どんなに難しいことでも、仲間が一致団結して取り組めば、物事を円滑に進めることができます。

仲間と言っても、いろんな性格を持っていて考え方もそれぞれ特徴があるのです。

共通のテーマをこの仲間で取り組むことになれば、それぞれが主張をすればうまくまとまらないこともあります。

まとまらなくては、共通のテーマは成功するはずもありません。

価値観が異なる人間同士が、共通のテーマの完遂を目指して集まっても、まとまるはずはありません。

誰かがリーダーシップを取って調整をして、円滑に進めることで初めて動き始めるのです。

では、物事を円滑に進める方法とはどういうものでしょうか?入社してからまず覚えさせられるのは、仕事を円滑に進める「ホウレンソウ」の言葉です。

どこの企業でも社員研修の時に叩き込まれる内容です。

ご存知の方も多いのですが、それは「報告、連絡、相談」のことなのです。

つまり、報告(仕事の途中経過や現状を報告すること)、連絡(仕事を進めるために必要な情報を連絡すること)、相談(仕事を進めるうえでの問題や上司の判断を仰ぐ時の相談)ということです。

「あの時にひと言伝えてくれていれば、こんな重大なことにならなかったのに」とよく後悔することがあります。

工場で発生した機械の故障で、生産がストップしました。

その工場の修理担当者が駆けつけて点検したところ、モーターの一部が破損しており、その部品を取り換える必要があったのです。

さっそく上司に、部品を交換しないと動かないことを報告しました。

しかし、その部品は特別製であり工場に在庫がないことも判明しました。

さらに、前回の定期点検の時に、近い将来に破損の恐れがあるので部品を取り寄せておく必要がある」と担当者が提案していたのですが、それが上手く連絡できていなかったために在庫が切れてしまったようなのです。

部品を取り寄せるために丸一日が必要で、このために工場の稼働率が大きく低下してしまったのです。

「あの時に、在庫の手配をしているか?」と担当者が念押しをしていれば、また報告を受けた上司が「在庫の手配は済ませたのか?」と確認しておけば良かったのです。

俗に言う「タラ、レバ」と後悔するよりも、キチット文書で「ホウレンソウ」できていれば、円滑に進んでいたと思われます。

️物事はなんでも円滑に進めよう

10年ほど前に、東京で暮らすようになって驚いたことがあります。

それは、ラッシュアワーの時の地下鉄や私鉄、JRの駅のホームの混雑です。

こんなに多くの乗客が殺到しているのに、乗り降りがスムーズに行われていたことです。

当時の関西では、ホームにお客さんが無秩序に集まっていて、電車のドアが開くと降りる人と乗り込む人がぶつかり合って混雑していたからです。

関西がこんなことなら、東京はどのような状況なのだろうと心配したものです。

しかし、実際に利用することになって分かったことがありました。

それは、ホームで利用者が整列乗車をしているのです。

降りる人と乗る人がぶつかって混乱しないように、整列していたのです。

なるほどと思っていました。

その後、また関西で暮らすことになって電車を利用する時に、関西でもキッチリと整列乗車をしていることに気付きました。

誰が決めたのだろうと思ったのですが、これは利用する人達が、整列するほうが円滑に乗り降りできるので楽なのだということに気付いたからです。

それまでは、関西では関東よりも利用客が多くなかったために、多少の摩擦があっても何とかできたのですが、やはり利用者が増えると整列した方が円滑でしかも安全だと自覚したのだと思いました。

無駄なエネルギーを使わずに、しかも安全で問題を起こさないようにするには、何事も円滑に進めることなのです。

このような乗り降りだけでなく、仕事でも問題が見つかればすぐにキチットと伝わる様に連絡することが、物事を円滑に進めるポイントなのです。

時間を有効活用できる


物事が円滑に進まずに止まってしまえば、また振り出しにもどってスタートしなければなりません。

このことは、時間とそれに対する労力、つまりエネルギーが無駄になるのです。

また、うまく進んでいてもそのことも上司に報告する必要があるのです。

「あの仕事を彼に頼んだけれども、うまく行っているのだろうか?」と不安に思わせることも問題なのです。

しかるべきタイミングで、うまく進行中でも途中経過を報告しておくのです。

大事な仕事の時は中間報告は少し早めに行って、重要でない案件は適当なタイミングで報告しておくのです。

円滑に進めるためには、報告や連絡のタイミングも重要なのです。

タイミングよく報告と連絡を行っていくと、仕事の進捗状況の確認や段取りもスムーズに進むようになり、このことは無駄な時間を浪費することも少なくなって、結果的には時間を有効活用できるのです。

