拝啓、敬具の使い方をご存知の人は、若い世代ではまずいないでしょうね。
手紙やメールを書くにしても、ビジネスでも滅多に使う事がありません。
拝啓、敬具の違いは大きく異なります。
大体拝啓でも分かる人はいますが、手紙の一番最初に書く文章だという程度しかご存知ないでしょう。
敬具なんてどこに入れたら良いかもっとわからないという人もいます。
どういう風に使えばよいのかわからないという方に、ぜひ見ていただきたいのですが、正直な話拝啓や敬具などを使う人物は目上の立場にある人間のみとなりますね。
「拝啓」とは？
拝啓とは手紙の一番最初に書く挨拶文となります。
使用用途はビジネスだけではなく、冠婚葬祭の時でも使用しますね。
ただこれちゃんと読めている人はいるのでしょうか？
今は漢字を理解していない人も少なくはないです。
はいけいと読むのですが、使用用途はおろか漢字を読めなければ意味はありません。
ざっくりした言い方をすると、おじぎという意味を持つと思って下さい。
読み方「はいけい」
読み方としてははいけいと読みます。
漢字の意味合いとしては拝はお辞儀をするという意味です。
啓は申し上げるという意味になり、この２つの漢字を合わせるとお辞儀をして申し上げるという事になります。
日常でも目上の方に頭を下げてから何かお伝えしておりますよね。
拝啓と書く事で、それを手紙でも同じようにしていると思って下さい。
手紙の初めに書くあいさつの語
拝啓のように手紙の初めに書く挨拶の言葉は、頭語と呼ばれ手紙の一番最初の冒頭に使われる言葉です。
頭語とはこんにちはや失礼致しますなどのような挨拶に当たるものだと考えて下さい。
拝啓を使う事によって、それらの挨拶を表している事になります。
一般的な文章では拝啓を使っても問題はありません。
唐突に本文に入るのも無作法、不躾になってしまうので、ビジネスシーンでは使用される事も多いのです。
用途によって手紙の初めに書くあいさつの語は異なりますので、全部が同じようには考えないようにしましょう。
ちなみに頭語は季節によって使用される季語とはまた別物です。
例えば夏に使われるものであれば、梅雨明けの候～などと使われます。
大体拝啓の後に季語が続くのですが、時期によって違うので難しいですよ。
謹啓
読み方はきんけいと読みます。
拝啓よりももっとかしこまった手紙で使用されるため、聞いたことすらないという人も少なくありません。
一般的なビジネス文章であれば拝啓でもさほど問題はないのですが、面識がなく初対面の相手に送るのであれば謹啓が好ましいとされています。
意味合い的には拝啓以上にもっと相手にへりくだった感じでしょうか。
謹の謹という言葉は、言動に注意して敬意を表すという物になります。
別の言い方だとうやうやしくという意味にもなるのです。
謹啓は敬白とセットになるものですが、敬白ではなく謹白とする人もいます。
「敬具」とは？
敬具とは拝啓同様冠婚葬祭などかしこまった時に使う言葉なのですが、こちらは最初ではなく手紙の最後に使用する挨拶となります。
いわゆる結詞の１つですね。
大まかに言えば敬意で結ぶと思って下さい。
拝啓や敬具など色んな言い方があるのです。
一般的に使用されるのげ敬具となります。
重要なのが拝啓と敬具は１セットであることだけは頭に入れておけば間違いはないでしょう。
拝啓を使用する場合は必ず敬具をセットで付けておかないと、先方から失礼な人間だと思われてしまいますので気をつけて下さい。
滅多に使う事もないので間違う人間も多いのですが、他社に向けて使うため失敗するとかなり痛い目に合いますよ。
あなた自身というよりも会社自体の品格を問われる事になるでしょうね。
ビジネスマナーとして最低限度の事だという認識をお持ちくださいませ。
読み方「けいぐ」
読み方はそのままシンプルに、けいぐと読みます。
こちらも意味は敬は相手をうやまう、具は分かりにくいですが啓と同じ意味で申し上げるという意味になるのです。
