気を付けられる事は気を付けるようにしてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は承認をテーマにして承認の意味や、大切さ、承認が必要な業務内容や承認に関するペナルティーについてご紹介しました。

承認を求める作業は確かに面倒ですが、会社が存続していく上で大事な事です。

会社があるからこそ私たちは働く場所があり、生活が出来ているという事を忘れずに常に感謝の気持ちをもって仕事を行う事で、何事も受け入れられるようになります。

会社の事を思って行動する事は評価にも繋がりますし、無駄な事にはなりません。

そして、ルールは守るために存在するので、面倒でも一個人の判断で何かを行ったりする事は絶対しないようにしてください。