どんなに難しいことでも、仲間が一致団結して取り組めば、物事を円滑に進めることができます。

仲間と言っても、いろんな性格を持っていて考え方もそれぞれ特徴があるのです。

共通のテーマをこの仲間で取り組むことになれば、それぞれが主張をすればうまくまとまらないこともあります。

まとまらなくては、共通のテーマは成功するはずもありません。

価値観が異なる人間同士が、共通のテーマの完遂を目指して集まっても、まとまるはずはありません。

誰かがリーダーシップを取って調整をして、円滑に進めることで初めて動き始めるのです。

では、物事を円滑に進める方法とはどういうものでしょうか?入社してからまず覚えさせられるのは、仕事を円滑に進める「ホウレンソウ」の言葉です。

どこの企業でも社員研修の時に叩き込まれる内容です。

ご存知の方も多いのですが、それは「報告、連絡、相談」のことなのです。

つまり、報告(仕事の途中経過や現状を報告すること)、連絡(仕事を進めるために必要な情報を連絡すること)、相談(仕事を進めるうえでの問題や上司の判断を仰ぐ時の相談)ということです。

「あの時にひと言伝えてくれていれば、こんな重大なことにならなかったのに」とよく後悔することがあります。

工場で発生した機械の故障で、生産がストップしました。

その工場の修理担当者が駆けつけて点検したところ、モーターの一部が破損しており、その部品を取り換える必要があったのです。

さっそく上司に、部品を交換しないと動かないことを報告しました。

しかし、その部品は特別製であり工場に在庫がないことも判明しました。

さらに、前回の定期点検の時に、近い将来に破損の恐れがあるので部品を取り寄せておく必要がある」と担当者が提案していたのですが、それが上手く連絡できていなかったために在庫が切れてしまったようなのです。

部品を取り寄せるために丸一日が必要で、このために工場の稼働率が大きく低下してしまったのです。

「あの時に、在庫の手配をしているか?」と担当者が念押しをしていれば、また報告を受けた上司が「在庫の手配は済ませたのか?」と確認しておけば良かったのです。

俗に言う「タラ、レバ」と後悔するよりも、キチット文書で「ホウレンソウ」できていれば、円滑に進んでいたと思われます。

️物事はなんでも円滑に進めよう

10年ほど前に、東京で暮らすようになって驚いたことがあります。

それは、ラッシュアワーの時の地下鉄や私鉄、JRの駅のホームの混雑です。

こんなに多くの乗客が殺到しているのに、乗り降りがスムーズに行われていたことです。

当時の関西では、ホームにお客さんが無秩序に集まっていて、電車のドアが開くと降りる人と乗り込む人がぶつかり合って混雑していたからです。

関西がこんなことなら、東京はどのような状況なのだろうと心配したものです。

しかし、実際に利用することになって分かったことがありました。

それは、ホームで利用者が整列乗車をしているのです。

降りる人と乗る人がぶつかって混乱しないように、整列していたのです。

なるほどと思っていました。

その後、また関西で暮らすことになって電車を利用する時に、関西でもキッチリと整列乗車をしていることに気付きました。

誰が決めたのだろうと思ったのですが、これは利用する人達が、整列するほうが円滑に乗り降りできるので楽なのだということに気付いたからです。

それまでは、関西では関東よりも利用客が多くなかったために、多少の摩擦があっても何とかできたのですが、やはり利用者が増えると整列した方が円滑でしかも安全だと自覚したのだと思いました。

無駄なエネルギーを使わずに、しかも安全で問題を起こさないようにするには、何事も円滑に進めることなのです。

このような乗り降りだけでなく、仕事でも問題が見つかればすぐにキチットと伝わる様に連絡することが、物事を円滑に進めるポイントなのです。

時間を有効活用できる


物事が円滑に進まずに止まってしまえば、また振り出しにもどってスタートしなければなりません。

このことは、時間とそれに対する労力、つまりエネルギーが無駄になるのです。

また、うまく進んでいてもそのことも上司に報告する必要があるのです。

「あの仕事を彼に頼んだけれども、うまく行っているのだろうか?」と不安に思わせることも問題なのです。

しかるべきタイミングで、うまく進行中でも途中経過を報告しておくのです。

大事な仕事の時は中間報告は少し早めに行って、重要でない案件は適当なタイミングで報告しておくのです。

円滑に進めるためには、報告や連絡のタイミングも重要なのです。

タイミングよく報告と連絡を行っていくと、仕事の進捗状況の確認や段取りもスムーズに進むようになり、このことは無駄な時間を浪費することも少なくなって、結果的には時間を有効活用できるのです。

仕事が早くなる

テキパキと仕事をこなしている人と、なかなか仕事がはかどらず遅れがちの人は、どこが違うのでしょうか?

