仕事において、大半の方はもっと能率よく仕事をしたいと思っている方も多いでしょう。

特に時間をうまく使うことができない人にとっては、非常に大きな悩みなのではないのでしょうか?

仕事の能率を上げたいと思いませんか?

どのようにして仕事の能率を上げていくことが望ましいのでしょうか?
色々な方面から見ていきましょう。

そもそも能率ってどういう意味?

では、そもそも「能率」とは、どのようなことを指すのでしょうか?
それは一定の時間に、どれくらい仕事ができるのかということです。

能率が良い人というのは、同じ15分を例にとっても、たくさんの仕事ができるのに対して、そうではない人はこの15分の間にうまく時間を使いこなせず、能率が低いことが挙げられます。

ですので、能率を上げるということは、同じ時間でもたくさんの仕事ができるということを指すのです。

そうできるようになれば、残業などもなく帰ることもできるようになります。

日本の企業だとそうでもありませんが、特に外資系に関しては残業などについては厳しい評価が下されることがあります。

ですので、能率を上げるということを求められているのです。

日本の企業もそれに近づけていくところがあります。

では、能率を上げるにはどうしたらよいのでしょうか?

仕事の能率を上げる10個の習慣


能率を上げると言うと、元々その人の才能があるからなのではないかと思いがちです。

ですので、自分は要領が悪いので仕方がないと諦めてしまいがちなところがあります。

でも能率が高い人は、そもそも習慣から違うところがあります。

ですので、たとえ自分が能率が低いタイプの人間だと思っていても、工夫次第で能率を上げることができます。

そのためにも習慣づけは大切です。

では、その習慣についてみていきましょう。

目標時間を決める

そして重要なことは、目標の時間を決めるということです。

ただ漠然と同じような仕事をするというのではなく、いつまでに仕上げるということを意識すると、仕事のはかどり方がうまく進むことがあります。

こちらは人それぞれですので、トライ&エラーで試していきましょう。

大体人間の集中力は15分ぐらいが限度だと言われています。

ですので、勉強をしようと思うと15分勉強し休憩をはさみ、また勉強をするということで定着が良くなると言われているのです。

これは仕事にも言えることなのではないのでしょうか?ですので、集中が必要な時間15分をかけ、休憩の時間に何か特に考えなしにもできる単調な作業を入れてみるということも良いでしょう。

もしくは休憩を挟むことで、そのままだらだら休憩をしてしまうということであれば、いっそのこと休憩はなしに仕上げた方が良いという人もいます。

ですので、それは人それぞれですので、様々な方法を試して研究していきましょう。

こだわりを捨てる

完璧主義な人は、ひとつの作業に異様に時間をかけるところがあります。

もちろんその質こそが重要ということであれば、その時間をかけるということも必要なことなのかもしれません。

ですが、中にはそこまでのクオリティを求めていないというような作業もあります。

具体的な例を挙げると、例えばホッチキスで書類をとめるという時に、あまりにもバラバラなのは困るのかもしれませんが、程よくきちんと止まっていれば問題がないというようなものがあったとしましょう。

それを異様にこだわって、30分も時間をかけるというのはあまり得策ではありません。

ですので、そのようなところでは、こだわりを捨てた方が良い例もあります。

仕事で新人の時というのは、力を入れるべきところと手を抜くべきところというのが、あまりよくわからないところがあります。

ですので始めは要領が悪くても仕方がないところがあるでしょう。

ですが、だんだんと仕事に慣れてきたら、こだわりを捨てた方が良い所は、思い切ってバッサリと切った方が仕事の能率が上がるところがあります。

タスクリストを作成する

例えば家計を管理するにしても、時間を管理するにしても、できるだけ視覚化できた方が良いところがあります。

意外なところで無駄があることはあるのですが、そのように目に見えないと、ついつい気づかずそのままにしてしまうことがあります。

ですので、そのためにもやるべきことは視覚化した方が良いのです。

ではどのようにしたら良いのかと言うと、そのためにいろいろなアプリがありますので、それを試してみると良いでしょう。

スマホがないとか、書く方が好きだということであれば、まずは何にどれぐらいの時間をかけたのかということをメモしておき、その後グラフなどで視覚化をすると良いでしょう。

