慰労会開催でご自身の株を上げることにもつながりかねませんね。
しっかりと注意すべき点をみていきましょう。
開催する規模によって案内状を考える
慰労会を開催するときに注意したいことの最初の1つ目は、「開催する規模によって案内状を考える」という作業を行う事です。
慰労会というものは、職場単位で開催されるものや地域のコミュニティーに則った関係で開催されるものなど実に様々です。
そしてその慰労会への参加者は誰かを通して連絡をもらわない事には始まりません。
中には学校の同窓会のように十年以上も全く連絡していなかったところから突然、招待状が届く、といったケースも考えられます。
よってこの出席の有無を確認する「案内状」の存在をじっくりと考える必要があるといわけなのです。
会社全体などの大規模の場合
会社全体などの大規模な慰労会開催の場合の案内状ではどのような点に注意したらいいのでしょうか？
まず念頭においておきたいのは、その慰労会が内輪で行うような砕けたものではない、という事です。
よって幹事の役割を司る人は、
・開催の日時、場所、開始時間
・参加人数の把握
・開催場所の予約、仮押さえ
・当日の会費
といった事項をしっかり明記した案内状を関係各所に速やかに送付しなければなりません。
会社単位ともなれば参加者は会社内の人物にとどまらず、お得先や取引先などの外部の方たちにもお声がけを行わなければなりません。
それだけに「仕事の一環」としての意識と自覚・責任感が問われることとなるでしょう。
例文
では、仮にある会社の「創立30年記念パーティー」という名目で関係各所に慰労会実施の案内状を送付すると仮定して例文をご紹介しておきましょう。
例文
平成〇年〇月〇日
社員各位（あるいはお得意先の会社名）
〇〇株式会社 創立30周年記念パーティー開催のお知らせ
〇〇株式会社
〇部◯◯
新春の候 貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、わたくしども◯◯株式会社も来る〇月〇日をもちまして創業30年という月日を無事に迎えることができました。
これも一重に皆さまがたの心強いお付き合いの賜物と感謝いたします所存でございます。
つきましては当社30周年を皆様方と一緒に日頃の慰労を兼ねまして慰労会を兼ねましたささやかなパーティーを開催いたしたく存じております。
ご多忙の折と思いますが、皆様方のご参加を心よりお待ち申し上げております。
記
日時 〇月〇日
場所 ◯◯（地図参照）
会費 ◯◯円
尚、恐れ入りますが〇月〇日までにご参加の有無をご連絡いただけますよう、何卒お願い申し上げます。
敬具
という感じでしょうか。
とにかく社外に向けて案内状を発送する場合は、くれぐれも誤字脱字に気をつけ特別な配慮と感謝の意味を込めた文面に仕上げることです。