そして発送する前には必ず上司に目を通してもらい最終確認を済ませましょう。
部署内や課内での場合
部署内や課内で使われる慰労会用の案内状はどうでしょうか？
こちらも同じ会社内とはいえ身内同士の集まりの場ではありません。
いくら同じ会社内とはいえ、部署が違えば当然、一緒に仕事をやった事のない人もいる事でしょう。
そういった初対面の人にも失礼のない文面を考えなくてはいけませんね。
まあ、社外の人宛に出すほどの緊張感はいりませんが、それでもくだけすぎた文面は禁物です。
ちょっとご参考程度の例文をご紹介しておきましょうね。
例文
〇月〇日
◯◯部ご一同様
◯◯部第11期終了慰労会開催のお知らせ
◯◯部 担当◯◯
～ここからは砕け過ぎずかしこまり過ぎない程度の冒頭の文書と慰労会開催についての始まりの文章を書いておけばいいでしょう。
文面については特に定型文のような気まりはありませんが、読んだ人に不快感を与えるような文面はご法度ですよ。～
記
日時 〇月〇日
場所 ◯◯（地図参照）
会費 ◯◯円
皆様の振るってのご参加、お待ち申し上げております。
という感じでどうでしょうか？
勿論、この書き方が全てではありません。
いろんな例文を参考にしながらご自身のオリジナリティあふれる案内文を考案してくださいね。
参加者と対象者には別の案内状を送る
慰労会を開催するときに注意することの2つ目は、「参加者と対象者には別々の案内状を送る」という事です。
これを守らず対象者にまで参加者用を送ってしまうと、とんだ大恥をかくことになってしまうでしょう。
参加費用など対象者には伝えない
このケースは送別会や新入社員歓迎会、もしくは定年退職の日の慰労会などがそれに該当します。
そして対象者というのは勿論、その部を去ってゆく人と新たに加わる人の事をいいます。
去ってゆく人、加わる人。
この両名がその慰労会の主賓といいますか主役です。
主役に当たる人からは普通、会費は徴収しません。
その他の参加者の頭数で割って参加費用を決めます。
ここのところを間違えずに案内状を作り、そして正しく発送しましょうね。
間違ってもその慰労会の主役対象となる人に会費徴収用の案内状を送らない事です。
送ってしまった人の社会的常識を疑われる事態になってしまいかねませんからね。
言葉遣いや言い回しなどに注意する
慰労会を開催するときに注意したいことの3つ目は「言葉遣いや言い回しなどに注意する」ことです。
慰労会というものは同輩同士で行うものではありません。
参加者には当然ながら先輩もいるでしょうし目上の人も多数参加されているはずです。