学生でも社会人でも聞いた事のある方も多いのではないかと思いますが、みなさん『ルーチンワーク』という言葉を知っていますか?

ルーチンワークって言葉、知っていますか

転職サイトや求人応募の内容でも【ルーチンワークが多いので誰にでも簡単に~】なんていう文言をよく見かけますが、このルーチンワークとは一体どのようなものなのでしょうか。

意味は『手順が決まった仕事や日常作業』

あらかじめ決められた段取りや手順通りに行えば、誰にでもできる習慣にして欲しい仕事。

また、業務に直接関係がなくても、無ければ困る、機能していないと困る、といった縁の下の力持ちのような仕事の事を『ルーチンワーク』と呼びます。

今、みなさんの頭の中ではどんなルーチンワークが浮かびましたか?

極端に言うとルーチンワークは、私達の生活の中にいつも存在しているものなのです。

意識を傾けていなくても自然といつも同じパターン化された流れで行動している事、あなたにもきっとあるはずです。

例えば朝起きたら、トイレに行って顔を洗う。

髪を整えて化粧をする。

ご飯を食べて歯磨きをする。

これも言わば【ルーチンワーク】の一つと言って良いでしょう。

では、会社でのルーチンワークって一体どんなものがあるのか、ちょっと考えてみて下さい。

日報などがよい例

仕事を終えると会社では日報を書きなさい。

と言われている企業も多いと思います。

日報は、上司や同僚との間で作業内容の共有や引継ぎ、報連相を確立させる為に大切なものなのです。

これも言わばルーチンワークですね。

企業の業績や個人の成果に直接的には関係しないものの、一つ事を誤れば一大事になる可能性もある大切な日常化された仕事なのです。

とくに作業者や従事者に決められたルールがいくつも存在して、流れるような仕事を求められる現場では、このルーチンワークこそが企業の重大な役割を果たす事もあります。

ただの日常作業のはずですが、とてもいろんな事に効力のあるものになってくるのです。

高いパフォーマンスを発揮できる

ルーチンワークが出来る人程仕事がはかどりやすく、後戻りを必要とするような無駄な動きのないスムーズな仕事の流れを作る事が出来るとも言われています。

余計な所に必要のない労力を使わないようにする事が出来、時短も出来、本来の本領発揮の場で高いパフォーマンスを発揮するための下準備とも言えるでしょう。

また、企業にとってもあなた自身にとっても、ルーティンワークは『後から見直す必要がある場合』の大きなツールにもなります。

病院のカルテや自動車整備工場の顧客データなどは身近な例の一つですね。

以前は同じような症状が無かったか、どの辺りに不具合の多い事があるのか、など不具合や仕事を進める上での迷いがあった場合でも、過去のデータとして参考になる資料にもなりうるのです。

有名人なども行っている

日本で有名なるルーチンワークを続けている有名人もたくさんいますね。

小説家の村上春樹さんは1日にどんなに書きたくても原稿10枚以上は書かないと決めていたり、体操の内村選手は跳馬を飛ぶ直前に腕をまっすぐ前に伸ばして、何かのバランスを取るかのようなポーズをします。