仕事が早くなる

テキパキと仕事をこなしている人と、なかなか仕事がはかどらず遅れがちの人は、どこが違うのでしょうか?

もちろん、仕事に対する情熱や知識、経験が多いほど仕事も速いと思いますが、それ以外にも原因はあるようです。

会社で何かの仕事を行う時には、主体的には本人が行動するのですが、自分一人だけでは仕事は完結しません。

いろんな部署のひとと連絡を取り合い助け合って行くはずです。

その時に、仕事が滞ってしまわないように段取りが必要なのです。

仕事を速く進めようとすると、仲間や関係先とのコミュニケーションを円滑にしておかなければならないのです。

コミュニケーションを円滑にするとは、お互いの意思の疎通を図っておくということで、次に起こることを想定しておいて、その準備も打ち合わせておくことです。

いろんな局面を想定しておくのです。

すると、途中で滞ることもなく、スムーズにことが運び仕事が速くなるのです。

テキパキできる人は、先を読んで段取りをつけているからです。

コミュニケーションが円滑なので、仕事が速くなるのです。

信頼してもらえる


仕事が順調に進むと、それに携わっている人達はなんとなく安心感が湧きます。

このまま無事に進めたいし完結してほしいと思っているからです。

順調に仕事を進めるには、仲間とのコミュニケーションが重要であると書きました。

コミュニケーションが円満になると、言うのをためらっていた些細なことまで口に出します。

すると、その些細な出来事がヒントになって、重大な事故の前兆を掴むことが出来たり、ミスを防ぐことが出来たりすることもあります。

いつもとちょっと違う音がしたとか、臭いがあったなど微妙な変化でも、専門家の耳に入ると重要な情報となる場合もあります。

こんな細かいことまで伝えられるということは、コミュニケーションが円滑で情報のやり取りもスムーズなことの証明なのです。

そして、仕事が正確に終わることでお客様に感謝され信頼されることに繋がるのです。

トラブルが起こらない

物事が円滑に進んでいるということは、途中で何か問題が起こって滞ることがないという状態です。

円滑に進むということは、は途中でトラブルが発生しないように段取りをつけていることであり、もし多少のトラブルが発生してもすぐに解決できるようにも設定しているからです。

