2017年前半の話題をさらった森友学園、加計学園の問題について、安倍首相がしっかり説明したと思っている人は、どれほどいらっしゃるでしょうか。

ほとんどいないのではないかと思います。

そのかわり、いらだちをを抑えられない性格上の弱さや、利用しようと寄ってくる人ばかりで、本当によい友人はいないなど、安倍さんの別の一面が、世間に明らかとなってしまいました。

うまく説明できなかった、あるいはしなかったことの副作用とでもいうべきでしょうか。

とにかく説明不足や、隠し事、その他の目的を含んでいると、こうした意図していない結果を招いてしまうものです。

こういう事例も念頭におきつながら、分かりやすい説明をするにあたってのポイントについて、じっくり考察していくことにしましょう。

説明をするときに分かりやすく伝えるための10個のコツと注意点

筆者は、先日テレビを買い換えたばかりです。

10年以上使用した、パナソニックのプラズマテレビ32型から、シャープのフルハイビジョン40型に替えたのです。

画質にすぐれた4Kテレビは、消費電力が大きい、ということであきらめました。

それでも旧型とは明らかに世代は変わり、進化していました。

たくさんの新しい機能が付加されています。

しかしその現実とは反比例して、トリセツは薄くペラペラなものになっていました。

詳細について知りたければ、画面を操作して御覧下さい、またはインターネットのメーカーサポートページを見て下さいね、という方向になってきています。

しかし必要な画面はすんなり出ません。

リモコン操作やインターネットに習熟していないと、結構時間がかかります。

こちらがメーカーの意図を読みとらなければ、なかなかうまくいかないのです。

やはり、説明書にさまざまなケースを想定し、いちいち対処法を記載してくれておいた方が、親切というものではないでしょうか。

どうせ高齢者など読めやしない、誰かに設置を頼むのだろう、とお客を見切って、高をくくっているような気がしないでもありません。

これまでのトリセツのノウハウを尽くしたものとは、とても言えない、という印象を強く持ちました。

説明書の本質とはなにか?説明書とはどうあるべきなのか?こうしたこともふまえつつ、説明するときにわかりやすく伝えるコツについて、まとめていきたいと思います。

1.大事なことを最初に話す


物事を説明するに当たって大切なことを、これから考えていきます。

説明とは、ただ詳しく説明すればよい、丁寧に説明しさえすればよい。

そういうものなのでしょうか。

聞き手は要点がわからなくなってしまい、また説明している方も、独りよがりに陥るリスクが高くなります。

その結果、大事なことは、何も伝わっていなかった、となってしまっては、ほとんど笑い話です。

そうならないようにすることこそ、説明をする、という作業における最大のポイントでしょう。

そのために大事なことは、出し惜しみせず最初に話してしまいましょう。

そうしておけば、後は簡単です。

多少話し方に問題があったとしても、要旨だけは伝わっているはずです。

伝えたいことを最初に、理由を後にする

裁判の判決は、ほとんどの場合、先に判決を述べ、後からその理由を説明していくパターンをとっています。

裁判以外においても、これが物事を説明するにあたっての、通常の順序でしょう。

ところが、プレゼンや営業活動では、これとは逆に、期待を持たせ、じらせたあげく、結論は最後に持ってくる、という手法が有効です。

これらを混同しないように気をつけましょう。

人に説明するときは前者の方法を取ります。

この2つを、目的に応じて、しっかり使い分けるようにしておきましょう。

2.要点をまとめてから話す


説明を開始するにあたって、要点をまとめておくことは必須の事前準備です。

それらを頭の中に、しっかりインプットしてから、説明を開始するようにしましょう。

気の利いたキャッチフレーズの用意はできていますか?もし一つも浮んでいないようなら、説明の焦点が定まっているとは、とても言えません。

もう少し考えを煮詰めるべきでしょう。

ある程度うまくいくようになるまで、イメージトレーニングをこなしておいた方がよいと思います。

伝えたいことは何かを考える

説明をするに当たって、今回伝えたい内容とはなにかを、常に念頭におきつつ、話をしていきましょう。

脱線するにしても、短時間で本線へ戻るようにしておきます。