また、海外の有名人ではtwitter創業者のジャック・ドーシーさんは5:30起床、その後6マイルのジョギング。

Apple創業者のスティーブ・ジョブズさんは、毎朝鏡の前で「もしも今日が人生最後の日だったら…」と自分の今日のすべき事を本当にしたいかどうか問うのだそうです。

他人には『なぜそうするのか』が不明でも、本人にとっては外す事が出来ないルーティーンがあるのも事実。

そこに何の成果がなくても、やらないとスッキリしない。

気持ち悪い。

そんな毎日のリズムを作り出すルーティーンはプラスに働けば、きっと気持ちのいい毎日が過ごせるのです。

ルーチンワークのメリット

では、ルーチンワークをする事によって得られるメリットを幾つかご紹介していきましょう。

お仕事をしている方も、していない方もルーチンワークをする事によって時間や気持ちの余裕が生まれ、毎日がどのように変わっていくのか4つに絞ってお伝えしていきますね。

集中力アップにつながる

ルーチンワークになりうる仕事は、ほとんどが『やっていないと気になってしまう』ような終わらせておきたい基本的な業務がほとんどです。

後回しにすれば頭の片隅にいつまでも残っていて、本来のやるべき事に集中出来なくなったりする事が多くなります。

それがどうでしょうか。

ルーチンワークを本来の業務の前に終わらせることが出来たとしたら、全く心配や不安になる事がなくなって、もの凄い集中力を発揮させます。

ルーチンワークとして行っていない時には3時間かかっていた仕事も、ルーチンワークにすれば1時間で終わらせる事が出来るかもしれません。

ルーチンワークは、いつの間にか『時間管理』が出来るようになる、初めの一歩なのです。

仕事をする上で時間管理は重要です。

いかに時間内でするべき事をこなし、成果を上げる事が出来るかも企業にとってはその人を評価する1つのポイントとなるでしょう。

ルーチンワークという土台を築いておけば、ダラダラと時間をやり過ごす事なく『集中」出来る時間も自ずと増えてきます。

無駄なく時間を使える

実はルーチンワークの効果を最も上手に取り入れているのは、主婦業の方かもしれません。

さらにワーキングマザーやシングルマザーなら、輪をかけてルーチンワークのプロフェッショナルな方も多いでしょう。

自分の事以外に旦那さんや子供達の日々の予定、家事に加えて先々の行事の準備など目まぐるしい毎日の時間を無駄なく利用していますよね。

仕事をする上でも、主婦の力を参考にすることは有効だと考えられます。

近年、物を持たないミニマリストなるものが存在して、断捨離をする事は今や常識中の常識。

ごちゃごちゃした引出しの中から欲しいツールを見つけるのに苦戦する事も、断捨離というルーチンワークが日頃から出来ていれば、欲しいものがすぐに見つかって使用出来ます。

また作り置きおかずも人気ですが、これもルーチンワークとして定着していると『欲しい時に欲しい分だけ』使用する事が出来て、更に食材を無駄にしなくても良く効率的に家事が進むという訳です。

靴下はいつもここに収納してある、ティッシュのストックはここにある、そんな当たり前もルーチンワーク無しでは成り立ちません。

会社で飲むお茶を毎朝作って、会社に着いたら冷蔵庫に入れておく。

それだけでも買いに行く時間を省いて経済的で、冷えたお茶で癒される事になります。

要するにルーチンワークというのは、「無駄なく時間を使う』為の前準備又は本番をスムーズに進行させるためのメンテナンスとも言えるのではないでしょうか。

嫌だったことが嫌でなくなる

掃除する事が苦手だったり、早起きが苦手だったり、面倒・苦痛に感じていたことも毎日ルーチンワークとして日常に少しずつ取り入れてみて下さい。

自分もそうですが、周囲にもいい影響が出る事の方が多いんです。

例えば会社の朝のルーチンワークの一つとして、掃除があります。

社会人として働き始めた当初、「掃除をしに会社に来ているんじゃない」なんて思いながら掃除をしていた事がありましたが、他の会社に出向いた時にお手洗いを借りて、その汚さにドン引きした経験が若かりし筆者の意識を変えました。

誰、という事ではない『会社』のイメージは、いくらニコニコ愛想のいい事務員さん、接客が最高な営業マンでも、掃除一つで残念な印象を持たれてしまう残念な結果になった事は言うまでもありません。

