ですので、簡潔に書くでの大切な一方で、原因については詳しく書くようにしましょう。
いろいろな始末書の事例について見てきましたが、やはり大体の始末書の書き方が、原因について書かれていることが7割8割といったものが多かったです。
やはり、シンプルな文章の中でそれだけ原因の事について書く割合が多いと言う事なのですね。
謝罪の言葉や反省を述べる
そして、シンプルに原因の事について多く書くというようなことも言ってきましたが、やはり大切なのは始末書でも反省の気持ちが表すことです。
そのような意味合いもあるので、きちんと謝罪の言葉や反省を述べることも大切です。
ただ、言い訳と取られるようなことを書くのはやめましょう。
やはり、重大なことが起こって、社長や上司を怒らせているような状態ですので、そのような言い訳めいたことを言うと、本当に反省しているように見えないところがあり、ますます状況が悪くなることがあります。
ですので、多くの始末書のテンプレートを見ていても、「弁解の余地はありません。」と言う文章が目立ちます。
やはり、このように言い訳は一切しないような文章も必要なのです。
そして、このような事態になって申し訳なかったと言う言葉も書くようにします。
やはり始末書を書くからには、そのような気持ちもありますよね。
だからこそ、この気持ちを素直に述べるのです。
対策を具体的に書く
そして、始末書にあるのは、今後同じようなことが起こらないようにすることです。
ですので、今後同じことが起こらないようにどのような対策をしたらいいのかっていうの書く必要があります。
具体例を挙げると、最近はデータの流出等が問題になっていますよね。
それは、時に社員の人が自宅で作業しようと思って、そのような重要なデータを持ち出してしまうようなケースもあるようです。
そして、それらのデータが入っているものを持ち帰るのは多くの企業で禁止しています。
それにもかかわらず持ち出してそのデータが入っているものを紛失してしまって始末書を書くときは、今後二度とそのデータが入っているものを社外に持ち出ないと言うことを書く必要があります。
データ流出に関しては、とある子供の家庭学習用の教材を使っているところで、派遣社員の人がそのデータを得るためにわざと社外に持ち出した事例がありましたね。
それは、大手のところでしたので登録をしている人も多く、多くの人を不安にさせました。
それで、そのデータを流出させた企業は大きく信頼を損なったところがあります。
ですので、このデータ流出がいかに大きな問題であることがよくわかりますね。
そして仮にその派遣社員の人が始末書書くとしたら、そのデータを二度と社外に持ち出ないという事と具体的な対策も書く必要があるのです。
もちろん、始末書はデータ流出だけではありません。
クレーム等に対してもよくしましを書くことがありますので、データを扱っている仕事していない人も人ごとではありません。
度重なる遅刻でも始末書書くことがあります。
その時も、どのようにしたら遅刻せずに済むかと言う対策を具体的に書く必要があります。
なるべく早急に提出する
なるべく重要な書類ですので時間かけてじっくり書きたいと思ってしまいますが、やはり始末書を提出する事態になったからこそなるべく早急に提出する必要があります。
例えば、会社のミスについて、気がついた時点で早急に対処していればそこまで大きな問題にならなかったと言うような事例はいくらでもあります。
だけど、ミス発覚を恐れて、なかなか報告をしなかったり偽装することによって、問題が大きくなってから事態が発覚することもあります。
このように大きなことになったら解決するまでに非常に時間がかかるのです。
始末書は、もうすでに大きなミスを犯してしまった後とは言えど、やはり反省している気持ちや今後の対策など、自分の思いを書いた始末書を早く提出しないことによって、社長や上司など、上の人に悪い印象を与えられることもあります。
ともすれば、始末書の提出を忘れているのか?と疑いをかけられ、本当に反省しているのか疑われる事態にもなりますので、慎重に書くのはもちろんのこと、なるべく早急に提出するということも大切なのです。
始末書のよくある間違い
始末書は、ミスや悪意のあることでやってしまったことに対し、反省をしもう二度と繰り返さないように気をつけると自分の反省の気持ちを書いた書類です。
だからこそ、そこが重要な書類です。
間違いがあってはせっかく始末書書いても悪印象与えられることがあります。