皆さんは始末書を書いたことありますか?

実は著者は、ありません。

やはり、始末書と言うそんなに書く事は無いですよね。

だからこそ書くような事態になってしまった時は非常に焦るものです。

著者も、結局は無事に解決したのでそのような事態には陥らなかったんですが、重大な鍵をなくしてしまったことがあります。

結局は、探した末意外なところが見つかったので始末書かなくても済んだのですが、これが本当に見つからなければ始末書ものでした。

ですので、始末書を書かないといけないようなことが起こると大変焦りますよね。

もしかしたらおもがけないことから始末書を書かないといけない事態になってしまった人もいるのではないのでしょうか?

では、始末書の書き方はどうすればよいのかを見ていきましょう。

始末書ってどう書けばいいの?

この始末書っていうのはそんなに書く機会がないことから、書くことになってしまうとどのように書いたらいいのかがあまりよく分からないところがあります。

では、始末書と言うのはどのように書いていけば良いのでしょうか?

このような書類をかくことになったという事であれば、精神的にも穏やかではなく混乱しているかもしれませんが、気持ちを落ち着けて見ていきましょう。

人生で何度も書くものではない始末書

始末書と言うと、そんなに書く機会はありません。

むしろ書く機会が多ければ遠の昔に解雇されている位に重大な処分について書く事が多いですので、やはり人生で何度と書くことがないのは一理あります。

では、この始末書を書くことと言うとどのようなことがあると思いますか?

例えばよくありがちなのが、営業車を運転していて交通事故にあった時に始末書を書くと言う事はあります。

営業の方でしたら渡したらそのような経験がある人もいるかもしれません。

後は、接客や営業のクレームについて始末書を書くと言うこともありますし、得意先や上司の人に対して、暴言を吐いたと言うようなことでも始末書を書くことがあります。

自分は社会人としてきちんとしているしこのような事は無いと言い切りたいところです。

しかし、監督不行き届きでも始末書を書くことがあります。

自分がいかにしっかりとしても、部下や後輩が重大な過失を犯すことによって、始末書を書かないといけない事態もあります。

ですので、いつどのような事で始末書を書かないといけないのかは誰にもわからないことです。

ですので、始末書の書き方は書かないといけない人はもちろんのこと、今現在は関係ない人もしっかりと学んでおきましょう。

始末書の書き方がわからない人のために教えます

いきなり始末書を書けと言われても多くの人は戸惑ってしまう事でしょう。

著者も始末書を書いたことがないため、始末書の書き方を聞かれるといまいちよく分からないところがあります。

そんな著者とともに、始末書の書き方を一から見ていきましょう。

始末書とは

では、始末書と言うのはそもそもどのようなものだと思いますか?

そもそも始末書とは何かということからひもといていきましょう。

過失をわび、その事情を書いて差し出す文書


始末書は、比較的重大なミス等で書くことがありますが、その過失をについて事情を書いて差し出す文書と定められています。

ですので、重大なミスを犯してしまったと言うことと、それを反省していることがしっかりと書かれている文章にしなければなりません。

ただ、始末書には書き方もありますので、それをしっかりと学ぶようにしましょう。

インターネットで調べても色々と始末書の書き方がありますので、それを参考に考えていくことが大切です。

つまり何かをやらかした、失敗した人が書くもの

端的に言うと、何か重大なことをやらかしてしまったとか、失敗してしまった人が書くものです。

著者もどうにか免れたものの、重大な鍵をなくしたって時は始末書を書かないといけない事態でした。

このように重大なものをなくしてしまったりしても始末書を書く事はあります。

そして、始末書の文章などを見ていくと、悪意なくやってしまったことでも始末書を書く事はあります。

ミスなどもそうですが、暴言やセクハラなど、悪意があるというか悪いと思ってもやってしまったことに関しても始末書が必要です。

始末書を書く意味

始末書を書くといっても一体何のために書くのかと思いますか?