掃除をルーチンワークに入れると何故か毎日スッキリして、気持ち良く仕事をスタート出来ます。

継続する事でその時間は短縮され、嫌な意識も無くなっていきます。

「みんなやらないのに、なんで自分が好んでしなきゃいけないの?」
ルーチンワークは、誰かに指示されてする事ではないのです。

自分の意識やモチベーションなどを上げ、結果的に効率的で機能的な仕事が出来るようになるツールの1つです。

それを取り入れるかどうかはあなた次第。

全力を出して行うことは無いのです。

毎日少しずつでもOKです。

明日はここをやろう!と次の日の目標も一緒に合わせ持つ事ができれば尚良いですね。

是非日常の中にもルーチンワークを取り入れてみて下さい。

スケジュールを立てやすくなる

細々した仕事をルーチンワーク化する事で、重点を置いてすべき事が明確になる為、自分のスケジュールを立てやすくするメリットがあります。

もはや細々した仕事は『仕事』という分類として意識しないようになってきたら、それはルーチンワークの成功者と言えます。

ルーチンワークは効率的で気持ちや時間の余裕を生み出す事から、新しい仕事も受け入れる事が出来るようになっていきます。

次々に与えられる仕事の緊急度や重要性によっても異なりますが、納期さえ分かれば、仕事を細分化してスケジュールの中に上手に取り込んでいく事も可能です。

しかし、詰め込み過ぎるとお手上げになる事も。

せっかくルーチンワークで得た余裕を無駄にしないように、ルーチンワーク化する仕事を増やしすぎる事は注意が必要です。

ルーチンワークのデメリット

日常化したルーチンワークを行うメリットをご紹介しましたが、まとめると、定期的でブレない。

安心感があり継続的持続性がある。

といったところでしょうか。

でも実は、そのメリットが裏目に出てしまったりするデメリットも存在しています。

取り入れて欲しいルーチンワークですが、このデメリットを知らずしてスタートするのは自分を追い詰めてしまう事にもなりかねません。

回避する方法も合わせてご紹介していきましょう。

変化に対応しにくい

仕事をルーチンワーク化すると、それは機械的で淡々と終わらせる事を目的としたものが多く、他人のペースではない自分のペースで行える事もメリットになっていきます。

しかし、会社の仕事です。

自分以外の人間が関わってくることも多く、データ提出の遅れややり直し、追加などが発生してルーチンワークに乱れが生じる事も起こる可能性があります。

完璧主義の人ほどそれは苦痛で耐えがたく、時には自分のルーチンワークが上手く流れない原因を他人のせいにしてしまったり、ストレスでイライラしてしまったりする傾向も見られるようになってきます。

普段から乱れない安心感のあるルーチンワークに、イレギュラーないつもと違う状況が舞い込む事に違和感を覚え『変化』を嫌う原因にもなりますし、これが新しいものを受け入れられない『お局』を生み出す事にも繋がります。

またルーチンワークは仕事の最前もしくは最後にないと、本当に集中したい仕事に没頭する事が出来ずルーチンワークのメリットを上手く活用する事が難しくなってきます。

ルーチンワークとしてピックアップするものを間違えないようにする事。

また、ルーチンワーク化する前に規則化・ルール化しなければならない事を造り、それが会社にとってのデメリットにならないかどうか上司にも相談をして実践していく事が大切です。

ダラダラと受け付けなければならないような業務には区切りをつけていいのかどうか(データとして反映しなければならないものには、当日の朝〇時までに受領分のものを使用する。)などは、どんどん提案して仕事の効率化を勧めていく事をおすすめします。

仕事の進め方に変化が生じていく事は、効率化を図るうえでも、企業の発展や社員の精神衛生上を見ても、なくてはならない事です。

中には頭の固い上司が変化を恐れて、提案を受理しない事もあります。

いじわるで受理しなかったり、変えてはならない他の重大な理由があるかもしれません。

変えれば他にデメリットが生じる事もあるでしょう。

同じ作業を進める仲間や上司とのコミュニケーションを取りながら、変化にも屈しないルーチンワークが築ければ最高ですね。

自分の意思を伝えることが苦手になる

ルーチンワークで陥りがちなのが、やりこなすだけの作業的な仕事にしがちな事。

ルーチンワークが山積みになればなるほど、本来もっと改革出来る仕事や効率のいい方法があるにも関わらず、今の方法が一番いいのだと思い込んでしまいます。

私達は機械やロボットではありません。

意思を持って様々な事を決定し、思考を伝え考えながら仕事を進めなければいけませんよね。

自分の意思を持たずに取り組むと、明らかにおかしいデータや間違いにも気付けず大きな失敗を招く事にもなります。

またルーチンワークは、時間をしっかり守り整理整頓が得意で、飽きずにコツコツとこなし、気分屋じゃない人に向いている仕事でもあります。

いわゆる真面目な人に任せられる縁の下の力持ち的な仕事なのですが、この真面目さからルーチンワークに没頭するあまり、コミュニケーション不足にもなりがちです。

ルーチンワークは誰かに感謝されるような表舞台の仕事ではないのも事実。

頑張っても評価に値しないような内容も多く、今日その仕事を終えても永遠に続く単調な仕事に嫌気が差す事もあるかもしれません。

周囲が自分は大した仕事をしていないと評価したり、大切な仕事なんだと理解して声を掛けてくれなければ、自己嫌悪に陥り自分の意思を伝える事も嫌になってしまう事もあるのです。