意外と無駄な時間を使っていたとか、仕事に関して言うと無駄な仕事をしていたということはよくあります。

その上で具体的に、タスクしてやるべきことを視覚化することによって、効率よく進めることができる可能性があります。

朝から取り掛かる

1日の始まりである朝から取り掛かるというのは、非常に良い時間管理の一つです。

著者は勤めていたところでも非常に忙しい部署にいる方は、早朝に会社に行って色々なことを処理するということを言っていました。

その方は機械の修理の担当している人でしたが、就業中は色々な所から修理の電話がかかってくるので、電話がかかってこない朝のうちに色々なタスクを処理するのだそうです。

そうすることで捗るということを言っていました。

そしてなおかつ、夜にすれば良いのではないかと思われがちですが、夜は仕事の終わりということで疲れが溜まっている所があります。

色々な人がいるので一概には言えませんが、やはり眠って起きた後の朝というのが頭が一番働く時間帯なのではないのでしょうか?
疲れが取れてすっきりとしている状態で仕事に取り掛かった方が、よりはかどるところがあります。

ですので、できるだけ朝の方がお勧めです。

ただこちらは人によりけりで、ごく稀に夜型の人もいます。

そのような人は、あえて夜に取り掛かっても良いでしょう。

他の人に頼る

「この人は、何でこんなに出来るのだろうか?」と思ってしまうような人もいるかもしれませんが、意外とそのような人を観察すると、他の人を頼っているところがあります。

よくあるのは、「得意なことは担当するから、苦手なことを手伝ってほしい」というような感じで頼んでいることがあります。

これは以前いわゆる取り立てのような仕事をしているコールセンターで働いている人が書いた本に書かれていたのですが、厳しい取り立てがどうしても苦手ということで、「優しく話した方が向いている人の取り立てを担当するので、厳しく取り立てをする必要がある人に関しては手伝ってほしい」とお願いをしたというようなことが書かれていました。

やはり自分一人だと、できることには限りがあります。

ですので自分がどうしても苦手なことについては、それを得意としている人に頼るというのも一つの手です。

仕事を抱えすぎない

決して能力がないというわけではないのに、どうしても仕事のはかどりが遅い人は一定数います。

そのような人はなぜかと言うと、仕事を抱えすぎているところがあるのです。

人に頼んだり、人を使うことを苦手としているところがあります。

これは社会人生活が長く、上司という立場になったという人であっても、そのようなところがある人もいます。

頼めばいいのに「自分でやった方が安心だから」と自分一人でやってしまうということです。

そのような人は、往々にして仕事を抱えすぎています。

それで出来てしまう人もいるにはいますが、オーバーワーク気味で常にクタクタ、そしてイライラしていることがあります。

そしてそのように、仕事をさばく能力がないという人であれば、締め切りに間に合わない仕事というのが出てくるということがあります。

ですので、無理なことを断るということはある程度必要な能力の一つなのでしょう。

デスク周りを整理整頓する


要領が悪い人は、整理整頓が苦手なところがあります。

実は著者を頭が痛いところがありますが、著者のようについつい忙しいとデスクがぐちゃぐちゃになってしまうという人もいます。

そのような人はより要領が悪くなってしまうところがありますので、デスク周りの整理整頓には気を使いましょう。

ただ必要なものをうっかりとしててしまう人であれば、一時的に納めておくような物を収納できるところがあれば、それが一番です。

このように段階を経て、処理していくようにするということも重要です。

やはり整理整頓というのは、基本的に捨てた方が良いというものも結構あります。

それはなぜかと言うと、やはりデスク周りというのはスペースに限りがあります。

ですので必要がないものや使用頻度が低いものは、他の所にするという手もあるのです。

すぐに使えるように配置する

そして必要なものというのは、ある程度決まっているところもあるでしょう。

筆記用具などもそうですが、営業系の方であれば契約書などの書類関係が近くにあると便利ですし、経理関係の方であれば伝票と言ったように、すぐに必要なものができるようにスタンバイしておくのは良いことです。