もちろん、仕事に対する情熱や知識、経験が多いほど仕事も速いと思いますが、それ以外にも原因はあるようです。

会社で何かの仕事を行う時には、主体的には本人が行動するのですが、自分一人だけでは仕事は完結しません。

いろんな部署のひとと連絡を取り合い助け合って行くはずです。

その時に、仕事が滞ってしまわないように段取りが必要なのです。

仕事を速く進めようとすると、仲間や関係先とのコミュニケーションを円滑にしておかなければならないのです。

コミュニケーションを円滑にするとは、お互いの意思の疎通を図っておくということで、次に起こることを想定しておいて、その準備も打ち合わせておくことです。

いろんな局面を想定しておくのです。

すると、途中で滞ることもなく、スムーズにことが運び仕事が速くなるのです。

テキパキできる人は、先を読んで段取りをつけているからです。

コミュニケーションが円滑なので、仕事が速くなるのです。

信頼してもらえる


仕事が順調に進むと、それに携わっている人達はなんとなく安心感が湧きます。

このまま無事に進めたいし完結してほしいと思っているからです。

順調に仕事を進めるには、仲間とのコミュニケーションが重要であると書きました。

コミュニケーションが円満になると、言うのをためらっていた些細なことまで口に出します。

すると、その些細な出来事がヒントになって、重大な事故の前兆を掴むことが出来たり、ミスを防ぐことが出来たりすることもあります。

いつもとちょっと違う音がしたとか、臭いがあったなど微妙な変化でも、専門家の耳に入ると重要な情報となる場合もあります。

こんな細かいことまで伝えられるということは、コミュニケーションが円滑で情報のやり取りもスムーズなことの証明なのです。

そして、仕事が正確に終わることでお客様に感謝され信頼されることに繋がるのです。

トラブルが起こらない

物事が円滑に進んでいるということは、途中で何か問題が起こって滞ることがないという状態です。

円滑に進むということは、は途中でトラブルが発生しないように段取りをつけていることであり、もし多少のトラブルが発生してもすぐに解決できるようにも設定しているからです。

高所から水が流れ落ちるように、スムーズに動いている状態なのです。

このような状態にあるということは、仲間のコミュニケーションを活発にしてチームワークが円滑に発揮されていることでもあります。

チームワークが円滑に進めば、より高い目標にも向かう意欲が湧いてきて、効率よく素晴らしい成果をあげることにもなるのです。

仕事が円滑に進むと、チームワークも順調でトラブルが減り、取り良い成果を生み出して信頼も向上することになります。

️円滑に物事を進めるための23個の注意点

このように、円満に物事が進むと、良いことが増えてきます。

そこで、円滑に物事を進めるための注意点をまとめてみました。

連絡をしっかりする

問題を起こさないようにするための重要なことは、しっかりと現状を連絡することです。

でも、単に「◯◯になりました」とか「◯◯です」では、簡潔すぎて分かりません。

YesかNoかのどちらかかと問われればこれで良いのですが、相手が具体的なことを知りたいと思っているなら、もっと詳細に連絡すべきです。

連絡を受けた方が誤解をするような表現も気を付けます。

結論を繰り返して相手に確認をとるか、別の表現で理解を深めてもらうなどの配慮も必要なのです。

連絡をしっかりするとは、誤解を招かないようにすることでもあります。

連絡を受ける方も、つい別のことを考えていたり忙しい時には、聞き逃したり勘違いしたリすることもあるからです。

早とちりしてまったく違う結論を信じてしまい、大きな事故や問題を起こした事例はたくさんあります。

相手が本当に納得したかを見極めてください。

目的を明確にする

報告の基本が「報告、連絡、相談」と書きました。

その通りなのですが、この「ホウレンソウ」を円滑にするためには、注意することがあるのです。

それは、この「ホウレンソウ」が何の目的のために行われたかということです。

新しい仕事に切り替わったからそれの確認のためとか、別の場所で始めることになったのでトラブルを起こさないためとか、何らかの目的がある訳で、その目的を明確にしておいてこそ「ホウレンソウ」が役に立つのです。