その始末書書く意味についてもう少し掘り下げて見ていきましょう。

事実関係を明らかにするため

やはり、始末書を書くと言うのは比較的重大な事であることが多いです。

ですので、そのような事は二度とあってはならないことというのが大半です。

だからこそ事実関係が明らかでなければ反省のしようもありません。

そのために事実関係を明らかにするという目的で始末書を書きます。

いつどのような失敗を犯してしまったのかということを書く必要があるのです。

反省する誠意を伝えるため

よく、始末書ものと言うことを言われますよね。

それはどのようなことを指すのかと言うと、それほどに重大なことということを表します。

ですので、そのような重大なミスは頻繁にあってはならないことです。

ですので、それを反省する気持ちを伝えるためにも始末書を書きます。

やはり、そこまで重要なことと捉えず過ごすことによって、また繰り返される可能性があります。

ですので、始末書を書き、反省をしている誠実な態度を伝えるためと言うも始末書を書く意味に含まれています。

今後再発させないため

何度も触れているように、そのような重大なことというのは繰り返してはなりません。

自分もそうですが他の人もそのようなことがあったと言うことで、気を引き締める必要があります。

ですので、再発させないためにどうするかということも書いておくことが必要になります。

始末書の基本的な書き方と注意点


では、始末書を書くときどのように書いたら良いのでしょうか?

その基本的な書き方と注意点を見ていきましょう。

自社のフォーマットや様式を確認する

まず確認するべきは、自社のフォーマットにそのような形式があるのかと言うことです。

色々とインターネットで検索をしているといろいろな始末書のテンプレートがあります。

書き方なども解説されているので、そちらを使うことを考えてしまいがちですが、自社のフォーマットがあると言うことであればそちらを優先して使いましょう。

そしてフォーマットがあるわけではないけれど、このような形式で書いて欲しいと言う指定があったらそれに従います。

始末書は、自分のミスを認め、反省し、今後再発させないために気をつけることを誓う文章です。

ですので、ここは、自分の書き方を優先させるのではなく、会社の指定した書き方に素直に従うようにしましょう。

冒頭に書くもの

まず始末書は、冒頭に書くものというのはあらかじめ決まっています。

すべての会社を見たわけではないので一概には言えませんが、大抵フォーマットがある所でも下記に書かれていることを冒頭に書くことが多いのではないのでしょうか?

では冒頭に書くものについて一つ一つ見ていきましょう。

日付

まず、この始末書を書いた日付を書きます。

こちらも、フォーマットによって臨機応変にするところがありますが、基本的に和暦で書くことが多いです。

ただ、この和暦を漢字で書くケースが多く、略して平成の「H」だけと言うような書き方はいけません。

平成何年何月何日と言う形で書くようにします。

始末書の事例を見ても大抵平成で書かれているため和暦で書かれることが多いかもしれません。

もしかしたら2,0〇〇年と言うような、西暦で描かれることを求められることもあるかもしれませんね。

そのような時は素直にそれに従いましょう。

いろいろなフォーマットがあるので必ずしもそうとは限りませんが、大抵右側のほうに日付を書きます。

そして日付の下に自分の名前とハンコを押すと言う形になります。

(本文の下に自分の名前とハンコを記入する例もありますので、必ずではありません。)