ですので、そのような配置も重要です。

そしてさらに使いやすくするためには、、右利きであればペンなどは右側、書類などは左側というような感じにすると、よりすんなりとものが取ることができるでしょう。

完璧を求めない

常に仕事のクオリティーが高い人という人は、確かに尊敬できるところがあります。

ですが時に、その完璧主義が仕事の能率を邪魔をするところがあります。

ですので、あまり完璧を求めすぎるというのはやめましょう。

確かに仕事のクオリティーが直結するようなところでは手を抜くことはできません。

ですが、それ以外のところでしたら、少々手を抜いても良いというところもあります。

もし完璧主義で色々ときっちりとしすぎるというところがあり、なおかつそれが仕事の能率を邪魔してるということであれば、その完璧主義は捨ててしまいましょう。

昼食をきっちりとる

忙しすぎてお昼ご飯を、なかなかきちんと食べることができない人も中には居るでしょう。

ですが人間は食べてこそ、エネルギーをチャージできるところがあります。

ですので、昼ご飯はなるべくきっちりと取りましょう。

できればコンビニ弁当でも仕出し弁当でも良いので、野菜を取れればなお良いですね。

このように、昼ご飯をきっちり食べて午後からに備えるということは非常に大切です。

お腹いっぱいまで食べないのがポイント

ただその一方で、お腹いっぱいまでに食べないように気をつけることも大切です。

それはなぜかと言うと、お昼ご飯をたくさん食べることによって、消化をするために血液が胃に集中するところがあります。

そうなると脳に血液が足りなくなり、眠くなってしまうところがあります。

この眠気というのは、仕事の能率を下げるところがあります。

もし仕事の能率を上げたいということであれば、お腹いっぱいに食べるということはせずに、腹八分目に止めた方が良いです。

もしお弁当を持っていく方であれば、極力小さめのお弁当箱にするなどの工夫が必要です。

時間に余裕を持つ

やはり時間には余裕を持つことが大切です。

それはなぜかと言うと、急ぎながら色々とすると思わぬ事態に冷静に対処できないところがあります。

そして何でもかんでも追い立てられるように仕事を片付けていくことで、精神的な負荷もかなりあるのです。

だからこそ、なるべく時間に余裕を持った設定で仕事をしていくと良いでしょう。

著者も記事作成のような仕事をしていて思いますが、やはりギリギリになって追い立てられるように記事を書くのと、余裕を持って記事を書くのとでは大分違うところがあります。

ですので、著者もこのような記事を書くお仕事に関しては、余裕を持って仕事を入れるようにしています。

仕事がなかなか終わらないのはなぜなのか

どういうわけか仕事がなかなか終わらないというような人もいるでしょう。

それは、なぜそのように思ってしまうのでしょうか?きっとそれ相応の理由があります。

では、その理由についていろいろと見ていきましょう。

優先順位が分からない

よくありがちなのは、優先順位がわからないというところがあります。

ですので、まだまだ余裕のある仕事から先に着手してしまい、締め切りが近い仕事を後回しにしてしまうというところもあるのです。

そうなると締め切りが近い仕事の方がずっと残っている状態ですので、締め切り間近になって慌ててしまうということになります。

仮にまだ一年未満の新人の方で、引き継ぎの方がまだいるということであれば、この優先順位のことについて聞いてみるのも良いでしょう。

とは言っても、なかなか最近の企業は人件費を抑えているところもあり、引き継ぎの人がいない状態ということもありますし、いてもなかなか長期間いることがなく、教えてもらえることが少ないということもあるでしょう。

このような時は、もし営業所ということであれば、他の営業の方に聞いたりするなどで色々な仕事を覚えて行き、そこから優先順位をつけていくようにしましょう。

初めはなかなか要領よくできないかもしれません。

ですが、だんだんと慣れていくことで、この優先順位をうまくつけることができるようになります。

期限が遠いものを後回しする癖がある

確かに期限毎に優先順位を付けた方が良いのは確かです。

ですが、期限が遠いものを後回しにしすぎるというのも後々大変になってしまうことがあります。

とは言っても、締め切りが近いものから始めないと、仕事が終わらないところがあります。

ではどうしたらよいのかと言うと、締め切りが近いものをどんどんとこなしていき、締め切りが遠いものに関しては、細切れに取り掛かるという風にしてみてはいかがでしょうか?