本当に意味は拝啓とほぼほぼ変わらないのですが、敬具は文章の最後に持ってきている事が重要だと思って下さい。
拝啓はこれから申し上げると言ったもの、反対に敬具はつつしんで申し上げたという事を表しています。
手紙などの末尾に用いる語
基本的に拝啓、敬具は１セットとして使われます。
敬具は結語と呼ばれる結びの言葉の１つです。
たまに拝啓や敬具のどちらかしか使われていない事もあるのですが、ちゃんと使えていない人もいるんですよ。
結語というのはややこしく勘違いされやすいのですが、文章の一番最後に使われる言葉ではありません。
正確には挨拶文の最後に記載されるものとなります。
どちらかと言うと拝啓の方はまだ理解されてはいますが、敬具の方が結構間違って使用されている方もいますので注意して下さい。
敬具はさようならや失礼いたしますなどの意味合いで使われます。
結語とは敬具の他に拝具や敬白、まだ理解が出来るかしこなどになりますね。
ちなみに一般的なものと丁寧な文章では、頭語も結語も異なりますので調べて書いた方が良いでしょう。
「拝啓」と「敬具」のビジネスでの使い方
「拝啓」と「敬具」のビジネスでの使い方は、滅多に使うものではないので分かりにくいでしょう。
使う相手も距離があり尊重したい相手に使うため、ほとんど使用される事はありません。
私も働いていた時は拝啓など使った事はないです。
百貨店や大手企業などかしこまったような所でないと、使わないでしょう。
私も事務員をやってはいましたが、医療関係のだったので使わなかったです。
何故使用頻度が低いかと言いますと、基本的に手紙でのみ使用されるものだからかもしれません。
ビジネスシーンではメールやFAXに「拝啓」と「敬具」を使用する事はないですね。
１．距離があり尊重したい相手に使う
基本的に距離があり尊重したい相手に対して使うものとなります。
それってどんな人？と思うかも知れませんが、普段ほとんど接点がない他部署の上司や、いつもお世話になっている取引先の企業相手ですね。
少なくとも直属の上司には使うものではありません。
拝啓や敬具を使う時は、定期的な挨拶が目的となります。
主なものだと仕事の報告や、年末年始などいつからいつまで休みなどという報告ですね。
ぶっちゃけて言えば結構スルーされるような内容が多いでしょう。
特別重要視するような内容ではなく、本当に挨拶程度なのでちゃんと見ていない人も多いのではないでしょうか？
春夏秋冬でこういう事がありましたとか、暑中お見舞や年末年始の挨拶が主ですね。
ただそこまでこだわらない会社も多いため、実際は暑中見舞いや年賀はがきを出す程度にしている所もあります。
その方が手軽で簡単ですしね。
ビジネス以外だと、親族関係かもしれません。
例えば兄弟の嫁や旦那の家族に送るなどでしょうか。
私が結婚する時に、姉の旦那の親族からお祝いをもらった事があります。
その時にお礼の品とお礼状を付けて渡してもらいましたね。
ただお礼状に関しては姉から私では信用がないという事で、作った事がないです。
ある意味で言えば上司よりも厄介なのは、兄弟の親族関係かもしれません。
何せ堅苦しい所らしいので、下手な事をすれば姉に恥をかかせてしまう事になってしまうからです。
たかがお礼状１つと思うかもしれませんが、兄弟の配慮の親族ほど厄介なものはありませんよ。
兄弟はお世話になっているとは言え会う事もありませんからね。
ビジネスなら自分自身が責任を持てますが、親族関係だと身内が痛い目を見てしまうので失敗がしにくいのです。
もちろん気にしない所もあるのですが、格式や固定概念でガチガチに固まっているような家はそういうのをめちゃくちゃ気にします。
まだ若い方にはわからないかもしれませんが、兄弟がいる方や兄弟が結婚するという方は覚えておいた方が良いですよ。
距離はあるとは言え、何せ長い付き合いになるのですからね。
先例を必ず確認した上で
相手の企業先に使用する際は、先例を確認してみましょう。
