催促メールを出した会社の課長を電話口に呼び出して、社員のマナーに関するクレームを伝えることもあります。
お互いに、気持ち良く仕事をしたいと考えているからです。
催促メールを送る時の８個の注意点
催促メールは、相手に非があっても丁寧に敬意をもって接することが基本です。
頭から「返事がないぞ！」と大上段に構えて伝えるものではありません。
あくまでも優しく促すことなのです。
ビジネス上のお付き合いの人であれば、気心も知れた仲かも知れませんが、それでも丁寧に接することを忘れないようにします。
その時に大事なことは、以前に書きましたが、自分が確かに先方にメールを送ったという事実の確認です。
この確認の作業を忘れていては、催促メールを送ってはいけないのです。
また、相手が長期の出張や休暇の取得で不在である時とか、相手の機器の不具合やメンテナンス、こちらのメールが迷惑フォルダに入っている時などで閲覧が遅れたりしているかも知れません。
このような先方の事情も考慮して、丁寧な催促メールを送ることが重要です。
これらのことも考えて、以下に催促メールを送る時の8個の注意点についてまとめました。
急ぐあまり、相手をせかしてはいけない
相手の返事によってこちらの行動が変わって来るというような場合には、ついつい返事を急がせてしまう時があります。
こちらの気持ちがミエミエになっているのです。
「急いでいるのだな。
早く返事を送ろう」と思って実行してくれればいいのですが、「こちらにもこちらの都合があるんだ」と、今すぐにとはいかない時もあるのです。
では、相手にできる限り早く返事を送ってもらえるようにするのは、どのように書けば良いのでしょうか？
どうしても急ぐ場合は急ぐ理由と期日を書く
相手の気持ちを考えて、角が立たないような文面にするのです。
そして、急ぐ理由を添えてあげれば分かりやすいのです。
例えば、会社主催のパーティーでは、式典の後に予定している夕食会では、席に限りがあるため会場の準備のために〇〇日までには出欠の返事が欲しいなどの理由と期日を書くことによって、それまでには必ず返事しなければと思ってもらえるのです。
さすがに期日を明記されると、頭の中に記憶として残るので、急ぎ返信されることが多いようです。
これでも返事が遅い時には何らかの事情があるようなので、関係先に事情を伺っておくことも必要です。
件名に【至急】【再送】など、目立つ文言を入れる
メールでの返信が遅い時には、間違って消去されていることもあるようです。
毎日多くのメールが届く人にとっては、関係のないメールやDMも良く届くのです。
忙しいので素早く消去しているうちに、大事なメールも一緒に消去されることがあるからです。
そこで、しっかりと目につくように、件名に【至急】【再送】などの文字を頭につけておくと、閲覧する人に目立つのです。
見逃しや消去されないように
忙しい人にも容赦なくメールは届きます。
忙しく仕事をするので、連絡も頻繁に行う必要があるのでしょう。
そんな人は、PCを外出にも持ち歩いている人も多いようです。
駅の構内の待ち合わせ室や喫茶店の中で、PCを開いてキーボードを叩いている人も多いのです。
そんな時には、注意も散漫になって大事な人からのメールを見逃したリ間違って消去してしまったりする場合もあります。
急いで閲覧しても、件名のところに【至急】【再送】の文字があれば、目に留まりやすいのです。
【至急】【再送】などの目立つ文言を入れることも良い方法です。
前回送ったメールも添付する
忙しい人にとっては、少し前のメールと言えども探すのは面倒なのです。
キチンと専用のフォルダを作ってそこに保管して管理しているはずですが、返事が遅れているということは何らかの事情で保管されていないからです。