時にはこのルーチンワークの規則を意図的に壊して、新しく組み直してみたりすると新しい発見や緊張感が生まれて新鮮です。

ルーチンワークは定期的に順序や方法も再検討したりしながらマンネリを防いで、集中力の低下を防ぎながら継続していくのがおすすめですよ!

おすすめのルーチンワーク

仕事場でも家でも、生活全体に効果を発揮するルーチンワークは “小さな事” からでも始められるといろいろなシーンでゆとりを生み、効率的な時間の使い方が出来るようになります。

これからルーチンワークを始めてみようかな…と考えている方へ、またルーチンワークを作りすぎてダウンした方の再スタートにも使える、初歩的ないくつかのおすすめルーチンワークをご紹介しましょう。

明日からでも始められる簡単なものばかりです。

起床時間、就寝時間を決める

まずは、起床時間や就寝時間を決める事から始めてみましょう。

人は余裕のある時間を持て余すと時間にルーズになってしまったり、やらなくちゃいけない事を先延ばしにして間近になってから焦ってミスをしたり、集中せずにその場しのぎの適当な対応をしたりするようになる事があります。

持て余すことなく予定にゆとりを持って行動できれば、今まで見えなかったものが見えてきたリ、自分が出来る事がもっと見えてきたりと新しい発見がいっぱいに!

起床時間や就寝時間を決め、1日に持てる時間をあらかじめ設定しましょう。

その中身をカスタムしていく事でルーチンワークがはかどり、創意工夫を持って取り組む事が出来るようになったら、一つずつゆっくり期間を設けながら次のルーチンワークを探し追加していくようにしましょう。

会社に着いてからの行動を決める

会社に着いてからの行動を決める事で、一日の仕事のはかどり方に違いが出る事は言うまでもありません。

悩んでしまう時には、まず自分の一日の行動を書き出す所から始めます。

その書き出した内容の中から・小規模で・シンプルで・短時間で・単調な仕事をピックアップします。

そこには、仕事以外の会社の維持に関わるものでも構いません。

ざっくりとしたTODOリストの大分類作成をするのです。

・掃除2箇所
・お湯を沸かしてコーヒーを入れる
・発注書の確認と仕分け
・注文数の少ないものと多いものの仕分け

各々の会社の業務によって内容は異なるかもしれませんが、このようにルーチン化された行動をする事で一日の『初めの一歩』から変化が生まれるはずです。

日々の日課を決める

この日課はルーチンワークではなく、ルーチンですね。

例えば仕事を始める前、お昼、3時にはコーヒーを入れて飲む。

とか、お昼はいつもの定食屋の日替わりにする。

などでも良いでしょう。

化粧直しをするとか、新聞を読むなどでも構いません。

考えてみると筆者が勤務していた会社の人達の行動は、本人が意識していないかもしれませんがパターン化されていたように思います。

ラスト15分に必ず寝るおじさんもいましたね(笑)

決まった事をして安心感を得られるのもルーチンのメリットです。

仕事の時間になったら「よし!始めるか!」と頑張れるのは、安心感のあるルーチンが出来ている人なのかもしれませんね。

ルーチン化することは効率が良いけど…

仕事をルーチン化する事は効率が良いのですが、中には性格的な面や能力的な面から見ても、適正がない人もいます。

これはやる気になって取り組んだとしても改善される事が難しい場合もあり、複雑になればなるほどルーチンが成り立たない事もあるのです。

さぁ、それはどんな場合なのでしょうか。

ルーチンワークが苦手な人も居る

まず、第一線で活躍したい!体を動かして元気に仕事がしたい!と活動意欲が旺盛な性格の人はルーチンワークが苦手な人が多いようです。

デスクに座りっぱなしで、毎日同じことをコツコツこなしていく仕事が苦痛で、変化のない仕事に飽きてしまうんですね。

また性格的に落ち着きがない、持続力がない、すぐ忘れるなどといった傾向がある方もルーチンワークを得意としません。

自分の能力に自信過剰な人がルーチンワークをすると、その仕事に魅力を感じていない上に、ルーチンワークに責任感をもって取り組む事が出来ない為、適当な仕事をしてしまう事も。