ただし多少の脱線は、話の内容をより豊かなイメージに膨らませる効果を見込めます。

うまく出し入れをして、トータルで有効な使い方をして下さい。

伝えたいことを、より鮮明に表現することができるかもしれません。

成功すれば、あなたのセンスは光り輝くことになりそうです。

3.話をできるだけ短くする

説明とは、分かりやすくなければなりません。

短くてキレの良い言葉使いを心がけましょう。

形容詞などの修飾語は、最少限で済ませるようにしておきます。

言葉はその方が引き立ちます。

冗長な表現になってしまうと、何が言いたいのか、相手に伝わりません。

それどころか、関心も失せてしまうかも知れません。

またしゃべりのテンポも重要な要素になります。

演奏家や、歌手になったつもりで音楽のように話すとよいと思います。

心地よいリズム感を演出しましょう。

簡潔に話すことで印象に残りやすい

説明をするときは、簡潔に話すことをこころがけ、相手の印象に残りやすいようにします。

気の効いたフレーズを見つけたら、繰り返して強調しておきましょう。

積極的に、刷り込み効果を狙っていきます。

これも音楽的なりフレインを繰り返すことで、より大きな効果もたらしてくれるはずです。

結果として、好印象となる可能性は高くなります。

ただし、やりすぎてしまい、相手にしつこい、と刷り込まれてしまえば、まったく別の話になります。

4.伝えたいことが複数ある場合は数を言う

説明をするにあたって、伝えたいことがいくつあるのか、予めはっきりさせておきましょう。

それを相手にもしっかり伝えておきます。

こうすることによって相手の集中力を切らせずに。

興味を引き付けておくことができるはずです。

これは説明をよどみなく行うための、台本とも言うべきものです。

予め作ってておくと安心できます。

取り返しのつかない言い忘れ事故を防ぐことができるでしょう。

箇条で伝えると分かりやすい

台本は、箇条書きにしておくと、さらにまとまりが出てきます。

優先順位もはっきりして、より相手に伝えやすくなるでしょう。

箇条書きは、最もわかりやすい考えのまとめ方です。

ただしあまり精密な台本にしてしまうのはどうかと思います。

現実にはイメージトレーニングイメージトレーニングどうりにいくわけはありません。

ときにアドリブも必要になります。

台本とアドリブ、うまくバランスを取ってバラバラにならないように説明していきましょう。

5.大事なキーワードは強調する

キーワードは繰り返し強調することによって、相手の胸にしみ込ませます。

それが確認できるまで繰り返しましょう。

それが気の利いたキャッチコピーなら、簡単に達成できるはずです。

印象に残っているテレビコマーシャルの、マネをするイメージでかまわないいと思います。

しつこさなどのマイナス感情を残さないように、明るく楽し気に振舞うことが大切です。

伝えたいことが相手に伝わりやすい

キャッチコピーを繰り返すのは、伝えたいことを明確にする目的のため行います。

より面白い話をすることが目的ではありません。

取り違えないように気を付けましょう。

笑いのセンスは人それぞれ違っています。

耳障りに聞こえる人もいる、ということは押さえて置くべきでましょう。

カリスマ店員や、カリスマ実演販売員といえども、誰にでも好かれているというわけではありません。

6.意見を交えて説明しない

説明をしているときには、あまり自分の意見を強調しすぎないようにしましょう。

説明の客観性を損ってしまいます。

まず、説明したい物事を、第三者目線で客観的に評価していることを、相手に対して伝えるようにします。

自分の見解を表明するのは、質問を受けるまでは控えておく方がよいでしょう。

この順序なら、説明内容の客観性は揺らぎません。

説明者に対する信頼度も上がります。

事実を説明した上で自分の意見を言う

このようにして、客観的事実を伝えた上で、自分の意見をはっきり述べることが大切です。

この意見があやふやなようなら、はっきり言って、わざわざ人間が説明するまでのことはありません。

トリセツやネット上で理解すれば、それで十分ということになってしまうでしょう。

近未来なら、グーグルホームや、LINEのClovaFriends相手に質問すれば、それでほとんどのことが、済んでしまいそうです。

意見を述べるときには、ここでも気の利いた、パンチのあるフレーズを準備しておきましょう。