基本的にデータベースには残っているものですが、先輩や誰かから引き継ぐ場合、ないケースも考えられます。
先例はあったら一番楽ですね。
特に何もなければ使い回しが出来ますし、下手な事を書く必要が無いので失敗もありません。
しかし予め先例はないものと考えておいて下さい。
先例があれば何とかなるだろうと思ってしまうと、人は考える事を止めてしまいます。
引き継ぐ際、先輩がデータベースにちゃんと保存していなかったり、今まで間違った文章を出してしまっていた可能性も高いのでそれを踏まえて確認しておくと安全ですよ！
先例が間違っていないとは決して言い切れませんからね。
普段ほとんど接点がない他部署の上司
普段ほとんど接点がない他部署の上司であれば、上司とはいえど距離は近くありません。
同じ職場とは言え、仕事場が違えば話さない事もあるものです。
あまりピンと来ない方もいるでしょうが、本社と支店などの人間という言い方をするとわかりやすいかもしれませんね。
接点どころか、ほぼほぼ会うような機会も少ないでしょう。
普段直接やり取りをしていない取引先の上役
基本的に取引先というのは会うような事は少ないです。
大体は電話のやり取りのみで終わる事もありますからね。
担当者がいても備品などを発注した際、持って来てくれるのは別の人だったりする事もあります。
私自身昔医療事務として働いていた時、備品や薬品などの発注を担当していました。
FAXや急ぎの時は電話で直接対応していました。
年に１回棚卸しの時期に担当者さんに直接会えるかどうかくらいですね。
何かしらの役割を持っていると、取引先の上役との接点は普通にあります。
電話程度でしか会うような事はありませんが、取引先というのは会社にとってライフラインと言っても過言ではないでしょう。
私は特に拝啓などのそういうやりとりはありませんでしたが、普通の企業では当然なのかもしれません。
取引先なので粗相をする事などは考えにくいですが、ずっと長く続けて行くような関係性であれば、相手に対して失礼のないようにしておかなければいけないですよね。
もし取引を止めたいと相手先から言われてしまうような事があれば、会社としてとんでもない損失になってしまいます。
最低限度の礼儀は忘れないようにしておきましょう。
まれに取引先に対して迷惑をかけてしまう事も考えられるので、常日頃から敬意を払っておけば問題はそこまで大きくはなりません。
２．ビジネスメールでない場合に使う
ビジネスメールでない場合に使う際、どのような用途で使用するかというものですが、基本的には挨拶が目的ですね。
年末年始や新年の挨拶などに使用する事があります。
ビジネス以外でもある程度距離の離れている人間だと、普通に使ったりしますよ。
昔お世話になった職場の上司や先輩や、ある程度交流はあったけど現在距離がある人等に手紙を出す場合は使うかもしれません。
一般的にビジネスメールのみで使用されていると思われている事が多いのですが、別に公私問わず普通に使用される事もあるのです。
拝啓や敬具はビジネスだけの存在ではなく、プライベートも含めて目上で距離のある人物ですからね。
定期的な挨拶が目的のメール
定期的な挨拶が目的のメールで拝啓や敬具を使う場合ももちろんあります。
多分捨てている人が多いと思いますが、百貨店やどこかの販売店などからダイレクトメールをもらった時は結構使われていますよ。
よく利用している服屋さんや美容室などから、新年などの挨拶として来るメールに拝啓や敬具を使用されていたと思います。
一番良い例文として使える事が出来るかもしれませんね。
基本的には新年のあいさつ、年度替わりの挨拶やかしこまった感じの場合にも使用されます。
ちなみに年度というのは３月３１日以降の事を指すと思って下さい。
学生の新学期と同じような感じですね。
何故年度の説明をするかと申しますと、実は年度って何かわからないという人もいるのです。