宛先

そして、宛先は1番初めに描きます。

大抵左の1番上側に書かれることが多いです。

先ほど触れた日付に関しては少し下げたところの右側に描かれることが多いようですね。

宛先はたいていは社長宛になっています。

ですので、代表取り締まり社長、〇〇〇〇殿と言うような書き方をされるケースが多いです。

ただいろいろなケースがあり、大企業と言うことであれば、社長ではなく支店長などに提出すると言うこともあります。

ですので、大企業にお勤めの方は宛名をどうするかということもしっかりと確認しておきましょう。

そして、気になるところは、「殿」と書かれているところから本当にそのように書いてもいいのかと思ってしまうかもしれません。

ビジネス文書においては、この殿と使う事は失礼でも不自然でもありません。

ただ、気になるようであれば「様」を使うのは決して間違いでは無いようです。

ただ、気をつけるべき点は、そのような書かれ方をするケースは少ないかもしれませんが、〇〇社長と書かれていたら、役職に様をつけるのは不自然です。

その場合は必ず「殿」をつけるようにしてください。

タイトル

宛先と、日付、自分の名前と言うのを書いたら、次に来るのがタイトルです。

こちらも、指定された通りに書くようにしましょう。

ただ、いろいろなフォーマットを見る限りは、普通に「始末書」とだけ書かれているケースが多いです。

ですので、大半は始末書で良いでしょう。

文末に書くもの

そして、始末書の内容を書いた後、文末にどのようなことを書くのかというのを気になりますね。

もし先ほども触れたように冒頭で自分の名前を書く例もありますので、それだったら「以上」と書いたらもう終わりでいいです。

ですが、フォーマット次第では冒頭に名前などを書かないところがあるケースもあるようです。

ですので、自分の名前などを冒頭に書かなかったとしたら、必ず文末に書くようにしましょう。

所属・名前

もし冒頭にそのような名前や文章など書くことがなかったら、自分が所属しているところと、自分の名前を書くようにします。

この所属と言うのは、例えば第一営業部とか企画部といったものです。

そして、その下に自分の名前を書きます。

必要ならば認印

そして、必要なら自分の認印を押します。

その時は大抵、名前を書いた後位のところに「印」と書かれていることがあります。

ですのでそこに押すようにしましょう。

そして気をつけるべき点は、シャチハタはダメです。

シャチハタは、ちょっとした認印などカジュアルな場所での使用はできますが、このような重要な種類の場合は、シャチハタは歓迎されません。

ですので必ず朱肉で印鑑をついて押す形のものを準備する必要があります。

本文の書き方

もちろん、上記のような形式を守らないといけないと言うのはもちろんですが、始末書で1番重要なのはその本文です。

その本文に、やってしまった事はもちろんのこと、いかに自分の反省の気持ちを示すかということが大切です。

くどくなる必要はありませんが、やはりその気持ちを伝えることに重視しましょう。

そして、その時に、言い訳がましいような感じを与えると逆に悪い印象を与えてしまうことがあります。

ですので、本文の書き方こそ、神経を注ぎましょう。

では本文の書き方にはどのようなものがあるのでしょうか?一つ一つ見ていきましょう。

ですます調で書く

やはり、基本的な事はですます調で書くことです。

間違っても「である」などと言うように書いてはいけません。

いろいろな始末書の事例を見て行きましたが、尊敬語や謙譲語を使ってまで非常に丁寧にする必要はなく、ただシンプルにですます調であれば良いようです。

ただ、会社の空によって色々と違うところがあります。

ですのでですます調を守るのは必須ですが、どのような書き方をすればいいのかというのは事前に確認をしておきましょう。

何度も言うように、基本的に会社に対し反省する文章を提出するという意味合いですので、ここは会社のやり方に合わせたほうが聡明です。

簡潔に分かりやすく書く

このような起こった事の説明は人によってはかなり難しいものです。

説明すればするほどにだんだんと分かりにくくなるような人も少なからずいます。

ですが、なるべく簡潔にわかりやすく書くことが大切です。

この書き方はそんなに書く機会がないからこそ難しいものです。

ですので、まずできる事は、その始末書の事例を見るようにしましょう。

サイトで調べると、いろいろな始末書のテンプレートが出てくることがあります。

もちろん、どれが1番自分にぴったりかというとそこまではないのかもしれないけれど、少々応用を効かせるだけで、簡潔にかける可能性があります。

そして、もし上司がいれば、その人もこのミスが起こったときに関わっている可能性がありますので、上司に相談するのも良いでしょう。

事実を正直に説明をする

そして重要な事は、事実を正直に説明することです。

やはり自分が悪意なくやってしまったことでも、結果的に悪い方に行ってしまうこともあります。

ですので、そのような場合もついつい隠したいと思ってしまうものです。

そして、セクハラやパワハラパワハラなど、悪意を持ってやってしまったことであれば、ついつい隠したくなるというのも人間の当然の心理なのかもしれません。

ですが、ここで嘘があると、さらに火に油を注ぐ結果になります。

反省する気持ちを提出する文章なのに、正直なところがなく嘘があるということになると、本当に反省してるのかと疑いの目をかけられてしまうことがあります。

ですので、正直に報告するのは自分にとっても辛い作業かもしれませんが、起こった事は正直に説明することが大切です。

原因を詳しく書く

確かに簡潔に文章を書くということが大切です。

始末書と言うのは大体1枚の紙で作成されます。

いろいろなフォーマットがあるので一概には言えませんが多くの場合はA4サイズなのではないのでしょうか?
ですのでそこに簡潔な説明が求められるというのは一理あるのですが、やはり起こってしまった原因については詳しく書く必要があります。

それは、今後二度とそのようなことが起こらないようにしようと言う意味合いもありますので、原因がわからないとどうすることもできないからです。

ですので、簡潔に書くでの大切な一方で、原因については詳しく書くようにしましょう。

いろいろな始末書の事例について見てきましたが、やはり大体の始末書の書き方が、原因について書かれていることが7割8割といったものが多かったです。

やはり、シンプルな文章の中でそれだけ原因の事について書く割合が多いと言う事なのですね。

謝罪の言葉や反省を述べる

そして、シンプルに原因の事について多く書くというようなことも言ってきましたが、やはり大切なのは始末書でも反省の気持ちが表すことです。

そのような意味合いもあるので、きちんと謝罪の言葉や反省を述べることも大切です。

ただ、言い訳と取られるようなことを書くのはやめましょう。

やはり、重大なことが起こって、社長や上司を怒らせているような状態ですので、そのような言い訳めいたことを言うと、本当に反省しているように見えないところがあり、ますます状況が悪くなることがあります。