ただ仕事内容にもよりますので、そうできるのかどうかというのも一概には言えないところがあります。

ただやはり大切なことは、ある程度やってみるということではないでしょうか。

同じ仕事をしている人に聞いてみるというのが一番早いですが、人それぞれに違いがありますので、必ずうまくいくとは限りません。

ですので、人に聞いて参考にした上で自分なりのやり方を編み出していくと良いでしょう。

出来ない仕事も受けてしまう

そしてなかなか仕事が終わらない人は、できない仕事も引き受けてしまうところがあります。

このような人は、あまり「ノー」というのが苦手なところがあります。

その結果、いろいろと抱え込みすぎてしまうところもありますね。

ですので、あまりお人好しになりすぎるというのは得策ではありません。

ですので、できない仕事があれば極力断ってしまうのもひとつの手だと思います。

ですが、断り方が難しいという関係性の人もいるでしょう。

上司の頼まれ事を断るのが難しい方も、少なくはないと思います。

ではどうすれば良いのかと言うと、そのような立場の人であれば「こういう仕事とこういう仕事があるのですが、もしその仕事を引き受けるとしたら、何を優先し、どのようにしたらよいですか?」と相談してみるのもありです。

仕事に振り回されている

そして色々と頑張っているのに、なかなか能率が上がらないという人は、仕事に振り回されているところもあります。

このような傾向にある人は、「これは、このようなものだ」というような固定観念を鵜呑みにしてしまうというところがあります。

ですので、もし「仕事に振り回されている」と感じたら「本当にこの作業は必要なのだろうか?」というような感じで、疑いの目で色々と見ていくということも必要です。

そうすることで、自分を保つことができるようになります。

ただこれはなかなか難しいもので、「みんなやってるからやれ」と言われたりすると、集団意識の中、一人反発するというのは難しいところがあります。

もしかしたら嫌われたりして、やりにくくなってしまうという恐れもあることから、ついついそういうものだと受け入れてしまいがちです。

こちらは絶対に、そうした方が良いとは言えないところがありますが、やはり仕事に振り回されてばかりで辛いということであれば、いっそのこと「嫌われたりするのではないか」というような意識を捨てることも大切なのでしょう。