高所から水が流れ落ちるように、スムーズに動いている状態なのです。

このような状態にあるということは、仲間のコミュニケーションを活発にしてチームワークが円滑に発揮されていることでもあります。

チームワークが円滑に進めば、より高い目標にも向かう意欲が湧いてきて、効率よく素晴らしい成果をあげることにもなるのです。

仕事が円滑に進むと、チームワークも順調でトラブルが減り、取り良い成果を生み出して信頼も向上することになります。

️円滑に物事を進めるための23個の注意点

このように、円満に物事が進むと、良いことが増えてきます。

そこで、円滑に物事を進めるための注意点をまとめてみました。

連絡をしっかりする

問題を起こさないようにするための重要なことは、しっかりと現状を連絡することです。

でも、単に「◯◯になりました」とか「◯◯です」では、簡潔すぎて分かりません。

YesかNoかのどちらかかと問われればこれで良いのですが、相手が具体的なことを知りたいと思っているなら、もっと詳細に連絡すべきです。

連絡を受けた方が誤解をするような表現も気を付けます。

結論を繰り返して相手に確認をとるか、別の表現で理解を深めてもらうなどの配慮も必要なのです。

連絡をしっかりするとは、誤解を招かないようにすることでもあります。

連絡を受ける方も、つい別のことを考えていたり忙しい時には、聞き逃したり勘違いしたリすることもあるからです。

早とちりしてまったく違う結論を信じてしまい、大きな事故や問題を起こした事例はたくさんあります。

相手が本当に納得したかを見極めてください。

目的を明確にする

報告の基本が「報告、連絡、相談」と書きました。

その通りなのですが、この「ホウレンソウ」を円滑にするためには、注意することがあるのです。

それは、この「ホウレンソウ」が何の目的のために行われたかということです。

新しい仕事に切り替わったからそれの確認のためとか、別の場所で始めることになったのでトラブルを起こさないためとか、何らかの目的がある訳で、その目的を明確にしておいてこそ「ホウレンソウ」が役に立つのです。

目的を明確にしておくことで、仲間の中での情報が共有できるので、間違いが起こらないのです。

報告をする相手を確認して、伝える内容もまとめておくのです。

そして、現状や事実を伝えるだけでよいのか、それともそれに対するアドバイスを期待しているのか(相談)もハッキリと伝えるのです。

このように、連絡をする場合には、その目的を明確にして、誰にどのように伝えるかを決めておきます。

もし、その報告に対する意見が欲しい時には、その旨もハッキリと伝えるのです。

進捗状況を報告する

何か重要なことを頼んだ時には、その対応がどうなっているのか気になります。

かといって急かしておいてたびたび尋ねることも気が引けます。

仕事なら、今はどうなっていると矢継ぎ早に確認するところです。

こういう気持ちを察して、取り急ぎの進捗状況を報告してあげることで、相手も安心します。

それと、もしも何かフォローが必要であれば、支援する準備もできているはずです。

何か問題があれば、相談に来るはずですので、相談にも来ないということは無事に進行していると思うしかありません。

何かの問題が発生して滞っているなら、今後の予定にも影響するかも知れません。

もし影響があるなら、それへの対策も必要だからです。

このように、進捗状況を報告することは、現状を知ることができることと、万一の場合に備える必要があるか無いかが判断できるからです。

円滑に進めるために重要なことなのです。

仲間と相談しながらやる

物事を円滑に進めるためには、仲間とのコミュニケーションが重要です。

コミュニケーションの中身は、まず仲間の間での良いチームワーク作りです。

お互いに意見を率直に交換できる雰囲づくりが大切です。

そして、この仲間の目指す目的を共有するのです。

具体的に、「◯◯をするために」とか「◯◯の完成をめざして」などと目的をハッキリさせます。

そして、そのための目標を作るのです。

自分が単独で行う仕事は別ですが、チームで実施する仕事であれば、目的や目標を具体的に呈示して共有することが重要です。

目標は、仲間と相談しながら決めると、チームワークが取りやすいようです。

そして、それぞれの役割分担も明確に決めておくのです。

目標を立てる

目標を決めないと、どのように進めたらよいのか、また現在はどれくらいまで進んでいるのかが分かりにくいのです。

そして、仲間で話し合った目標でも、上から指示があった目標でも、目標が明確になれば次はそれぞれの仕事の役割分担を決めるのです。

それぞれは個性を持った人間で、自ずと得意・不得意の仕事もあるので、それも考慮して役割分担を作ります。

それをもとに、誰がいつまでに何をするかという具体的なスケジュールも決めるのです。

目的が明確になって、それぞれの役割分担もはっきりすると、お互いの行動も共有できてお互いの進捗状況も知ることもできるのです。

その間に何かのトラブルが起こっても、その問題も共有できるので、仲間で知恵を出し合ったり問題解決に向けて一致団結することも可能になります。

容易にお互いに意見交換することもできるのです。

先読みした行動をとる

お互いの役割分担が明確にかつ共有できていると、必要に応じてみんなが集まって有効な情報交換もできます。

全く違った角度からそれぞれの行動を評価したり、改善策をすぐに協議して、作業の効率化に寄与することもあります。

様々な角度から、先読みした行動をとることも可能になるのです。

いろんな場合を想定した先読みによって、仕事も円滑に進むのです。