それを再度確認して、いつ送ったのかも、つまり日時を確認してください。
相手が出張とか外出した時間の直後だと、メールを受け取って対応するまでに時間がかかってしまうこともあるからです。
「あの課長は本社からの急な呼び出しで、昼ご飯を食べずに急いで出かけたよ。
いつ帰るかは分からない」などと、送った相手の情報が得られれば、時系列で考えればメールを読んでもらったかどうかも分かるのですが、微妙なタイミングで目を通していない場合もあるのです。
通信状況などの影響で送れていないことも
通信会社のサーバーの異常とか通信機器の故障、メンテナンスなどによっても、送受信ができなくなるときがあります。
定期的なメンテナンスは、あらかじめ公開されているので連絡が入ります。
年末年始などの通信が混み合う時も要注意です。
通信状況の情報も掴んでおきたいものです。
催促メールは失敗すると大問題に発展することも
ビジネスでメールを使用する時は、仲の良い友達同士でLINEをする時のように、軽い気持ちでメールを送ってはいけません。
ビジネスメールには、それなりの作法というものがあるのです。
送る相手はどのような立場の人であっても、失礼がないように言葉を選び、敬語も使うのです。
時間短縮のために挨拶文を用意しておいて、それを使用してから本題に入るという書き方をしている人がいました。
ビジネス文章としてはよく見かける挨拶文です。
長い間そのように対応してきたのですが、ある時に親しい取引先の人から注意されました。
それは、季語をその都度変えずにコピペして使っていたので、季節感がなくなってしまい間の抜けた挨拶になっていたからです。
例えば、もうお盆が来るというのに「初夏の候」の言葉から始まる挨拶文はおかしいだろうというご指摘でした。
この挨拶文は毎回コピペして使用していたので、気が付かなかったのです。
また、「貴社」とあるがうちは銀行なので「貴行」と変えてくれないかなどともご指摘がありました。
丁寧な挨拶文だと思っていたのですが、とんだ赤っ恥を書いていたのです。
それと、コピペで注意が必要なのは、お得意先の担当者が昇格したリして呼称が変わった時です。
「課長 〇〇様」と送っていたのだけれども、今月から「部長 〇〇様」に変わったなど、さらには所属部署が変わった時もすぐに変更しておくことが重要です。
本当にあった話ですが、相手の人の名前をずっと間違えていたという笑えない話もあります。
「小西」と「古西」を間違えたり、下の名前を間違えていたりと列挙にいとまがない程です。
基本のことですが、催促するという時には特に間違いがないかを確認すべきです。
これだけのことでも、相手によっては大問題に発展することもあるのです。
相手の心証が一気に下がる
先日もアメフトの危険タックルの問題で、先方の大学にお詫びに出向いた監督が、「関西学院（かんせいがくいん）」という大学名を「かんさいがくいん」と何度もTVのインタビューで答えていたことでヒンシュクを買いました。
せっかくお詫びに行ったけれども、相手の名前を読み間違えるなんて誠意がないと思われたからです。
このように相手の名前を間違えたり、日付を勘違いしていたりするのはもっての外です。
それによく起こる間違いは、資料を添付することを忘れていて、それの内容についての意見を待っていた時などです。
「資料も添付せずに送ってきておいて、それに対する賛否を聞かれても判る筈がないだろう」と怒っている場合もあるのです。
「資料が添付されていませんよ」と注意を促してくれればありがたいのですが、「あいつは注意散漫なやつだ」と突き放されていれば困ったものです。
既にそこにお互いの認識の違いがあったのです。
自分の方になにか間違いがなかったかという姿勢で催促メールは始まるのです。
自分の方に落度があった場合などは、それを知らずに催促してしまうと相手の心証を傷つけてしまい、簡単には修復できなくなることもあるからです。
取引停止になることも
相手にもよりますが、これまでにも幾度か同じような連絡ミスをしている場合では、「また自分達の不注意のせいで起こったのに、こんな催促メールをしてくるとはとんでもない会社だ！」と催促される理由はないと激高する時があります。
運悪く相手の部長を怒らせてしまうと、取引停止に発展することもあるようです。