それをもとに、誰がいつまでに何をするかという具体的なスケジュールも決めるのです。
目的が明確になって、それぞれの役割分担もはっきりすると、お互いの行動も共有できてお互いの進捗状況も知ることもできるのです。
その間に何かのトラブルが起こっても、その問題も共有できるので、仲間で知恵を出し合ったり問題解決に向けて一致団結することも可能になります。
容易にお互いに意見交換することもできるのです。
先読みした行動をとる
お互いの役割分担が明確にかつ共有できていると、必要に応じてみんなが集まって有効な情報交換もできます。
全く違った角度からそれぞれの行動を評価したり、改善策をすぐに協議して、作業の効率化に寄与することもあります。
様々な角度から、先読みした行動をとることも可能になるのです。
いろんな場合を想定した先読みによって、仕事も円滑に進むのです。
頭をフル回転させる
仕事を円滑に進めるためには、完璧な段取りが理想です。
段取りを考える上で、頭をフル回転させてみましょう。
何から頭を回転させるかですが、まずは一日の初めに、その日のスケジュールを作ります。
その日に確実にやらなければならないことをメモ書きで残しておけば良いのです。
難しい報告書というようなイメージではなく、簡単に手書きで作ればよいのです。
そして、それらの項目について、どのようにやれば良いのかということを認識しておくのです。
この時に、どうすれば円滑に進めることができるかを頭にイメージするのです。
実行する時の作業の内容までを、頭の中で組み立てるのです。
あそこがポイントになるかな？とか、あの部分はあの人にお願いしようとか、段取りまで頭に入れておくのです。
頭をフル回転させて、想像力を最大限に活用するのです。
慣れてくると、最後の段階までが想像できるようになって、滞ることも無くなるはずです。
参考になる資料も取り寄せておきます。
同様の作業をした部署があれば聞いておいて、不都合ができた時には相談に乗ってもらうように段取りしておきます。
ここまで用意しておけば、一日の始まりからトップスピードに持って行けるので、仕事も非常に円滑に進むはずです。
スケジュールをつくる
時間を効率的に使わないと、仕事は円滑には進みません。
円滑に進まない時には、①立てたスケジュールにもともと問題がある場合、②多くのスケジュールを詰め込み過ぎてる場合、③作業に必要な時間を読み間違えている場合、が考えられます。
スケジュール通りに進めても、時間的に間に合わないとか大きさが違っているとか、基本的な問題を見過ごしていることがあります。
これでは円滑に進みません。
また、次の作業場に移動する時間を考慮していないとか同時刻に行うことになっていたり、基本的にスケジュールと言えないようなものもあるのです。
時間を効率よく使うどころか、時間を無視している時もあるようです。
スケジュールは、立てた時点で円滑に進むかが分かるものです。
アドバイスや意見をもらう
わたしたちは、だいたいのことは知っているつもりなのですが、実際に社会に出ると今まで知らなかったことが山のようにあることに気付きます。
何事にも、ポイントというものがあって、それを知らないと無知と笑われてしまいます。
お茶の作法やお墓参りの作法、目上に人に出す手紙の書き方など、例を上げればきりがありません。
仕事の場合も同じで、初めての企業を訪問する時には、アポイントの取り方や訪問時のマナーなど、知らないと恥をかくことになるのです。
社内の仕事でも、この分野のことについてはあの人にまず挨拶して、これまでのいきさつを教えてもらってから始めると円滑に進むとか、やはりポイントというものがあるようです。
これだけは言ってはいけないとか、この材料は特殊なのでどこから仕入れないといけないとか、貴重なアドバイスや意見を貰うことで円滑に進められることがあるのです。
パターンを想定する
物事が進んで行く時に、独特の兆候が出ることがあります。