短気な人と思うのですが、余り頻繁に送るのも「返事をするところだったのに」と不快感を与えてしまいます。
返事のタイミングが短くて厳しいときには、敢えて【至急】などとタイトルの前に書いておいて、案内文の最後に「ご確認いただきましたら、ご面倒ですが2～3日中にご返事をお願い致します」などと至急である旨を具体的に示しておくのです。
頻繁だと逆に送りたくなくなる
このような感情は良くないのですが、余りに高飛車で頻繁に連絡の催促をしてしまうと、相手としても「何様だ、この野郎」というような気持ちにもなってしまいます。
そうなると、敢えて返事を遅らせて困らせてやろう、などと考えてしまうので、ギリギリに返事が来たりします。
そういう感情のしこりが残らないように、適度に送る様にするのです。
協力への感謝の言葉も添える
どのような理由があろうとも、こちらからの催促メールに対しては相手方の協力が必要なのです。
そこで、気持ち良く協力をしてもらうために、協力への感謝の言葉も添えておくのです。
よく街中で工事をしている時に、「〇〇の工事をしております。皆様のご協力を感謝いたします。」などと書いた立て看板を見る時があります。
「はて、何を協力しているのかな？足元を注意して歩いているだけなのに」などと思ってしまうのですが、「感謝いたします」とあれば気持ちも和むものです。
返信してもらう貯めには、相手にも感謝の気持ちが必要です。
「お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。」などとへりくだっている言葉も必要なのです。
まだ返信が来ていなくても感謝を伝える
まだ返信が来ていなくても、これから忙しい中をメールしてもらうためにも、感謝の気持ちを持っていることを伝えます。
以前に送った依頼のメールでは、即座に返信してもらったことなども添えると、こちらが感謝していることを知ってもらえるのです。
「いつもご協力いただき、感謝しております。」などと返信の有無に関わらず、先方の姿勢にまずは感謝しておくと、メールの内容もスンナリと受け取ってもらえるのです。
あまり長々と書かない
返事が遅い人というのは、無頓着な人か非常に多忙でゆっくりとメールを確認できない人かも知れません。
後者のような人は、いろいろと経験している人で事情もよく理解できる人なのです。
そのような人は、何かの事情でつい忘れてしまったこともあるようです。
そんな人に長々としたメールを送りつけることは、時間の無駄だと考えているようです。
それよりも、メールのタイトルを見ただけですぐに事情が理解できるはずです。
「ああ、あの件か」とすぐに分かるはずです。
そこで、受信者がすぐに分かるようなタイトルを書いて送るのがベストです。
念のために、前回のメールを添付しておくのですが、察しの良い人ならタイトルだけでも全てを理解するはずです。
そのためにも、長々とした催促メールは要らないと思います。
要点がぶれてしまうから
余り長々とメールを書いて送ると、要点がブレてしまって本当に確認したいことが後回しになることもあります。
先方も「あの件か！」とうすうす勘づくはずです。
サッと読むとすぐに分かる程度の内容が催促メールのコツなのです。
まとめ
催促メールをしようと思う時には、何かの件について返事を待っているがなかなか来ないという焦りの気持ちがあるはずです。
その人からの返事が来ないと、次のステップに進めないからです。
自分の仕事の整理ができないからです。
しかしながら、この段階ではなぜ返信メールが来ないのかという明確な理由は分かっていません。
長期不在かな？病気かな？ご不幸があったのかな？それとも、単に見落とされているのかな？などと考えてしまいます。
日頃からその人をよく知っている時には遠慮なく催促できるのですが、ビジネスに関連していると、キッチリと対応することが必要です。
そのためには、
①本当に相手にメールを送ったか、または届いているのかの確認。