結論を繰り返して相手に確認をとるか、別の表現で理解を深めてもらうなどの配慮も必要なのです。
連絡をしっかりするとは、誤解を招かないようにすることでもあります。
連絡を受ける方も、つい別のことを考えていたり忙しい時には、聞き逃したり勘違いしたリすることもあるからです。
早とちりしてまったく違う結論を信じてしまい、大きな事故や問題を起こした事例はたくさんあります。
相手が本当に納得したかを見極めてください。
目的を明確にする
報告の基本が「報告、連絡、相談」と書きました。
その通りなのですが、この「ホウレンソウ」を円滑にするためには、注意することがあるのです。
それは、この「ホウレンソウ」が何の目的のために行われたかということです。
新しい仕事に切り替わったからそれの確認のためとか、別の場所で始めることになったのでトラブルを起こさないためとか、何らかの目的がある訳で、その目的を明確にしておいてこそ「ホウレンソウ」が役に立つのです。
目的を明確にしておくことで、仲間の中での情報が共有できるので、間違いが起こらないのです。
報告をする相手を確認して、伝える内容もまとめておくのです。
そして、現状や事実を伝えるだけでよいのか、それともそれに対するアドバイスを期待しているのか（相談）もハッキリと伝えるのです。
このように、連絡をする場合には、その目的を明確にして、誰にどのように伝えるかを決めておきます。
もし、その報告に対する意見が欲しい時には、その旨もハッキリと伝えるのです。
進捗状況を報告する
何か重要なことを頼んだ時には、その対応がどうなっているのか気になります。
かといって急かしておいてたびたび尋ねることも気が引けます。
仕事なら、今はどうなっていると矢継ぎ早に確認するところです。
こういう気持ちを察して、取り急ぎの進捗状況を報告してあげることで、相手も安心します。
それと、もしも何かフォローが必要であれば、支援する準備もできているはずです。
何か問題があれば、相談に来るはずですので、相談にも来ないということは無事に進行していると思うしかありません。
何かの問題が発生して滞っているなら、今後の予定にも影響するかも知れません。
もし影響があるなら、それへの対策も必要だからです。
このように、進捗状況を報告することは、現状を知ることができることと、万一の場合に備える必要があるか無いかが判断できるからです。
円滑に進めるために重要なことなのです。
仲間と相談しながらやる
物事を円滑に進めるためには、仲間とのコミュニケーションが重要です。
コミュニケーションの中身は、まず仲間の間での良いチームワーク作りです。
お互いに意見を率直に交換できる雰囲づくりが大切です。
そして、この仲間の目指す目的を共有するのです。
具体的に、「◯◯をするために」とか「◯◯の完成をめざして」などと目的をハッキリさせます。
そして、そのための目標を作るのです。
自分が単独で行う仕事は別ですが、チームで実施する仕事であれば、目的や目標を具体的に呈示して共有することが重要です。
目標は、仲間と相談しながら決めると、チームワークが取りやすいようです。
そして、それぞれの役割分担も明確に決めておくのです。
目標を立てる
目標を決めないと、どのように進めたらよいのか、また現在はどれくらいまで進んでいるのかが分かりにくいのです。
そして、仲間で話し合った目標でも、上から指示があった目標でも、目標が明確になれば次はそれぞれの仕事の役割分担を決めるのです。
それぞれは個性を持った人間で、自ずと得意・不得意の仕事もあるので、それも考慮して役割分担を作ります。