大体年度替わりにの時に棚卸しセールなどの決済があるので、そういう時にはダイレクトメールなどが一斉に送ってくる所もあります。
口頭では拝啓などは言う事はありませんが、全てメールだと思って下さい。
新年の挨拶
年賀はがきなどで使うケースもあります。
基本的に手書きではなく、パソコンで作成するものです。
プライベートならともかく、さすがにビジネスとなると取引先やお客さんに送る事となるので何十枚となるでしょう。
基本的には同じ文章で締めくくる形にはなります。
年度替わりの挨拶もしますが、ほとんどは面倒くさいので新年のみの挨拶で終わっている人の方が圧倒的でしょう。
私は医療関係で働いていましたが、新年の挨拶は取引先や病院関係などに年賀はがきを送っていました。
本来であればはがきで拝啓や敬具を使う事はないようなのですが、前例としてずっと使っていたようなのでそのまま継続しています。
「拝啓」と「敬具」を使わない場合
拝啓や敬具を使わない状態とはどんな時かというものですが、基本的に親しい相手には使用しないですね。
何故なら拝啓や敬具はある程度距離の空いている人物に対して使用されるものです。
確かにフォーマルな言葉ではありますが、逆を言えば親しい相手に対して使用してしまうとどうなると思いますか？
その辺りを重点的に見ていきましょう。
ちなみに前文を省略する頭語があり、前略と致します。
前略はそのまま前文を省略という意味になるのです。
ただし前略を使用する相手は、親しい人間やある条件の人間で無い限りは使う事が出来ません。
たまに取引先の相手にも使用する事がありますが、それは前例があればの話ですね。
１．親しい相手に出す
親しい相手に拝啓と敬具を使用すると、距離があると思われてしまいます。
相手に教養がなければそこまで何も思わないかも知れませんが、もし自分が使われたらこの人は自分は距離を空けたい存在なのかと誤認してしまうでしょう。
親しい相手というのは直属の上司や会社の先輩などある程度交流のある人物に当たります。
結婚している場合なら、パートナーの家族に手紙を出すのであればそこまで問題はないでしょう。
「拝啓」と「敬具」はフォーマルな手紙で使う表現のため、親しい人間に対して使用するものではありません。
フォーマルとは儀礼的や格式ばっている事を意味します。
親しい間柄の人間に対して儀礼的な事などしませんよね？
意味が分からずとも、相手からすれば凄く堅苦しいと思われてしまうので、距離感はなくし方が無難ですよ。
相手との距離感を強調しない
あくまでも相手との距離感を示したいものではなく、相手を尊重して申し上げる言葉となります。
普通目上の人に気安く話しかける訳ではありませんよね。
特に取引先の企業の場合は距離感が近すぎるのもどうかと思いますので、ある程度空けている方が無難とも言えます。
反対に距離感が近すぎるとちょっと…と思いませんか？
直属の上司や先輩は親しい間柄ですが、取引先の人間はビジネスパートナーとしての付き合いと考えた方が良いでしょう。
自分の立ち位置を理解できていない人も中にはいます。
別に距離感を強調した方が良いと言っている訳ではなく、距離感はある程度空けておいた方が良い人物もいる方が確かですね。
取引先と仲良くなりすぎてしまうと、仕事に支障が出てしまうのでなあなあな関係になってしまう事もあります。
ただ親しい関係であれば距離感を空けてしまうと、コミュニケーションが取れなくなってしまうので、距離感は作らない方が良いでしょう。
企業先で親しみを込められたら違和感しかありませんからね。
２．前文なしの手紙への返信
前文なしの手紙というのは、ちょっとわかりにくいですよね。
そもそも前文とは何かという事ですが、拝啓を含め季語を使った前置きとしての文章となります。
フォーマルな文章ではよく前文を使用されますし、差出人の心情を挨拶文として使用しているものです。
目上の人には基本的に前文を書く必要があり、また反対に前文が相手から送られてきた場合は返信する際には前文を使用しなければいけません。
