そうすると、本当に自分はこのPCで受け取ったのだろうかと、相手を疑ってしまうこともあります。
そして、催促されている内容については、送付されたメールを見ないことには返事ができないので、相手も焦ってしまうのです。
そんな時には、催促メールに全開送ったメールが添付されているとありがたいのです。
こちらがきちんと送っているという証拠を付ける
前回のメールが添付されていると、何日の何時に送られてきたと日時の確認もできるし、その当時の自分の行動も思い出して、見逃した理由も分かるかも知れません。
すると、もし返信が遅くなった理由が自分の方にあると分かれば、丁寧な返事が返って来る場合もあります。
前回のメールを添付するということは、既にきちんと送っているということの証明にもなるからです。
嫌味だと受け取られる場合も
目下の人間から前回のメールを添付して催促メールを送ってくると、何か故意に返信しなかったかのように受け取る人もいるのです。
あるいは、「わたしからのメールを見落としているとは注意が足らないですね」と目下から注意喚起されているように感じてしまい、「嫌味な奴だなあ、あいつは」と感情的になる時もあります。
そんな事が内容に、送る前には「念のため、先日お送りしましたメールを添付させていただきました。たびたび恐れ入りますがご確認いただければ幸いです。」などと断っておくことも必要なのです。
嫌味だと思われないように、丁寧に敬意をもってメールを作るのです。
絶対に怒りを表さない
催促メールを送る前には、相手の事情に対する気配りも必要です。
何かの事情で返事がしたくても出来なかったかも知れないからです。
気配りもできずに返事が遅れている事実だけを強調して、相手を非難するような文面になっていれば催促メールとしては最悪です。
「こちらは悪くない！こちらは迷惑しているんだ！」というように、相手を責めているとしか見えないからです。
もちろん、メールの返信がいつも遅れていたり、それによって相当な迷惑を被っているのであれば致し方ありませんが、それでも相手をイラっとさせるような言葉で責めてはいけないのです。
こちらの怒りは絶対に表さないようにするのです。
相手の感情も逆なでしてしまう
催促メールの文言の中に、「いまだに届いていません」とか「まさか忘れているとは思いませんが」などと非難がましい言葉や、「普通はすぐに返信いただいていますが」などと相手を小馬鹿にしたりして、さも相手が礼を欠いていると言わんばかりの表現は、相手の感情を逆なでしてしまいますので避けるべきです。
そんな時には、
「先日お届けしたご案内はご確認いただけましたでしょうか。お忙しいところたいへん恐縮ですが、今週中にご返事いただけましたら幸いです。念のため案内状を添付致しました。」などと丁重に連絡を入れて、相手の感情を逆なでしないように気配りするのです。
相手に届いているかを確認する言葉としては、
「〇〇は、お手元に届いておりますでしょうか」
「〇〇の件は、その後いかがでしょうか」
などとやんわりと尋ねる言葉もあります。
行き違いには要注意！
たまたま、返信をした後に催促メールが届く時があります。
「送っているのに失礼な！」と怒ってしまうこともあります。
そんな時のために、行き違いに関しての案内文も付け加えておきます。
「なお、本メールと行き違いになっている時は、何卒ご容赦ください」などと書いておくのです。
返信をくれたのに気付かずに送るのは絶対NG！
たまたま迷惑メールに入っていたり、別のフォルダに間違って保管している時もあります。
返信をしてくれていたのに気づかなかったのは、当方のミスなのです。
こんなことが無いように注意が必要です。
必ず送る直前に受信ボックスを確認する
催促メールを送る直前には、もう一度受信ボックスと迷惑フォルダ、下書き保存フォルダの中身の確認は絶対にすべきです。
迷惑フォルダと下書き保存フォルダに関しては、日頃から中身を確認して、不要なメールはサッサと消去しておくのです。
頻繁に送ってはいけない
ちょっと返事が遅いとすぐに催促してしまう人も見かけます。