やはり、こうした言葉のセンスこそ人間の切り札となります。

7.曖昧な表現はしない

説明をするときは、AとB,どちらにも解釈できるような、曖昧な表現はさけるようにしましょう。

日本語はただでさえ、曖昧な表現の多い言語です。

「結構です。」はその典型といえます。

肯定なのか否定なのか、文字を見ただけではさっぱりわかりません。

物事を説明するに当たっては、歯切れのよい言い回しを選びましょう。

そして文脈も、白と黒をはっきりさせておきます。

そうしない限り、相手からは、こちらの希望するような、明解なレスポンスはかえってきません。

説明自体どうでもよい、とされてしまう可能性が高まっていきます。

筆者は、中国を中心とした貿易の仕事に、長い間携わっていました。

中国語は英語同様、、Yes、No、、Why Becauseがはっきりしています。

商談においては、通訳の方が、訳しやすいように、はっきりした言い回しを心がけました。

日本人は日本語の特性そのままに、情緒的な表現をする人が非常に多いのです。

初期のころは、通訳に困る表現がやたら多かったものです。

具体的な仕事は、総合スーパーなどで販売する衣料品を、中国の縫製工場に発注して、日本へ輸入するという内容です。

スーパーのバイヤーたちは、「気持ち、丈を短くしてくれ。」「色をもう少し、白くして欲しい。」というような、通訳できないことを言う人が非常に多かったものです。

日本人同士では、それで済ませていたからです。

また、言った、言わない、の係争となることもまれではありませんでした。

曖昧な表現は、あらゆる意味で、危険極まりないものなのです。

説明が余計に分かりにくくなる

説明したことによって、かえってわかりにくくなったなどと言われた人もおられるかも知れません。

これは残念ながら、最悪の評価といってよいでしょう。

一体何をやっていたのか、わかりません。

系統立てて話ができなかった、スキルが不十分だった、相手の興味を外してばかりいた、相手を混乱させてしまった、などさまざまな原因が考えられます。

何が説明をわかりにくくしたのか、しっかり原因を分析しておかなければなりません。

8.相手の目を見て話す

説明にあたっては、相手の目を見据えて話すようにします。

視線をさけているようでは、話し手のこれに賭ける情熱を、伝えることができません。

話にならないとはこのことでしょう。

自信なさげな様子が、相手の印象に残ってしまうだけになってしまいます。

これではとても説得力など得られません。

恥ずかし気に目をそらすシーンというのは、外国では恋愛の駆け引きでもないかぎり、ほとんど見当たりません。

説明するシーンでは、しっかりこちらを見て「どうだ!」という感じでまくしたててきます。

気遣いは大切ですが、情熱はそれ以上に大切なものです。

違う方向を見ると聞き手は集中できない

聞き手は、常に話し手の本気度を値踏みしながら聞いています。

それが感じられないようなら、あっという間に興味を失ってしまいます。

ここでもう勝負ありです。

例えば説明する人の顔があらぬ方向を向いていたとすれば、その話す内容に真実味を感じるでしょうか。

心を通わることはできず、気持ちが盛り上がることはありません。

現実のことことではなく、夢物語のように聞こえてしまうのかも知れません。

これでは童話の朗読を聞いているのと同じです。

9.相手の考えを知る

有効な説明をするために、相手の考えを知りましょう。

そのためには、質問させるように仕向けるのが一番です。

こちらから質問を繰り返すのは、リスクを伴います。

自分を利用しようとしているのでは?またはこの説明者は、実は何も分かっていないのでは?などさまざまな疑念を抱かせることになるからです。

相手の考えを知ることによって、相手が思わず質問したくなる、魅力的な表現を磨いていきましょう。

相手が何を知りたいのかを考える

説明をするに当たっては、相手が何をしりたいのか、常に意識しましょう。

例えば、テレビショッピングは、決して一方的なものではありません。

筆者はQVCのテレビショッピングに出演したことのある人に、そのときの様子を聞いたことがあります。

番組が始まると、途中から絶え間なくイヤホンを通じて、指示が入るそうです。

視聴者の興味を引いているのは、A、B、Cのうち、Bの商品である、注文の入っている色は、ブラックである、説明をそっちの方へ持っていくように、と指示を飛ばし続けるわけです。