目的を明確にしておくことで、仲間の中での情報が共有できるので、間違いが起こらないのです。

報告をする相手を確認して、伝える内容もまとめておくのです。

そして、現状や事実を伝えるだけでよいのか、それともそれに対するアドバイスを期待しているのか(相談)もハッキリと伝えるのです。

このように、連絡をする場合には、その目的を明確にして、誰にどのように伝えるかを決めておきます。

もし、その報告に対する意見が欲しい時には、その旨もハッキリと伝えるのです。

進捗状況を報告する

何か重要なことを頼んだ時には、その対応がどうなっているのか気になります。

かといって急かしておいてたびたび尋ねることも気が引けます。

仕事なら、今はどうなっていると矢継ぎ早に確認するところです。

こういう気持ちを察して、取り急ぎの進捗状況を報告してあげることで、相手も安心します。

それと、もしも何かフォローが必要であれば、支援する準備もできているはずです。

何か問題があれば、相談に来るはずですので、相談にも来ないということは無事に進行していると思うしかありません。

何かの問題が発生して滞っているなら、今後の予定にも影響するかも知れません。

もし影響があるなら、それへの対策も必要だからです。

このように、進捗状況を報告することは、現状を知ることができることと、万一の場合に備える必要があるか無いかが判断できるからです。

円滑に進めるために重要なことなのです。

仲間と相談しながらやる

物事を円滑に進めるためには、仲間とのコミュニケーションが重要です。

コミュニケーションの中身は、まず仲間の間での良いチームワーク作りです。

お互いに意見を率直に交換できる雰囲づくりが大切です。

そして、この仲間の目指す目的を共有するのです。

具体的に、「◯◯をするために」とか「◯◯の完成をめざして」などと目的をハッキリさせます。

そして、そのための目標を作るのです。

自分が単独で行う仕事は別ですが、チームで実施する仕事であれば、目的や目標を具体的に呈示して共有することが重要です。

目標は、仲間と相談しながら決めると、チームワークが取りやすいようです。

そして、それぞれの役割分担も明確に決めておくのです。

目標を立てる

目標を決めないと、どのように進めたらよいのか、また現在はどれくらいまで進んでいるのかが分かりにくいのです。

そして、仲間で話し合った目標でも、上から指示があった目標でも、目標が明確になれば次はそれぞれの仕事の役割分担を決めるのです。

それぞれは個性を持った人間で、自ずと得意・不得意の仕事もあるので、それも考慮して役割分担を作ります。

それをもとに、誰がいつまでに何をするかという具体的なスケジュールも決めるのです。

目的が明確になって、それぞれの役割分担もはっきりすると、お互いの行動も共有できてお互いの進捗状況も知ることもできるのです。

その間に何かのトラブルが起こっても、その問題も共有できるので、仲間で知恵を出し合ったり問題解決に向けて一致団結することも可能になります。

容易にお互いに意見交換することもできるのです。

先読みした行動をとる

お互いの役割分担が明確にかつ共有できていると、必要に応じてみんなが集まって有効な情報交換もできます。

全く違った角度からそれぞれの行動を評価したり、改善策をすぐに協議して、作業の効率化に寄与することもあります。

様々な角度から、先読みした行動をとることも可能になるのです。

いろんな場合を想定した先読みによって、仕事も円滑に進むのです。

頭をフル回転させる

仕事を円滑に進めるためには、完璧な段取りが理想です。

段取りを考える上で、頭をフル回転させてみましょう。

何から頭を回転させるかですが、まずは一日の初めに、その日のスケジュールを作ります。

その日に確実にやらなければならないことをメモ書きで残しておけば良いのです。

難しい報告書というようなイメージではなく、簡単に手書きで作ればよいのです。

そして、それらの項目について、どのようにやれば良いのかということを認識しておくのです。

この時に、どうすれば円滑に進めることができるかを頭にイメージするのです。

実行する時の作業の内容までを、頭の中で組み立てるのです。