ルーチンワークが出来ない、苦手であることが『仕事が出来ない』という事に直結する事はありません。

会社には適材適所をする力も必要です。

自分が力を発揮できる場所に配属されなかった場合には折を見て上司へ相談したり、したい事を明確にして置くことも大切なのかもしれません。

ルーチンワークを楽しく行う方法

毎日同じ事を繰り返すルーチンワーク。

意識を『無』にしてロボットのようにやり過ごすのは何か勿体ないような気がしませんか?

どうせやるなら、日々何か変化を持ってやれるようになると楽しくルーチンワークを行うことが出来るはずです!

この方法を少しでも多く知って、あなたの毎日のスパイスにして下さい。

同じ行動で違うテーマを決めてみる

ルーチンワークは同じ行動の繰り返しです。

する事が同じでも考える事、着目する場所を違うテーマで視点を変えて取り組むと、とても面白い発見があったりします。

例えば毎朝のルーチンで『トイレ掃除』があるのならば、毎日見る場所と、その日ごとにチェックする場所を振り分けてみましょう。

例えば、便器の掃除は毎日。

床のはき掃除と拭き掃除は2日おき。

棚やドアの拭き掃除は3日おき。

手洗い場の洗剤チェックは毎日。

香りのチェックは毎日。

換気扇の汚れは月1。

などなど、毎日全部こなせば大掃除になってしまうし、大変すぎて継続できなくなってしまいそう・・・。

でもする事のペース配分を決めて行えば、綺麗の持続が可能で、新しい汚れの場所まで発見でき、ルーチンワークによって完璧な目配りが出来るようになります。

集中力が続きやすい

時には清掃チェックに入る検査官になったつもりで、お掃除するのも楽しいですね(笑)実際、毎日汚れが確認出来ないような日もあったりします。

そんな時には便器OK、トイレットペーパーの補充OK、と見ながら進めます。

「どれどれ?今日は完璧じゃない!すごいわ!後は尿石に効く洗剤をかけておけばいいわね。

合格!」という事で、洗剤をかけて終わりの日があってもいいと思います(笑)月1のご褒美のように。

特に汚れていない日は、今日は違う場所をやろう!とルーチンに組み込んでいない場所を掃除するのも良いでしょう。

そう言った時々外した行動があってこそ、日々のルーチンが継続され集中力を持って出来るポイントにもなります。

ゲーム感覚を取り入れる

筆者が良く行っていた方法の1つは、タイムアタックです。

毎日自分の記録との戦いが待っています。

筆者は掃除などが終わると、自分で決めた上中下にランク付けされた缶コーヒーを買う事がルーチンでした。

その上中下は、毎日のタイムアタックの記録によって変わるのです。

その日の9時までに営業が使用するデータの入力を終わらせるというルーチンがあったのですが、この入力時間を毎日タイムアタックで記録を取りグラフ化して楽しんでいました。

もちろん、誤タッチや入力ミスは記録を大幅に遅らせるものですから真剣です。

毎日行っているとキーボードと指が一体化したようにタイピング出来るようになってきたリ、調子が悪い日は指が追いついてなかったりしてミスに繋がらないように注意したりという事もありました。