そのため、何をしゃべったのかほとんど覚えていない、と言っていました。

家に帰れば奥さんには「最低だったわよ。」とけなされ、さんざんな1日だった、と笑っていたものです。

自分の意志を封じて、相手の興味にあわせる、その究極のスタイル、ということでしょうか。

テレビショッピングに出演している人たちは、大変なプレッシャーの中で闘っているように見えました。

10.相手の視点に立つ

通常の説明をする場面では、テレビ通販のように矢継ぎ早に指示が飛んでくるわけではありません。

したがって時間が極端に切迫する、ということはないはずです。

落ち着いて、うまく相手の興味を引き出すように心がけましょう。

やはり、相手に質問してもらうようなシチュエーションに持っていくことが大切になります。

何も質問が出てこないということは、説明が相手の心に届かなった可能性が高いのです。

つまり、相手の視点に立つことに失敗したわけです。

残念ながら、つまらない説明だったという評価を下されてしまったのです。

相手へのおもいやりをもつ

相手の意見は、出来る限り尊重していきましょう。

議論を交わしているのではありませんから、頭から否定するのはタブーです。

些細なことでも、まずは肯定することから入ります。

それを尊重した上で、必要とあれば、こちらの主張を出すようにします。

また相手の興味には、テレビ通販と同じように、しっかり沿うようにして行きましょう。

要は相手に対して、思いやりを持ち続けることが大切なのです。

この単純な事実こそ、関係を長続きさせる秘訣というべきものです。

説明が下手な人の特徴とは?

説明の下手な人には、一体どこに問題があるのでしょうか。

彼らに共通する最大の問題は、独りよがりに陥っていることに違いありません。

そのためコミュニケーションが一方通行になっていることに、気付かなくなっています。

相手の反応を見ながら、会話を交わすように話しをするのが理想ですが、それはまったくできていません。

もし説明中に不穏な空気を感じたのなら、ブレイクを挟むなどして、早めに状況の修正を図っていきましょう。

説明が長い

説明が長すぎると、周囲にどんな反応を巻き起こすか、普通の人なら容易に想像がつくはずです。

例えば、子どものころイヤだった、挨拶の長い校長先生や、現在なら、暑苦しい社長の顔を思い浮かべてみるとよいでしょう。

彼らの、つまらない、内容がいつも同じ、長い、という苦痛を伴う話を聞かされた経験は、誰しも持っていると思います。

それらを思い出しながら、自らは、簡潔な説明を心がけていきましょう。

 

要約されていないためわかりづらい

説明下手の人は、ポイントの整理がついていないことが多いのです。

これを改善させるには、アナログ式ですが、要約を箇条書きしておくことが何より有効です。

このやり方を繰り返しているいちに、説明のスキルは間違いなく上がるでしょう。

ポイントの要約できないようなレベルでは、これがベストと思い込むことは、リスクとなってしまいます。

結局何が言いたいのかがわからない

説明には強弱のリズムを付けます。

これがついていないと、聞き手は、中心テーマがわからなくなってしまいます。

例えば楽曲の構成は一般的に、イントロ、Aメロ、Bメロ、サビという順助になっています。

いきなりサビを連呼して始まる曲もあります。

どちらも聴衆の心をつかむ方法です。

どのようにサビへもっていくのか。

常にこのことを意識しておきましょう。

伝えたいことが分かりにくい

伝えたいことは、楽曲のサビを歌うように強調しましょう。

しかし同じ言い回しだけではつまらないものになります。

複数の強調パターンを用意しておきましょう。

それらをうまく使用して、伝えたいことをはっきりさせていきます、

要点を抑えていない

説明するにあたっては要点を抑えることを、常に意識しながら話しましょう。

枝葉末節の話が長くならないように気を付けます。

こちらの方が得意、という人は特に気をつけて下さい。

本筋で聞き手の心をつかむことが、おろそかになってしまいます。

聞く側が要点を抑えながら聞かなければいけない

説明にメリハリがついていないと、聞く側が要点を考え、抑えなければならないことに「なります。

わかりにくい言い回しは避けましょう。

例え話やジョークが、的をはずすのも厳禁です。

相手に苦痛をあたえてしまい、へたをすると、感情的にさせてしまいかねません。

相手が揚げ足を取りにくるときは、怒っていることも多いのです。

まとめ

昨今では、説明責任という言葉が、存在感を増しています。

とくに不祥事のニュースでは頻出しています。

中小企業といえども、非常に価値の高い会社はたくさんあります。

それ以前に社会的責任のない会社などありえません。

正確でわかりやすい説明の重要性は増すばかりです。

当然、それらを説明する人の重要度も増していることになります。

物事を説明するスキルをアップさせておいて、何も損はなさそうです。

どんどん磨いていきましょう。

「悩んでしまうのは、これが原因かもしれません。」

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