ただ相手の状態を全く知らなかったというのであれば仕方はないです。
３．詫び状
拝啓や敬具の使用用途は挨拶だけではなく、詫び状としても活用される事があります。
こちらは大手くらいでしょうね。
小規模の会社であればあまりない事かもしれません。
詫び状を作成するというのは余程の事がない限りは作成するものではないです。
強いて言うなら個人情報紛失や漏洩、その他何かしら不便をかけてしまった際に使われます。
そもそも詫び状自体滅多にないものなので、受け取った人は本当に少ないでしょう。
どんなものかと言いますと、例文にしてお見せした方が良いかもしれません。
拝啓の後に季語、自社を利用して頂いてありがとう御座いますなどですね。
本文に関してですが、まずいつに何が原因でどういう事が起こり、何が手紙の主に対して困る事があったかを書く必要があります。
そしてその人物の被害損害を書き、謝罪をするという形ですね。
最後にどういう処置を取るかも書いておかないといけません。
私には詫び状の経験はありませんが、こういうものを書く時って凄く緊張しちゃうものなんですよ。
相手に何て書いたら良いか分かりませんし、怒られたりしたらどうしようって考えちゃうんです。
だって内容によったら相手は怒り出す可能性もあります。
大丈夫だったけど…そういう問題じゃないよね？と相手側からすればいい気ににはならないでしょう。
詫び状を出したから許して欲しいというだけではなく、今後一切同じような事をしませんという誓いのようなものというのも頭に置いておいて下さい。
反対に自分が詫び状をもらった時、一番わかりやすいと思います。
詫び状を出す時の注意点としては、何をどんな風に書いたかを覚えておきましょう。
もしかしたら相手から電話がかかってくるかもしれません。
手紙だけでは大まかな事しか書いていない為伝わらない事もあるので、電話が来る可能性も考慮しておいた方が安心ですよ。
いざという時答えられないようでは詫び状を出した意味がありませんからね。
詫び状の場合は拝啓と敬具ではなく、謹啓と敬白にしなければいけません。
フォーマルな文章ではなく、お詫びの言葉なのでかしこまった文章になります。
謝意を伝えるのが最優先
手紙だけではなく何でもそうですが、相手に対してお詫びをするという事は自分が悪かったという事を認める必要があります。
詫び状を書く時に考える事って自分は悪くない、何故こんなものを書かなければいけないんだと思っている人も中にはいるんですよ。
自分の非を認められない人もいますからね。
私も失敗した時は逃げたい、誰かのせいにしてしまえば楽になると考えた事はあります。
しかしやってしまったのは自分の責任でもありますし、もし反対の立場で同じ事をしてしまえばその人からの信用を一気になくしてしまう事になるでしょう。
取引先の相手であれば、契約を打ち切られたらどうなるか？
お客さん相手であれば、どうなるかが問題なんですよ。
何よりかにより相手に対して誠意を伝える事が重要になります。
ただ手紙で誠意を伝えるのってどうしたら良いの？と思うかも知れませんが、一切言い訳をしない事ですね。
たまに謝るよりも下手な言い訳をしてしまう人っていませんか？
それって自分の非を認めていない証拠だと認識しておいて下さい。
本当は謝罪の気持ちを伝えるのは手紙ではなく、直接会う方が良いんですけどね。
ただプライベートならともかく、ビジネスにおいては詫び状の方が良い場合もあります。
相手の時間を割いてしまう事もありませんし、また手紙に書く事で相手に対して発言を文章にする事で信用してもらう事も可能なのです。