口頭だけでは証拠が残らない
承認を得ようと考えたときには必ず上司に相談をして上司がさらにその上の上司や立場のある役員に対して相談したりすることが考えられ、報告書として紙ベースの種類やメール
などを提出する場合も考えられます。
承認を得る原因の中にも説明した通り、必ず承認をしたという事を判明させる必要があるので、何かしらの承認したという証拠を残す意味でも承認を申請する事が大切です。
例えば行動だけで承認を得たとすると結局承認を得たという証拠が残らないことになってしまい責任の所在が不鮮明になってしまいがちです。
人間の記憶は曖昧なもので正確に覚えている事は少なかったりするので、口頭だけでは証拠が残らないというデメリットが発生するため、承認を得るために何かしらの証拠として残る書類やメールの履歴などといったものを作っておくことが承認を得る上での大切な理由の一つにもなっています。
会社でよくある面倒な承認の種類
ここまではなぜ承認を得ることが大切なのかということをご紹介しましたがここからは会社で存在しているよくある面倒な承認の種類について簡単にご紹介します。
承認が必要な場面は様々存在しますがその中でも具体的に面倒な承認手続きが必要な場合をご紹介していきますので自分の会社の承認が必要な場面と照らし合わせて考えてみてください。
1. 大事な書類の閲覧
一般的な企業でよくある商人の種類としては大事な書類の閲覧に関して承認を申し出る必要があるということです。
会社にとって必ず重要な機密事項というものは存在します。
会社の社長だったりある程度立場のある役職のついた人間であれば閲覧することが可能かもしれませんが末端の一般社員に関しては閲覧する場合は申請をする必要があったりする場合があります。
同じ企業に所属している仲間なのにいちいち申請をするのがめんどくさいと感じる方もいますが、現代においては情報は命です。
情報次第で会社が亡くなってしまう事も考えられ、機密情報については厳重に管理しなければいけないものなので、承認が必要です。
2. 出張
承認が必要な書類として出張もあげられます。
会社の業務内容を遂行するためには時には少し離れた場所に出張して出かける必要もありますが、出張するためには承認の申請が必要になる場合があります。
当然ながら出張中は会社に出勤して業務内容を遂行することができませんし、出張中は自分という人員が不足する事も考えられますし、ホテル代などを持ち経費で支払う場合があるならば必ず立場のある人間に承認をもらう必要があるので仕方がないことですか面倒な手続きには変わりありません。
3. 物品購入
承認が必要なケースとして物品を購入するという事も考えられます。
会社で必要な物を購入する際は必ず経費として申請する必要もあるのでその場合は自分で勝手に判断して購入するのではなく経費として購入しても良いかどうかということを会社に確認する必要があります。