あそこがポイントになるかな?とか、あの部分はあの人にお願いしようとか、段取りまで頭に入れておくのです。

頭をフル回転させて、想像力を最大限に活用するのです。

慣れてくると、最後の段階までが想像できるようになって、滞ることも無くなるはずです。

参考になる資料も取り寄せておきます。

同様の作業をした部署があれば聞いておいて、不都合ができた時には相談に乗ってもらうように段取りしておきます。

ここまで用意しておけば、一日の始まりからトップスピードに持って行けるので、仕事も非常に円滑に進むはずです。

スケジュールをつくる

時間を効率的に使わないと、仕事は円滑には進みません。

円滑に進まない時には、①立てたスケジュールにもともと問題がある場合、②多くのスケジュールを詰め込み過ぎてる場合、③作業に必要な時間を読み間違えている場合、が考えられます。

スケジュール通りに進めても、時間的に間に合わないとか大きさが違っているとか、基本的な問題を見過ごしていることがあります。

これでは円滑に進みません。

また、次の作業場に移動する時間を考慮していないとか同時刻に行うことになっていたり、基本的にスケジュールと言えないようなものもあるのです。

時間を効率よく使うどころか、時間を無視している時もあるようです。

スケジュールは、立てた時点で円滑に進むかが分かるものです。

アドバイスや意見をもらう

わたしたちは、だいたいのことは知っているつもりなのですが、実際に社会に出ると今まで知らなかったことが山のようにあることに気付きます。

何事にも、ポイントというものがあって、それを知らないと無知と笑われてしまいます。

お茶の作法やお墓参りの作法、目上に人に出す手紙の書き方など、例を上げればきりがありません。

仕事の場合も同じで、初めての企業を訪問する時には、アポイントの取り方や訪問時のマナーなど、知らないと恥をかくことになるのです。

社内の仕事でも、この分野のことについてはあの人にまず挨拶して、これまでのいきさつを教えてもらってから始めると円滑に進むとか、やはりポイントというものがあるようです。

これだけは言ってはいけないとか、この材料は特殊なのでどこから仕入れないといけないとか、貴重なアドバイスや意見を貰うことで円滑に進められることがあるのです。

パターンを想定する

物事が進んで行く時に、独特の兆候が出ることがあります。

誰でも知っている天気予想があります。

「夕焼けの次の日は晴れる」という言い伝えです。

一般的に天気は西の方向から変化して来るので、西の空に雨雲のように厚い雲がない時に夕焼けになるからです。

だから次の日は雲がない晴となりやすいのです。

同じように、「星がたくさん見える翌日は晴れ」というのもあります。

星がたくさん見えるということは、空気が澄んでいて乾燥している証拠で、雲がない状態なので明日は晴れやすいという理屈です。

これは天気のパターンの一部を書いたのですが、これまでの永年の経験則というものがたくさんあって、何かをしようと思った時に、経験上ある程度先のパターンを想定できることがあるのです。

このパターンを利用することによって、物事を円滑に進めることもできるのです。

優先順位をつける

優先順位とは、たくさんの事柄を進めていくときの、取り掛かる順番のことです。

受験勉強の時でも、自分で科目の優先順位を決めて、そしてスケジュールを決めてから始める人も多いようです。

ただし、この優先順位と言うのはあくまでも自分の気持ちの中で決めたもので、方程式がある訳ではありません。

自分が苦手で困っているものから、あくまでも主観的に優先順位を決めたものなのです。

しかし、総合点をあげるには、得意な科目で高得点を取る方が良いかも知れないのです。

この優先順位は、病院に出かけて診察の順番の番号札を取るようなものです。

ことの重大さの順位をつけたものではありません。

急患が入った時には、優先順位を飛ばして急患の人の診察が優先されるのですから。

これは絶対順位と言われるもので、優先順位よりも優先されるのです。

それはともかく、同じような事柄が混ざっている時には、同じ系列の事柄同士をグループ分けして、その中から優先順位をつけて順番に処理していくと、煩雑な事柄も整理されるので円滑に進むのです。