ですので、多くの始末書のテンプレートを見ていても、「弁解の余地はありません。」と言う文章が目立ちます。

やはり、このように言い訳は一切しないような文章も必要なのです。

そして、このような事態になって申し訳なかったと言う言葉も書くようにします。

やはり始末書を書くからには、そのような気持ちもありますよね。

だからこそ、この気持ちを素直に述べるのです。

対策を具体的に書く

そして、始末書にあるのは、今後同じようなことが起こらないようにすることです。

ですので、今後同じことが起こらないようにどのような対策をしたらいいのかっていうの書く必要があります。

具体例を挙げると、最近はデータの流出等が問題になっていますよね。

それは、時に社員の人が自宅で作業しようと思って、そのような重要なデータを持ち出してしまうようなケースもあるようです。

そして、それらのデータが入っているものを持ち帰るのは多くの企業で禁止しています。

それにもかかわらず持ち出してそのデータが入っているものを紛失してしまって始末書を書くときは、今後二度とそのデータが入っているものを社外に持ち出ないと言うことを書く必要があります。

データ流出に関しては、とある子供の家庭学習用の教材を使っているところで、派遣社員の人がそのデータを得るためにわざと社外に持ち出した事例がありましたね。

それは、大手のところでしたので登録をしている人も多く、多くの人を不安にさせました。

それで、そのデータを流出させた企業は大きく信頼を損なったところがあります。

ですので、このデータ流出がいかに大きな問題であることがよくわかりますね。

そして仮にその派遣社員の人が始末書書くとしたら、そのデータを二度と社外に持ち出ないという事と具体的な対策も書く必要があるのです。

もちろん、始末書はデータ流出だけではありません。

クレーム等に対してもよくしましを書くことがありますので、データを扱っている仕事していない人も人ごとではありません。

度重なる遅刻でも始末書書くことがあります。

その時も、どのようにしたら遅刻せずに済むかと言う対策を具体的に書く必要があります。

なるべく早急に提出する

なるべく重要な書類ですので時間かけてじっくり書きたいと思ってしまいますが、やはり始末書を提出する事態になったからこそなるべく早急に提出する必要があります。

例えば、会社のミスについて、気がついた時点で早急に対処していればそこまで大きな問題にならなかったと言うような事例はいくらでもあります。

だけど、ミス発覚を恐れて、なかなか報告をしなかったり偽装することによって、問題が大きくなってから事態が発覚することもあります。

このように大きなことになったら解決するまでに非常に時間がかかるのです。

始末書は、もうすでに大きなミスを犯してしまった後とは言えど、やはり反省している気持ちや今後の対策など、自分の思いを書いた始末書を早く提出しないことによって、社長や上司など、上の人に悪い印象を与えられることもあります。

ともすれば、始末書の提出を忘れているのか?と疑いをかけられ、本当に反省しているのか疑われる事態にもなりますので、慎重に書くのはもちろんのこと、なるべく早急に提出するということも大切なのです。

始末書のよくある間違い

始末書は、ミスや悪意のあることでやってしまったことに対し、反省をしもう二度と繰り返さないように気をつけると自分の反省の気持ちを書いた書類です。

だからこそ、そこが重要な書類です。

間違いがあってはせっかく始末書書いても悪印象与えられることがあります。

では、始末書によくある間違いについて見ていきましょう。

誤字脱字

確かにしますが早急に提出しないといけません。

ですが、焦って書きなぐるようなことをするのはいけないのです。

確かにと早急に提示する必要ありますが、誤字脱字のない程度に慎重に書くようにしましょう。

慎重に書けば大丈夫!と思いがちですが、漢字については意外と思い違いがあります。

大人になっても、意外なところで漢字の使い方が間違っている人は多く見受けられます。

それはなぜかというと間違えて覚えているところがあるのです。

ですので、自分は正しく書いているつもりでも意外と間違いがあるかもしれないので、しっかりと間違いがないのかっていうのはインターネットや辞書などで調べながら書き進めていきましょう。