一応ちゃんとしたルールは存在します。
基本的に相手から前文なしの手紙が来た際は、自身も前文なしで問題はありません。
反対に自分が前文なしの手紙を書く時は、いくつか注意点が存在します。
目上の方であっても前文がいらないものもあるのです。
前文を省略する必要があるものは、親しい人間に手紙を書く場合や緊急を要する手紙だと思って下さい。
例えば生死の安否やお礼状や詫び状などがこれに当たります。
お見舞い状やお悔やみ状なども前文を省くと考えて下さいませ。
後は年賀はがきなどにも使用する事はありません。
ここ最近一番多いのが、地震や大雨などによる災害などのお見舞い状かもしれませんね。
ニュースなどで見れば被害状況はある程度理解出来るとは思いますが、身体は元気であっても精神的に元気ではないと思って下さい。
家が倒壊した人もいれば、家族が行方不明になった人もいるのです。
誰だってしんどい時に自分は元気にやっていますなんていう前文が書かれていたら、カチンときますし空気を読んでいないと思われても仕方ないでしょう。
そんなつもりではないかもしれませんが、相手からすれば自分はしんどい目にあっているのにこんな時に最低だと思ってしまうんですよ。
物凄く失礼な事に当たりますので、そういう状況の時に前文は必要ありません。
強いて前文を使用するならば、私はあなたを心配しているという文章の方が良いですね。
安否を尋ねるような挨拶はなるべく避けるようにしましょう。
ただ相手の状態を全く知らなかったというのであれば仕方はないです。
３．詫び状
拝啓や敬具の使用用途は挨拶だけではなく、詫び状としても活用される事があります。
こちらは大手くらいでしょうね。
小規模の会社であればあまりない事かもしれません。
詫び状を作成するというのは余程の事がない限りは作成するものではないです。
強いて言うなら個人情報紛失や漏洩、その他何かしら不便をかけてしまった際に使われます。
そもそも詫び状自体滅多にないものなので、受け取った人は本当に少ないでしょう。
どんなものかと言いますと、例文にしてお見せした方が良いかもしれません。
拝啓の後に季語、自社を利用して頂いてありがとう御座いますなどですね。
本文に関してですが、まずいつに何が原因でどういう事が起こり、何が手紙の主に対して困る事があったかを書く必要があります。
そしてその人物の被害損害を書き、謝罪をするという形ですね。
最後にどういう処置を取るかも書いておかないといけません。
私には詫び状の経験はありませんが、こういうものを書く時って凄く緊張しちゃうものなんですよ。
相手に何て書いたら良いか分かりませんし、怒られたりしたらどうしようって考えちゃうんです。
だって内容によったら相手は怒り出す可能性もあります。
大丈夫だったけど…そういう問題じゃないよね？と相手側からすればいい気ににはならないでしょう。
詫び状を出したから許して欲しいというだけではなく、今後一切同じような事をしませんという誓いのようなものというのも頭に置いておいて下さい。
反対に自分が詫び状をもらった時、一番わかりやすいと思います。
詫び状を出す時の注意点としては、何をどんな風に書いたかを覚えておきましょう。
もしかしたら相手から電話がかかってくるかもしれません。
手紙だけでは大まかな事しか書いていない為伝わらない事もあるので、電話が来る可能性も考慮しておいた方が安心ですよ。
いざという時答えられないようでは詫び状を出した意味がありませんからね。
詫び状の場合は拝啓と敬具ではなく、謹啓と敬白にしなければいけません。
フォーマルな文章ではなく、お詫びの言葉なのでかしこまった文章になります。
謝意を伝えるのが最優先
手紙だけではなく何でもそうですが、相手に対してお詫びをするという事は自分が悪かったという事を認める必要があります。
