そして気をつけるべき点は、シャチハタはダメです。
シャチハタは、ちょっとした認印などカジュアルな場所での使用はできますが、このような重要な種類の場合は、シャチハタは歓迎されません。
ですので必ず朱肉で印鑑をついて押す形のものを準備する必要があります。
本文の書き方
もちろん、上記のような形式を守らないといけないと言うのはもちろんですが、始末書で1番重要なのはその本文です。
その本文に、やってしまった事はもちろんのこと、いかに自分の反省の気持ちを示すかということが大切です。
くどくなる必要はありませんが、やはりその気持ちを伝えることに重視しましょう。
そして、その時に、言い訳がましいような感じを与えると逆に悪い印象を与えてしまうことがあります。
ですので、本文の書き方こそ、神経を注ぎましょう。
では本文の書き方にはどのようなものがあるのでしょうか?一つ一つ見ていきましょう。
ですます調で書く
やはり、基本的な事はですます調で書くことです。
間違っても「である」などと言うように書いてはいけません。
いろいろな始末書の事例を見て行きましたが、尊敬語や謙譲語を使ってまで非常に丁寧にする必要はなく、ただシンプルにですます調であれば良いようです。
ただ、会社の空によって色々と違うところがあります。
ですのでですます調を守るのは必須ですが、どのような書き方をすればいいのかというのは事前に確認をしておきましょう。
何度も言うように、基本的に会社に対し反省する文章を提出するという意味合いですので、ここは会社のやり方に合わせたほうが聡明です。
簡潔に分かりやすく書く
このような起こった事の説明は人によってはかなり難しいものです。
説明すればするほどにだんだんと分かりにくくなるような人も少なからずいます。
ですが、なるべく簡潔にわかりやすく書くことが大切です。
この書き方はそんなに書く機会がないからこそ難しいものです。
ですので、まずできる事は、その始末書の事例を見るようにしましょう。
サイトで調べると、いろいろな始末書のテンプレートが出てくることがあります。
もちろん、どれが1番自分にぴったりかというとそこまではないのかもしれないけれど、少々応用を効かせるだけで、簡潔にかける可能性があります。
そして、もし上司がいれば、その人もこのミスが起こったときに関わっている可能性がありますので、上司に相談するのも良いでしょう。
事実を正直に説明をする
そして重要な事は、事実を正直に説明することです。
やはり自分が悪意なくやってしまったことでも、結果的に悪い方に行ってしまうこともあります。
ですので、そのような場合もついつい隠したいと思ってしまうものです。
そして、セクハラやパワハラパワハラなど、悪意を持ってやってしまったことであれば、ついつい隠したくなるというのも人間の当然の心理なのかもしれません。
ですが、ここで嘘があると、さらに火に油を注ぐ結果になります。
反省する気持ちを提出する文章なのに、正直なところがなく嘘があるということになると、本当に反省してるのかと疑いの目をかけられてしまうことがあります。
ですので、正直に報告するのは自分にとっても辛い作業かもしれませんが、起こった事は正直に説明することが大切です。
原因を詳しく書く
確かに簡潔に文章を書くということが大切です。
始末書と言うのは大体1枚の紙で作成されます。
いろいろなフォーマットがあるので一概には言えませんが多くの場合はA4サイズなのではないのでしょうか?
ですのでそこに簡潔な説明が求められるというのは一理あるのですが、やはり起こってしまった原因については詳しく書く必要があります。
それは、今後二度とそのようなことが起こらないようにしようと言う意味合いもありますので、原因がわからないとどうすることもできないからです。