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説明をする時に分かりやすく伝えるための10個の注意点やコツ


2017年前半の話題をさらった森友学園、加計学園の問題について、安倍首相がしっかり説明したと思っている人は、どれほどいらっしゃるでしょうか。

ほとんどいないのではないかと思います。

そのかわり、いらだちをを抑えられない性格上の弱さや、利用しようと寄ってくる人ばかりで、本当によい友人はいないなど、安倍さんの別の一面が、世間に明らかとなってしまいました。

うまく説明できなかった、あるいはしなかったことの副作用とでもいうべきでしょうか。

とにかく説明不足や、隠し事、その他の目的を含んでいると、こうした意図していない結果を招いてしまうものです。

こういう事例も念頭におきつながら、分かりやすい説明をするにあたってのポイントについて、じっくり考察していくことにしましょう。

説明をするときに分かりやすく伝えるための10個のコツと注意点

筆者は、先日テレビを買い換えたばかりです。

10年以上使用した、パナソニックのプラズマテレビ32型から、シャープのフルハイビジョン40型に替えたのです。

画質にすぐれた4Kテレビは、消費電力が大きい、ということであきらめました。

それでも旧型とは明らかに世代は変わり、進化していました。

たくさんの新しい機能が付加されています。

しかしその現実とは反比例して、トリセツは薄くペラペラなものになっていました。

詳細について知りたければ、画面を操作して御覧下さい、またはインターネットのメーカーサポートページを見て下さいね、という方向になってきています。

しかし必要な画面はすんなり出ません。

リモコン操作やインターネットに習熟していないと、結構時間がかかります。

こちらがメーカーの意図を読みとらなければ、なかなかうまくいかないのです。

やはり、説明書にさまざまなケースを想定し、いちいち対処法を記載してくれておいた方が、親切というものではないでしょうか。

どうせ高齢者など読めやしない、誰かに設置を頼むのだろう、とお客を見切って、高をくくっているような気がしないでもありません。

これまでのトリセツのノウハウを尽くしたものとは、とても言えない、という印象を強く持ちました。

説明書の本質とはなにか?説明書とはどうあるべきなのか?こうしたこともふまえつつ、説明するときにわかりやすく伝えるコツについて、まとめていきたいと思います。

1.大事なことを最初に話す


物事を説明するに当たって大切なことを、これから考えていきます。

説明とは、ただ詳しく説明すればよい、丁寧に説明しさえすればよい。

そういうものなのでしょうか。

聞き手は要点がわからなくなってしまい、また説明している方も、独りよがりに陥るリスクが高くなります。

その結果、大事なことは、何も伝わっていなかった、となってしまっては、ほとんど笑い話です。

そうならないようにすることこそ、説明をする、という作業における最大のポイントでしょう。

そのために大事なことは、出し惜しみせず最初に話してしまいましょう。

そうしておけば、後は簡単です。

多少話し方に問題があったとしても、要旨だけは伝わっているはずです。

伝えたいことを最初に、理由を後にする

裁判の判決は、ほとんどの場合、先に判決を述べ、後からその理由を説明していくパターンをとっています。

裁判以外においても、これが物事を説明するにあたっての、通常の順序でしょう。

ところが、プレゼンや営業活動では、これとは逆に、期待を持たせ、じらせたあげく、結論は最後に持ってくる、という手法が有効です。

これらを混同しないように気をつけましょう。

人に説明するときは前者の方法を取ります。

この2つを、目的に応じて、しっかり使い分けるようにしておきましょう。

2.要点をまとめてから話す


説明を開始するにあたって、要点をまとめておくことは必須の事前準備です。

それらを頭の中に、しっかりインプットしてから、説明を開始するようにしましょう。

気の利いたキャッチフレーズの用意はできていますか?もし一つも浮んでいないようなら、説明の焦点が定まっているとは、とても言えません。

もう少し考えを煮詰めるべきでしょう。

ある程度うまくいくようになるまで、イメージトレーニングをこなしておいた方がよいと思います。

伝えたいことは何かを考える

説明をするに当たって、今回伝えたい内容とはなにかを、常に念頭におきつつ、話をしていきましょう。

脱線するにしても、短時間で本線へ戻るようにしておきます。

ただし多少の脱線は、話の内容をより豊かなイメージに膨らませる効果を見込めます。

うまく出し入れをして、トータルで有効な使い方をして下さい。