新記録を出せば、上島珈琲のミルクコーヒーを買う事になっていました。

ご褒美も可愛いものですが、こんな風にゲーム感覚で出来る事を取り入れてみるのも面白いですよ。

目的があれば頑張れる

そもそも、このルーチンワークは何のために行っているのかを考えてみて下さい。

自分にはただの作業かもしれませんが、企業にとっては無くてはならない重要な仕事です。

もし、その目的がどうしても分からない時はとにかく続けてみる事が一番です。

また、機会があれば先輩や上司に何気なく聞いてみるのもいいかもしれません。

必ず「あ、私の仕事はこういう時の為にあるんだ」と気付く時がきます。

単調な仕事ほど難しい、とよく新人の頃上司に言われました。

本当にそう思います。

あなたに任せられた仕事は、どうしても人の目や判断力が欲しい仕事のはずです。

その仕事の目的を知る事で、取り組み方も変わってくるかもしれません。

コミュニケーションを取りながら行う

ルーチンワークを行っていると、黙々と作業する事が多くなるのでコミュニケーション不足が懸念されます。

時にメール1つで済んでしまう確認事項や連絡事項も、足を向け対面してコミュニケーションを取りながら進めると仕事に箔がつくんです。

自分がこの進め方でずっとやってきたから、指示されているから、と行っているものであっても、あなたの仕事を基に次の仕事に取り組む人がいたり、あなたの前に仕事をしている人とのコミュニケーションは持っておいて損はありません。

特に自分の後に続く人とのコミュニケーションは、自分では気付けなかった事ややりやすい方法なども見えてきたりします。

自分の前に仕事をしてくれている人には、こうして欲しいとか、こう出来ないものでしょうか?などの相談も含め「いつも丁寧なお仕事ありがとうございます」と声を掛けるだけでも違いますよね。

わざわざ?と思う方もいるかもしれませんが、あなたに対する印象も評価も格段にアップするのは間違いありません。

やり過ぎに注意

コミュニケーションはあくまで自然に。

苦手すぎて不自然極まりない状態では、相手もビックリしてしまいます。

大切なのは頻度ではなく、回数が少なくても短時間でもその人の前向きな姿勢が嬉しいコミュニケーションを生みだすものです。

いつまでも同じ問題で話の進展がなかったり、質問の回答をもらうために煽ったりするような事は避けましょう。

ルーチンワークに意味を見出す

時にそのルーチンワークを『毎日』でなければならない仕事なのかどうかも見直す事が大切です。

常に新しい更新が望ましい事はどのルーチンをもってしても同じ事だとは思いますが、中には年に数回も見直されないような内容だってあります。

繁忙期の忙しい時期に、それを組み込む必要があるのかどうか。

毎月時間の空く時期にまとめてやってみるのはどうか。

など、ルーチン化された仕事の意味を考え直してみましょう。

業務とご褒美の繋がりを再認識する

ルーチン化して仕事をすると、その単調さゆえ集中力も途切れがちになったり、肩こりや頭痛などの原因になったりもします。

ルーチン化するものの中に、あなた自身へのご褒美も組み込んでみてはいかがでしょうか?
例えばコレが終わったらおやつタイム。

コレが終わったら3分間のネットサーフィンタイム。

コレが終わったら肩こり体操とダラダラタイム。

などをルーチン化するのです。

この数分のご褒美タイムが、集中力を復活させ、仕事も楽しくこなせるようになっていくかもしれませんね!

仕事の進めやすさを追求する

ルーチンワークをしていると、「やりにくいな」「もっとこうだったらいいのに」と言った事に気が付く事ありませんか?

先輩から引き継いだ進め方が必ずしもあなたに合った方法とも限りません。

また、もっと効率のいい方法や簡略化出来るものがあるはずです。

今までずっとこうだったものを変える。

という事はとても勇気がいる事ですが、継続しなければいけない内容と改革したらどうなるかという実証も一緒に行っていけば、その後のルーチンワークがスムーズになりさらに効率よく仕事が出来るようになっていきます。

新鮮さが生まれ効率アップにつながる

新しい改革が上司に認められ、ルーチン化されるとあなたはきっと新鮮な気持ちで仕事に取り組む事が出来るでしょう。

また1つの事で成果が上がれば、他の仕事にも新しい目線を持って取り組む事が出来る為、様々なシーンで効率アップをする事が可能になってきます。

意識し過ぎず自分のペースで進めることが大事

ルーチンワークは、みなさんが意識していない状態でも出来ている場合がほとんどです。

そこに、意識をして取り組む内容を入れていくとレベルは上がりますが、詰め込み過ぎたり窮屈になってきたりして、ルーチンワークが苦しいものになっては元も子もありません。

意識しすぎず自分のペースで進める事はとても大切な事です。

一日の流れに沿ってリラックスして取り組めるそんなルーチンワークを是非進めてみて下さい。