詫び状を書く時に考える事って自分は悪くない、何故こんなものを書かなければいけないんだと思っている人も中にはいるんですよ。
自分の非を認められない人もいますからね。
私も失敗した時は逃げたい、誰かのせいにしてしまえば楽になると考えた事はあります。
しかしやってしまったのは自分の責任でもありますし、もし反対の立場で同じ事をしてしまえばその人からの信用を一気になくしてしまう事になるでしょう。
取引先の相手であれば、契約を打ち切られたらどうなるか？
お客さん相手であれば、どうなるかが問題なんですよ。
何よりかにより相手に対して誠意を伝える事が重要になります。
ただ手紙で誠意を伝えるのってどうしたら良いの？と思うかも知れませんが、一切言い訳をしない事ですね。
たまに謝るよりも下手な言い訳をしてしまう人っていませんか？
それって自分の非を認めていない証拠だと認識しておいて下さい。
本当は謝罪の気持ちを伝えるのは手紙ではなく、直接会う方が良いんですけどね。
ただプライベートならともかく、ビジネスにおいては詫び状の方が良い場合もあります。
相手の時間を割いてしまう事もありませんし、また手紙に書く事で相手に対して発言を文章にする事で信用してもらう事も可能なのです。
文章は証拠として残りますので、口頭で言う以上に重たいんですよ。
言葉だと口先だけな印象もありますが、文章ですとある種制約として効果はありますよ。
文章とは言え、精神的に苦痛を負わせてしまった相手へのフォローはちゃんとしておいて下さい。
また同じ様な事をしないためにもどんな解決策と対応を考えるかも重要なポイントなります。
正しい意味を知って正しく使おう
ビジネス用語というのはある程度知っていると、役には立ちます。
何も知らないよりも知っている方が絶対に良いですよ。
その場で調べるよりも事前に調べておいた方がまだ理解出来ているので、間違う事も少ないでしょう。
大手企業に就職した場合、文章を作成する事もあります。
特に事務員をされているのであれば、上司の代わりに相手先に対して文章を作成しろと言われる事も少なくないのです。
私はありませんでしたが、パソコンが得意な同僚や事務長に当たる人物がかしこまった文章を作っていました。
その人から教えてはもらっていたのですが、あなた自身も出来るようになりなさいと言われました。
事務員は特に文章代筆や上司に何かしらやらされる雑用係みたいなものなので、よくあるんですよ。
電話とかならともかく、メールや手紙などであれば目下の者が作ることも考えられますからね。
目上の者が使用する文章とは言いましたが、目上の者がメールや手紙を書くとは考えにくいです。
よくある話なのですが、今時の若い方は手紙の御中を書けない人が増えていると聞きました。
御中という言葉をwantyouと書いて出したというとんでもない人もいたようです。
ギャグそのもののようなお話ですが事実だと思って下さいませ。
わからない事は別に調べたら良いだけの話ですが、人によってはロクに調べず行動してしまい上司から大目玉を食らってしまう人も少なくありません。
流石に拝啓や敬具は何とかなるかもしれませんが、拝啓と敬具の位置がテレコになってしまったり、別の言葉を使用したりする人も中にはいるようです。
普段使用しない言葉ほど事前にちゃんと調べてから行動をしておいた方が良いですよ。
会社では仕事のやり方は教えてはもらえるでしょうけど、当たり前の事は教えてもらう事は出来ないと思って下さい。
そのくらい知っていて当然だという頭があるからかも知れませんが、最終的な確認だけしてもらうようにしましょう。
知識を増やす事は悪い事ではありません。
むしろ知っておいて損はないですし、いざという時自分の役に立つでしょう。
正しい意味と使い方を学んでおくと、上司や同僚からも一目置かれる存在になりますよ！
拝啓や敬具以外にも緊急時に使う言葉や、前略を省く様な文章もあります。
使用用途や状況によって同じではないので、ちゃんと調べてから使うようにして下さいね。