集中して取り組む

気が散って集中できない時があります。

いくら頑張ろうとしても、その時には頭が疲れているのか集中できないのです。

いつもなら容易にできる仕事ができないのです。

時間ばかりが過ぎ去って、まとまりのない結果が残るだけなのです。

円滑とはほど遠い状態です。

集中力が強い人は、ここ一番の時にも、充分実力を出し切ることができるのです。

自分の限界を超える結果を生み出すこともできるのです。

何かの作業を行う時には、集中力の有無で効率がまったく違ってくるから、物事を円滑に進めるうえでは大事な要素なのです。

集中するということは、持って生まれた才能ではありません。

実は、誰でもできる能力を持っているのです。

集中力がないので勉強は苦手で、机の前に座るのが嫌いな人でも、好きなサッカーの練習では集中力が凄くて、パワーのあるシュートをゴールに蹴り込むことができるのです。

この時には、集中できるのです。

トレーニングの仕方や考え方だけでも、集中することを覚えることができます。

目的のことに集中することで物事は円滑に進むのです。

行き詰まったら息抜きする

最近はコンピューターの発達によって、産業用のロボットが生産現場に普及してきました。

与えられたプログラムによって、指示通り休みなく動き続けるのです。

人工知能(AI)のお蔭で、無人の倉庫の中を指示された商品を倉庫に収めたり倉庫から搬出したリするシステムも開発されています。

電気の供給が止まらない限り、壊れるまで永遠に動き回ることができるのです。

こんなロボットでも、息抜きするのです。

つまりは、キチット定期的に点検するのです。

点検なくては、動けないのも事実です。

人間も同じです。

ロボットと同じようには動き続ける、また考え続けることはできないのです。

これは脳が疲れるからです。

身体の疲労は脳の疲労でもあるのです。

ストレスで脳の交感神経にダメージが蓄積することで疲労するそうです。

1時間以上集中するとストレスが脳に溜まってきます。

思考も行き詰ります。

そんな時には、小休止して脳をしばらく休ませることです。

しっかりと脳を休ませるには、充分な睡眠を取ることです。

整理整頓をする

自分の部屋が散らかっていて片付けができていないということは、あなたの脳の中もいろんな記憶が混在していて、スッキリしていないはずです。

こんな部屋の状態では、欲しいものがどこにあるのか分からなくて、探すのも時間がかかるので効率も悪くなります。

せめて、不必要と思うものは、思い切って捨てることです。

そして必要なものを用途別に分類して整頓しておくのです。

必要になった時には、すぐに置き場が分かるし取り出せるのです。

こうすると、効率も格段に上がって物事も円滑に進めることができるのです。

「断捨離」という言葉も流行って、不要なものを減らしてシンプルに生きることを目指す人も増えました。

部屋も頭の中も整理整頓して、スッキリとした気持ちで取り組む習慣をつけるべきです。

コミュニケーションをとる

チームで物事に当たる時には、コミュニケーションを取ることは不可欠の要素です。

お互いの考え方を知ることもできるし、必要な情報を共有することもできるからです。

現代のような情報化が進んでいる時には、ライバルも多くの情報を容易に手にしているはずです。

物事を円滑に、かつ効率的に進めるには、最新の情報を共有しておかなければ負けてしまいます。

日々状況が変化していると考えた方が良いでしょう。

今日、これがベストだと思っていても、もう明日にはさらに進化した情報が出てくる場合もあるのです。

そんな時には、すぐさま情報を伝達できるシステムを活用し、細部にわたって意見交換ができるようなコミュニケーション能力が必要なのです。

ブレない自分の意思や軸を持つ

まっしぐらに進めて行ける自信があれば、周りの不完全な情報や意見に惑わされないで、ブレずに実行していくことも大事です。

もちろん、これまでの経験や知識に基づいて下した判断であることが条件です。

円滑に進めていく自信も必要で、ブレない自分の意思や軸を持つべきなのです。

迅速な対応をする

物事をドンドン前に進めていくには、的確な判断によって迅速な対応を取ることも重要です。

