まじめなメールだったのでまだ良かったのですが、私的な内容のメールだと、赤っ恥をかくところでした。
普段から、問合せや連絡のメールには、すぐに返信する癖をつけているつもりです。
相手から返信が無い時に送る
今か今かと待っている時に、相手から返信がない時ほど不安になってしまいます。
メールの中身でなく、その相手に何か失礼なことをしていて、内心は怒っているのではなどと余計なことも考えてしまうからです。
あるいは、相手に何か重大な事情が発生して、返信どころでは無いのではとも考えてしまうのです。
いずれにしても、簡単な問合せに対して返信がない時には、ヤキモキしてしまうものです。
こんな時には、催促メールを送る必要があると考えます。
では、催促メールを送る場合には、どのようなことに注意が必要でしょうか？それは、まずは本当にこちらからメールを送っているかを確認しておくことです。
そして、送った日時も確認しておくのです。
メールを作成したことは間違いないと自信を持っていても、何かの事情で下書きフォルダに入ったままであったこともあったからです。
何かを文面に付け加えるつもりで下書きに保存していたままで、実際には送付していなかったこともありました。
また、相手先の通信環境の設定の影響で迷惑メールに保存されていたりすることもあります。
まずは、自分の方に落ち度がないかを確認しておくべきです。
状況や立場によって文面は大きく変わる
最近では、ネットで検索すると催促メールの文例（テンプレート）がまとめられて紹介されていることがあります。
相手に失礼がないように、相手先別やシチュエーション別に文例が分けられていたりします。
それに従ってメールを作成して行けば良いのですが、選択した文例で良いのかも不安になるのです。
それは、状況や立場によって文面は大きく変える必要があるからです。
簡単な出欠の確認の催促メール、二度三度と催促しても返事がない場合、急いで商品や資料、見積もりを催促しなければいけない時、セミナーや人数制限があるイベントへの申し込みの返事など、様々な場面が想定されるからです。
こちらに非がない場合は少し強く出ても良い
こちらに非が無い場合には、返事を催促する時には少々強く出ても良いのです。
返事が遅れることで、こちら側に悪い影響が出てしまう時があるからです。
無料であるセミナーにご招待する場合など、有料でも参加したいと申し出てきた人に対して、ことらからも返事をしなければいけないからです。
こちらからの返事が遅れると、参加を希望する人に対して失礼に当たるからです。
このような場合には、本日中に意思表示をいただけないと、参加できなくなる旨をキッチリと伝えておく必要がありますし、強く出ても構わないと思われます。
ただし、出欠の意思表示に対しては強く出るのですが、メールの文脈や丁寧な敬語で伝えることは当然のことです。
何から何まで強く出るという事ではありません。
催促メールを送る前のチェックポイント
いざ、催促メールを送ると決心しても、送る前にしておかなければならないチェックポイントがあります。
それは、自分が本当に相手にメールを送っているかということの確認です。
もし何らかの理由で送信が不成功になったなら、送信エラーのメールがすぐに返ってくるはずです。
それで気が付くはずです。
そして、送信完了であれば、送信済みアイテムのところにメールが残っています。
それを確認すればいいだけです。
送付先のアドレスも念のために確認しておいてください。
それ以外では、何かの理由で下書きに保存されていないかもチェックすればいいのです。
送信しようとメールを作成していたところに、急な用事が出来て席を外すことになったら、一旦下書きに保存してしまいますので、つい忘れてしまうことがあるからです。
これらのチェックでも問題が無ければ、あなたのメールは確実に相手に届いているはずです。
本当に自分は事前にメールを送っていたか？
送信済みアイテムの中に、あなたが送信したメールが残っているはずです。