考えようによっては逆に、出世をして偉い立場になるということで、振り回してやると思うぐらいでちょうど良いのかもしれません。

集中力がない

やることはやっているはずなのに、どういうことか進みが遅いというような人もいます。

このような人は、大抵集中力がないところがあります。

ですので、同じことをやっても他の人の倍以上時間がかかるというようなこともあります。

例えば書類整理に関しても、パッと終わらせるような人もいれば、時間がかかるというような人もいます。

人それぞれに能力がありますので、集中力だけではないのかもしれません。

ただその一方で、集中力がなくぼーっとしていたりすることで、時間がかかることもあります。

このような人は15分だけと割り切って集中してみるというのもありです。

人間の集中力は意外にも短いものです。

集中をしている人も一定時間集中しているとそれが切れかかるということもあります。

ですので、時間を決める中で集中するということを心がけるだけでも、大分違うところがあると思います。

言われたことだけをする

このような人にありがちなのは、言われたことだけをするというところもあります。

考えることが苦手で、言われたことだけをするということから、能率が上がらないところがあります。

やはり能率を上げるには、そこそこに色々と考える必要性があります。

例えば伝票を手書きするように言われている例を考えてみましょう。

そこでパソコンソフトの活用を導入するということを提案したりすることで、伝票を書く時間が短くなります。

基本的に、それ専用のソフトというのは、勘定を選んで金額だけを入れたらOKというようなものも多いです。

ですので、色々と手書きをするより、より時間短縮をすることが可能です。

ですので言われたことだけをするというのではなく、自分で考えどのようにしたら能率よくできるかということを考えていく必要があります。

人に頼れない

「仕事なんだから何でも自分でやらないといけない」と思いがちな人に、そのようなところがあります。

そして人に頼ったら良いのがわかっていても、頼れないという人であってもそのような現象が起きるところがあります。

そうなると、自分一人で抱える仕事のキャパというのは限りがありますので、うまくいかないところがあります。

ですので、そのような人は思い切って人に頼る力もあった方が良いでしょう。

時間の使い方が下手

これは初めは、どうしてもあるのではないかと思われますが、時間の使い方が下手というところも、仕事の能率を下げるところがあります。

仕事関係のことについては、色々とありますので省きますが、家庭の家事の仕方についてでしたら例に上げやすいところもあるでしょう。

例えば洗濯機は、最近は洗濯物を入れて洗剤を入れて、セットしておけば後は勝手にやってくれるような全自動式が多いです。

ですが洗濯機の前に張り付いて他の作業をしていないということになると、非常に効率が悪いですよね。

この洗濯機を回している間に、お皿洗いや掃除などができたらどうでしょう。

大抵のことは午前中の間に終わってしまうのではないのでしょうか?

このように一つの仕事にかかりきりにならなくてもよいというような事は、色々な職場にあります。

ですので、どうすれば時間を上手に使えるのかというのはある程度考える必要があります。

仕事の能率を上げるメリットはあるのか

会社員だと、基本的に基本給などのお金は同じであることから、特に関係がないように見えてしまうところがあります。

ですが仕事の能率を上げるというのは、自営業の方はもちろんのこと、会社員の方であってもメリットが色々とあります。

ではそのメリットを見ていきましょう。

プライベートの時間が多くなる

やはり仕事の能率が悪いということになると、残業をする必要性が出てくることもあるでしょう。

残業というのは、その分帰りも遅くなってしまいます。

ですので、やはりプライベートの時間は少なくなってしまうところがあるでしょう。

ですが定時で帰れたとしたらどうでしょうか?
そのアフター5に色々とすることができます。

家族がいる方でしたら、家族との時間を増やすことができますね。

独身の方であっても、アフター5に遊びに行ったりすることもできますし、自分に投資するという意味でも、習い事をしてみるというのもありでしょう。

このように、プライベートな時間が多くなるというのは非常に良いことです。

昇進できる可能性が高くなる

やはり昇進できる条件としては、だらだらと仕事をする人よりかは、〆切を守りをバリバリと仕事をする人に対して考えるのが常です。

ですので、仕事ができる人として認められて昇進する可能性があるのです。

昇進するということは、給料も上がる可能性も高いでしょう。

そうなると同じ時間働いたとしても、稼げるお金が違ってきます。

こちらも効率化の一つで、同じ時間でよりたくさんのお金を稼ぐことができることによって、副業したりする必要性もなくなってきます。

集中力が高まる

集中力がなくて悩んでいるという人も一定数いるでしょう。

ですがこの集中というのを繰り返していくことによって、だんだんとそうするのは難しくなくなってきます。

ですので、集中力が高まるという意味でも、非常に意味のあることです。

集中というのは色々な場面でした方が良いものです。

例えば家事などにおいても、家事が大好きと言うのであればまだしも、多くの人であれば大抵は早く終わらせたいものでしょう。

ですので、早く終わらせるために集中力を高めるというのは、非常に意義のあることです。

そうすることで好きなことに時間を使うことができます。

部下からも後輩からも信頼される

やはり部下や後輩なども、表面上は気を使うところがあるのかもしれませんが、やはり尊敬し信頼できる上司かとか、尊敬できる先輩かどうかというのは、心の奥底にあるものです。

