また、日々の在庫管理にコンピュータシステムを使って在庫管理を行っている企業では、一斉棚卸しの際に商品のバーコードを読み取り、数量を入力できるハンディーターミナルを使うなどの工夫を取り入れているケースもあります。
循環棚卸し
循環棚卸しは、一斉棚卸しよりも長い期間を設けて計画を立て、倉庫ごとの品目ごとに実施日を割り当てて順次棚卸しを進めていく方法です。
業務に影響を与えないように中断することなく、数日間に1回程度の棚卸しを繰り返しながら長期間に渡って進めていきます。
大企業にみられるように、倉庫の数が多く棚卸し対象の品目が数万点以上になるなどのケースでは循環棚卸し方法を採ります。
大企業の多くは、日々の在庫管理にコンピュータシステムを使って在庫数量の増減を把握していますので、循環棚卸しの際にもコンピュータシステムに接続したハンディーターミナルを使って対象物のバーコードを読み取って、数量を入力するなどの工夫を採り入れているケースが多いです。
帳簿棚卸し
帳簿棚卸しは、倉庫に在庫中の実際の現物の数量を把握する実地棚卸しとは異なり、在庫管理の帳簿上で商品や製品、原材料の数量を確認する方法です。
帳簿棚卸しは、日々発生する倉庫への入庫や倉庫からの払い出しに伴う在庫の増加や減少が発生した都度、在庫管理の帳簿に記録を残していく方法です。
帳簿棚卸しは、文字通り帳簿上で行う棚卸しです。
膨大な在庫数を抱える企業では、実地棚卸しを行う際には、多くの日数と多くの人手を要します。
更には、棚卸し作業のために業務を一時的に中断することも必要になります。
しかし、棚卸しのために業務を一時的ではあっても中断することで、社会や取引相手の企業、顧客へ大きな影響を及ぼすケースでは、実地棚卸しは行わずに帳簿棚卸しを行います。
帳簿棚卸しを行うためには、日々発生する在庫の増減を記録するための入出庫管理表を作成し、在庫の増減が発生した都度数量の変化を正確に記録しておくことが大切です。
帳簿棚卸しは、実際の現物数量調査を行う実地棚卸しに比べると時間と人件費を節約できます。
️棚卸しの手順
棚卸しの手順は、お店などの小売業と製品を製造する企業とでは異なる面があります。
一般的な棚卸しの手順は、次のような進め方になります。
(1)棚卸実施結果の内容を記録するための棚卸票を作成する。
(2)棚卸し対象商品を保管している倉庫など保管場所の見取り図を作成する。
(3)棚卸実施日の作業スケジュール表を作成する。
(4)棚卸実施責任者は、棚卸担当者に各作業を役割分担し、割り当てる。
(5)棚卸作業は、担当者2名一組で行い、お互いに確認し合う。
(6)棚番号ごとに在庫中の対象商品の数量を現物確認していく。
(7)商品ごとに把握した数量に単価を掛け合わせた資産評価額を計算する。
(8)各商品の資産評価額を集計した資産総額を計算する。
上記の手順で棚卸し作業が進められます。
見取り図の作成
棚卸し作業の実施対象となる各倉庫内の保管棚の位置を明示した見取り図を作成します。
見取り図には、商品ごとの保管棚番号を連番で記入します。
見取り図に記入された保管棚番号をもとに、実際の商品棚に棚番号票を予め貼付して漏れがないことを確認します。
商品棚に棚番号票が貼付されていることで、作業を迅速に効率よく進めることができます。
また、棚番号票ごとに担当者を割り当てることができるため、棚卸し作業の見落としや重複カウントを防ぐことができます。
棚卸し票の作成
棚卸し作業の内容を記録するための棚卸し票を作成します。
棚卸し票は、棚卸実施日や在庫の保管場所、棚番号、対象商品名、数量、単価、責任者などの棚卸実施内容を記録するために使用します。
実施結果の数量等を記入した棚卸し票は対象商品の現物数に代わるものなので、枚数を数えて大切に保管します。
タイムスケジュールの作成
棚卸し作業は、企業の従業員が本来業務を離れて実施するため、業務を一時的に中断するなどの本来業務への影響が生じます。
このため、業務への影響を最小限に抑えるために、予めタイムスケジュールを作成します。