間違ったことや不正確な判断で、軽率に進めることはご法度ですが、何かの問題が発生すれば広がらないように迅速に対応することです。

遅れると、取り返しがつかない事態にもなりかねません。

人の気持ちを考える

間違っていなかっても、ただ強引に物事を進めるだけではいけません。

円滑に進めるためには、何かのしこりを残してはいけないからです。

今後の仕事に影響を与えるかもしれないからです。

同調してついてきてくれた人にも、気配りが必要です。

どこかによどみがないか、振り返って観察することも必要です。

一人の脱落でも、円滑に進まなくなることがあるのです。

人の気持ちも考えてあげる余裕が必要です。

笑顔を忘れない

笑顔は、その場の雰囲気を和ませてくれるので、コミュニケーションにも役立つのです。

物事を進める時には、みんな辛いこともあるのです。

そんな時には、お互いが笑顔で挨拶したり連絡し合うことで、スムーズに動くこともできるのです。

早起きをする

早起きを続けることは、生活のリズムを保つために有効なことです。

毎朝キチット早起きして太陽の光りに当たると、気分爽快で元気を貰えます。

早起きするには、夜更かしはできません。

充分な質の高い睡眠を取っていると、効率も上がって円滑に仕事をこなせるのです。

栄養をしっかりとる

物事を円滑に進めていくには、自身の健康管理も大事です。

体調が悪ければ良いアイデアも湧いてこないし素早い行動もできません。

頭の回転と健全な身体が必要です。

頭を活性化させるには、適度な運動と食べ物、それとポジティブな考え方を持つことです。

疲れた時には小休止し、好きな音楽を聞くのも良いのです。

また、脳が疲れると酸化ストレスが蓄積するので、これを解消するフラボノイドが効果的です。

これは、果物や野菜に含まれています。

身体の疲れを取るには、ビタミンB群とビタミンEが欠かせません。

後は、鉄分とナトリウムも重要です。

これらを食品で摂取するには、肉(豚肉、鶏肉)と魚(青背)、野菜、果物をバランスよく食べることです。

必要な栄養をしっかりと食事で補って、健康な身体で仕事に向かうのです。

睡眠時間を確保する

健全な身体を維持するのは、食事と運動が大切ですが、もうひとつ重要なのは充分な睡眠を取ることです。

最近の日本人は、世界的に見ても睡眠時間が不十分なようです。

しかも、5人に1人は何らかの睡眠障害を抱えているという報告があります。

睡眠障害があれば、質の高い睡眠が得られないので、生活習慣病の原因にもなるのです。

都会では深夜に活動する機会も多く、仕事でも遊びでも睡眠が不定期になりがちです。

物事を円滑に進める原動力は、健康な心身を持つことです。

日頃のストレスを解消するのも、睡眠なのです。

ぜひ、必要な睡眠時間を確保するように計画することです。

終わった後のご褒美をつくっておく

みんなで一緒に何かの活動をした時、無事に終われば必ずみんなで打ち上げをやったものです。

ささやかでも良いのです。

みんなで協力してやり遂げたという連帯感と達成感が生まれるのです。

すると、また今度も一緒に頑張ろうという決意も生まれるのです。

自分一人でも、目標を達成できた時には、自分自身にもご褒美を用意しておけば、やりがいも生まれるのです。

女性の場合なら、オシャレな洋服とかアクセサリー、豪華な食事や旅行などが「自分へのご褒美」として多いそうです。

日頃ではもったいないと思って手を出さないのですが、目標達成の時には奮発するのです。

️円滑に進めれば仕事もなんでも上手くいく

円滑の意味は、二つあります。

物事が滞らずにスラスラと運ぶことと、角がなくなめらかなことの二つです。

わたしたちの身体でいえば、血液がサラサラに流れていることです。

この血液と共に酸素や栄養素が身体の隅々まで運ばれるので、健康に良いのです。

また、体内の毒素も腎臓を通して体外に排出されるので、デトックス効果も良くなるのです。

組織の体制でも、意見を自由に言える雰囲気の組織は風通しが良いと言われ、コミュニケーションも円滑で活発な活動ができるのです。

どこも滞ることがない身体や組織は、物事が円滑に進む条件であり、円滑に進めばなんでも上手く行くのです。