できれば、何かに下書きをし、後で他の書類に清書する形が良いのかもしれませんね。

大人になると違うのかもしれないしそこは何とも言えませんが、うちの子供たちはかなり不注意なところがあります。

最近は治ってきたものの、「百」と言う事の下の辺は、日にちの「日」ですよね。

ですが、上の子はそれを「目」と書いてしまうことが多かったです。

このように、不注意なことから先が1本多かったり逆に少ないといったこともよくあります。

ですので、これで大丈夫と過信せず、もしかしたら間違えているのかもと言う気持ちを持って確認することが大切です。

コピペ

著者も、この始末書についての記事を書くときにこのテンプレートについては色々と調べました。

ですので、多くの方はそのような始末書のテンプレートを参考に色々と書いていくことでしょう。

確かに何度と書くこともないことですし、真似をしておけば大丈夫だと思えるかもしれません。

ですが、やはり始末書は起こった事実を書く一面もありますが、今後の反省を書くなど自分の気持ちを表現するところがあります。

それなのに、コピペであることがわかると、その心情は一気に悪くなります。

ですので、必ず自分の言葉で書くようにしましょう。

特に反省の言葉は自分で考えた文章にすることが大切です。

ただ、コピペについては見つかりさえしなければ良いのでは?と思ってしまいますよね。

確かにインターネットが全くできない人だとそのコピペがばれるリスクはそんなに高くないかもしれません。

ですが、最近はネット社会ですので、それも簡単に調べることができます。

著者はこのようにライティングの仕事をしていますので、自分の文章が他のサイトと大きく被っていないかというの調べることがあります。

そしてこのコピペチェッカーは、特に何かソフトをインストールすることなく使うことができるのです。

そして、無料で使うことができるところも多いので、気楽に利用できます。

ですので、自分の仕事がそのようなライティングとは全く関係がないというようなことであっても、インターネットを使える環境であれば、それがコピペかどうかのチェックは簡単にできます。

そこまで、暇がないというのはあるのかもしれないし、実際に始末書の文章がコピペかどうか調べるような人もそこまで多くは無いのかもしれませんね。

ですが、やはり調べられる可能性もあるということで、コピーでは絶対に使わないようにしてください。

提出時期

そして、1番大きく悩むのがこの提出期限です。

やはり、あまりに遅いと心情を悪くしてしまうところがあるので早急に出しておきたいところです。

具体的に提出期限を定められているのであれば、必ずその提出期限に出す事を厳守しましょう。

ミスをした上に、始末書の提出でも遅れたとなると非常に心情が悪くなります。

そして、いつまでに提出するかということを具体的に言われなかった場合は、できれば上司などに聞くのが望ましいです。

ただ、非常に怒っていて提出期限を教えてくれないような事態もあるのかもしれませんし、そのような期限はには触れず「いつでもいいよ。」と言われることもあるかもしれません。

すべての職場の人間関係が良いとは限らないので、はっきり言ってくれないケースもあるでしょう。

そんな時は、丁寧に書くのはもちろんですが、なるべく一刻も早く提出するようにしましょう。

関係性が良いところでも、重大性の高いミスをすることでかなり信頼が損なわれている事態になっています。

始末書の提出期限も具体的に教えてくれない位に人間関係が悪化しているところだと、ますます働きにくい環境になります。

ですので始末書は、定められている期限厳守、もしくは一刻も提出するのが正しいです。

始末書をしっかり書いて反省しましょう

始末書の書き方についていかがでしたでしょうか?

あまり書くことがないからこそ、どのように書いたらいいか戸惑いますよね。

自分は、真面目に仕事をしているし大丈夫だと思いますが、やはり人間ですので何か過失があることによって始末書をかくことがあるかもしれません。

もしくは、自分ではなく部下の監督不行き届きで始末書を書くことがあるかもしれません。

ですので、始末書の書き方を知ることで損することはありません。

始末書の書き方はあらかじめ書き方が決まっていることがあります。

ですので、それを守るのはもちろん大切です。

もし会社でテンプレートがなければ、始末書の書き方などを調べて書くことになると思いますが、それは参考にする程度で、あくまで自分の言葉で書くようにしましょう。

仕事の場ですので、反省の気持ちばかりを書きすぎて感情的な文章になるのは良くありません。

できれば、淡々と事実説明があるのと、反省の弁があると言うような書き方が望ましく、なおかつ自分の人柄もにじみ出るような始末書が1番良いです。

もちろん、そのような重大な失敗をしないのが1番かもしれません。

しかし、やはり人間ですので、何かしらしましを書かないといけない事態というのは発生する可能性があります。

ですので、自分は関係ないと思わず、始末書の書き方についても一通りの知識を得ておくと良いでしょう。