会社を存続させていくにはたったひとつの決定が会社の運命を左右すると言っても過言ではありません。
また会社は結局たくさんの人が集まってできるものなのでその中に所属している人間がルールを守って行動しないと会社自体がバラバラになってしまうので内部統制のために承認を得ることが大切なんです。
2. 上層部の力を示すため
承認を得る必要性の一つとして上層部の力を示すためと言うことも考えられます。
例えば上司や幹部、社長に承認を取らずに話を進めても良いとなった時に必ず力の上下関係がバラバラになってしまうことが考えられます。
組織として基盤を作っていくためにはある程度の力の上下関係ははっきりさせておく必要があります。
時々見かけるのが気の弱い上司と気の強い部下と言う立場で気の強い部下の方が実質立場が上のような状況になってしまい上司としての威厳がなくなってしまうという場合が存在していますがこれは論外です。
会社としてたくさんの人をまとめて一つの方向に向かって目的を達成していく場合は必ず力を合わせる必要があります。
力を合わせて行くにはチームワークが必要であり、ある程度のチームワークを養うためには必ず組織のリーダーが必要です。
言ってみれば会社のリーダーが社長でありサブリーダーとして幹部や役職を与えられた部長や課長などが存在しています。
たくさんの人間をたった一人で管理することはできないので、それぞれの部署にそれぞれの適任な力のある人を立てることで内部統制をしっかりと図るとともに、上層部が力を持っているということを示すことができます。
力を持っているという事を下の人達に示す事で、立場の違いを意識させ、会社の手足となってしっかりと動いてもらう事が出来ます。
威厳のない、力のない上司が命令をしたところで命令を聞いてくれるはずもありませんので、会社として一つにまとまって生きていく為には必ずある程度の力を示す必要があると理解してください。
3. ある程度緊張感をもたせるため
承認が必要な理由としてある程度緊張感を持たせるということも一つの理由です。
例えば一個人でなんでも判断してもよいという事になってしまった場合、力の上下関係がバラバラになってしまうので上司に対して部下は舐めた態度をとってしまいがちになります。
それとは逆に常に上司からの承認が必要である場合は、上司に対して舐めた態度をとる人は誰もいなくなります。
力の上下関係がはっきりしていることと上司からの承認が必要なのである程度相手に対する態度をしっかりする必要性もあり、また自分よりも上の立場の人に確認をしてもらうということである程度の緊張感を感じてもらうことができるので組織として一番になりやすい性質があります。
緊張感がなく好き勝手自分の判断で行えるようになると、当然ながら緊張感もなくなってしまいますし、人間は本来怠けてしまう生き物なので緊張感がなくなると怠けて適当な仕事を行う人がでてきてしまうので、緊張感を持たせてあるけどピリピリした状況の中で仕事をする方が仕事の質は必ず上がります。
人間の本質を理解した上で緊張感を持たせることで会社としてのまとまりを維持しようという考えの一つです。
4. 記録をしっかり残すため
承認を得ることが必要なひとつの理由として記録をしっかりと残すためと言うことが考えられます。
会社として存続していくためには必ず不正を正す必要があります。
そして間違った決断をしないように正しい方向の判断を常に行っていく必要性があります。
間違った決断をしてしまうとどんなに小さい決断だったとしても後々大きな問題になれば会社の存続を揺るがす様な事態に発展する事も存在します。
そのため承認を得たことをしっかりと記録に残しておくことで誰がいつ承認を行ったのかということを把握すれば間違った選択をした時に今後間違えない選択をするための材料として利用することが出来ます。
また相談してもらった内容をいつ誰が許可したということを記録していなければ判断が曖昧になってしまい誰が許可したのかどういう考えをもって承認したのかということが曖昧になってしまいがちなので必ず記録を残すためにも承認を得るという作業が必要になります。
会社として存続していくためにはどんなに小さいことでも全てを把握しておく必要があります。
下した判断を忘れてしまったと言えばただの言い訳にしか過ぎませんしそれが信頼をなくしてしまう行為にもつながってしまうのでそういった意味で記録を残すと言うことは会社の信頼にもつながる行動なので必ず大切なことです。
5. 不正を防ぐため
承認を得ることが必要な理由として不正を防ぐための言うことも考えられます。
もしも一個人が承認を得ずに判断をしても良いとなった場合に、判断する人はその場のいる本人だけの判断になります。
会社にメリットがある話で一般的に見て不正がないようなことであれば良いとしてももしかしたらその個人にメリットがある話で会社は関係ないような内容である場合もあります。
そんな話を会社が認めるわけにはいきませんし認められる理由がありません。
一個人が全てを判断しても良いとなってしまった場合にこのような話が秘密裏にまかり通ってしまうことも十分に考えられます。
だからこそ不正を防ぐために必ず承認を得て、それが正当性があるものなのかどうかという判断を第三者が下す必要があると考えるので、承認を得るということは未然に防いを防ぐための一つのわけにも繋がっています。