先ほど仕事を一人で抱えるのは良くないという話をしましたが、やはり信頼があった方が部下や後輩も気持ちよく仕事を引き受けてくれる可能性があります。

ある程度は嫌われてしまうというのも仕方がないところがあり、ビクビクしながら過ごすというのはよくありません。

ですのでビクビクしすぎるというのはよくありませんが、その一方で信頼されるような人徳を得ることも大切です。

仕事が早い人の特徴とは

では仕事の早い人には、どんな特徴があるのでしょうか?その特徴を見ていきましょう。

理解力が高い

仕事が速い人は理解力が高く、1指導されただけでも10を理解しているというような賢い人も多いです。

理解力が高いのは、すなわち頭が良いということでもあります。

ある程度、先天的な能力もあるのかもしれませんが、場合によっては鍛えることもできます。

それは色々な人と会い、いろいろなことを考える習慣を身につけるのです。

知識は人を裏切りません。

色々な知識を吸収し、それをうまく活用していくということで理解力の高さを得ることができます。

また色々な人とお話をし、偏りがないようにしましょう。

そうすることでより理解力を高めることができます。

指示を先読みしている

そして指示されたら、その指示がどのようなことなのかということを先読みすることができる人も、仕事が速い人の特徴です。

そのためにも、「この指示がどのような意味があるのか」ということを、しっかりと考え、どのような着地点に到達すれば良いのかということを瞬時に考える必要があります。

ただこちらも新人の方であれば、なかなかそうするのは難しいところもあるでしょう。

そして中には、なかなかうまくできない人もいるかもしれません。

ですが、心配することはありません。

失敗が多い人というのは、それだけ「どのようにしたら良いのか」というのが分かるところがありますので、ゆくゆくはそのような先読みができる人に成長できる可能性もあります。

仕事が好き

好きこそ物の上手なれというような言葉もありますね。

好きなことだからこそ、うまくいくというところがあります。

もちろん皆が皆、仕事が好きというわけにはいかないでしょう。

ですが極力、自分のしている仕事を好きになる努力もある程度必要なのかもしれません。

例えば、仕事自体は苦手だけれど、人に「ありがとう」と言われるのが嬉しいから頑張れるというような人もいます。

ですので、このように仕事にやりがいを見出せるような動機を見つけ出すということも良いことです。

ただその一方で、どうしてもその仕事が好きになれないというような人もいるでしょう。

まだ若い方であれば、思い切って好きになれそうな仕事に変えるというのも、また一つの手です。

切り替えが早い

仮にミスをしてしまったとしたら、つい落ち込んでしまう事もありますよね?

その時に自分を責めてばかりいるのも、モチベーションも下がりますし、あまり良いことはありません。

ですのでそのような時は、すっと切り替えをするということも大切です。

能率の良い人はそのような切り替えが非常に早いところがあり、挽回するぐらいの気持ちでやっていくことができます。

頭の回転が速い

頭の回転が良いというのも、生まれつきというようなこともあるのかもしれません。

ただその一方で、頭の回転というのもある程度鍛えることができます。

それはアイデアを生み出したりする仕事なのであれば、トライアンドエラーで考えながら仕事をしていくというようなこともあります。

「こんな失敗をしたら、次はこのようなことに気をつけよう」というようにやっていくことで頭の回転も良くなっていくと思います。

周囲の状況をよく見ている

これも仕事が着任できない人は、自分のことでいっぱいいっぱいになっているので、周りがよく見えていないというところもあります。

新人の方にも多いですが、仕事ができなくて悩んでいるという人も、このようになっている可能性があります。

ですので、そのような人であっても極力客観視し、周りを観察するようにしましょう。

そこで「自分と何が違うのか」ということを見ることも必要です。

そして、周囲の状況がどうなっているのかというのも見るように心がけましょう。

新人のうちだと難しいかもしれませんが、だんだんとそれができるようになってくると周囲の状況がよく見れるようになってくることでしょう。

次の日にやることを分かっている

やはり、何かをするにおいて目標なども必要です。

ですので、次の日は何をやるか目標があれば、ある程度は捗るのではないでしょうか。

もしそれを頭の中で組み立てるのが苦手ということであれば、タスク化していくと良いでしょう。

能率を上げる習慣を身につければメリットばかりがついてくる!

仕事はもちろんのことですが、家事においてもプライベートのことにおいても、能率を上げるというのは、同じ時間内で様々なことができるので、メリットがたくさんあります。

ですので、その習慣を身につけ、同じ1日24時間という日を有効に過ごしていきましょう。