6. 責任の所在を明確化するため
承認を得ることが必要な理由として責任の所在を明確化しておくためと言うことも考えられます。
これはどういうことかと言いますと一般的には例えば失敗をしてしまった人が存在するとしてその失敗の責任はその直属の上司にあたるものが取るべきであるという考えが一般的です。
確かに判断を行ったのが本人であれば本人の責任になるかもしれませんがそれを承認してしまったのか上司となると話は全く別になります。
上司に承認を取ったにもかかわらず、その上司の判断ミスによってそれを通してしまった結果、失敗になってしまったのであればその時点で認めた上司の責任という判断が一般的にされてしまうので、承認を行うという言葉責任の所在を明確化する上でも役立つ行いです。
会社の組織として一つにまとまって力を発揮していくには必ず守らなければいけないルールが存在しています。
そのルールを守れないようでは会社として一つにまとまって行動して行くことはできませんし、ある程度の基盤を作って適切な判断を常に行えるようにしていかなければいけません。
その中の一つに失敗をすれば誰かが責任をとらなければいけないということもありますのでその場合の責任の所在を明確化するための一つの材料だと理解してください。
7. 他部署と連携するため
承認を得ることが必要なひとつの理由として他部署と連携をするためと言うことが考えられます。
例えば承認を得なければならない案件の内容が自分たちが所属している部署だけでは行えないような内容である場合も当然存在します。
そうなってしまった場合に自分たち以外にも関連する部署が存在しているのであればその部署と協力して連携を行っていく必要があり、その部署が案件の内容に対して協力してくれるかどうかということを事前に確認する必要があります。
たとえば自分が所属している部署は願っても無いチャンスだったとしても別の部署からすれば手一杯で満足に仕事を行うことができない場合が考えられるので引き受けられないという状況なども考えることができます。
そのような状況で自分一人で判断して連携する文書の状況の確認せずに引き受けてしまった場合は当然ながら連携する部署も困ってしまいますし一番困るのは取引先です。
相手の会社の都合で十分な取引ができないとなってしまった場合は信頼性も損なわれますし報連相もできないような担当者なんだ、という結果を招いてしまいます。
適切な判断もできない、言い訳をするような会社と取引はしない、と判断されてもおかしくないので、会社の信頼性を損ない、大きな損害を招いてしまう場合も考えられます。
しかしきちんと連携を行えば必ず他の部署の担当者と上司が話をしてくれて問題ないということがあればその案件の内容をきっちりと行うことができるので、承認を得るということは面倒な作業であったとしても必ず必要な確認にあると言うことを理解してください。
8. 無駄を省くため
承認を得ることが必要なひとつの理由として無駄を省くためどういうことが考えられます。
人によってはいちいち承認を得る方が無駄な時間なのではないかと考える方もいると思いますが、承認を得てその話を決裁権のある人に相談する事が一番簡潔で短い時間で判断できます。
確かに承認を得るためにたくさんの人に話を聞くと時間はかかるかもしれませんがもし個人で判断しても良いとなってしまった時にもちの家に何か問題に繋がってしまうと結局さらに時間がかかって相手に対しても迷惑をかけてしまうことになります。
それならば最初から決裁権を持っている人にきちんと伺いを立てて問題がないという判断を行ってもらった上で話をした方が結局は一番最低限のフローになるんです。
一つのことを面倒くさがって最終的にとてつもなく面倒なことになってしまうという危険性を考えた上で一番手っ取り早く無駄を省いた行いは上司に承認を得るということなので、必ずこの工程は省かないように気をつけてください。