催促メールを送る時の8個の注意点!やんわりした文章がポイントのイメージ写真
人間というのは、勝手な動物です。

自分に都合がいいことはよく覚えているけれど、自分に都合の悪い事や間違ったことには鈍感なようです。

親しい仲間の間でも、貸し借りの話になると、時には揉めることもあります。

わたしの同級生は、何かにつけて良く集まります。

先日も集まってバーベキューを楽しんだのですが、その時にある同級生がもう一人の同級生に向かって「この前の缶コーヒー代140円を返してくれ」と催促したのです。

その時は千円札も小銭も持ち合わせていなかったので、自販機で買うためにたまたま140円を借りたそうなのです。

催促された同級生は、「そうだ、忘れていた!ごめん」と言ってその場で返したのですが、借りた方はつい忘れてしまい、貸した方は忘れることはないようです。

仲の良い同級生同士のことで、これが原因で仲が悪くなるというようなことは起こりませんが、借りた方はしっかりと覚えておくことが大事ですね。

人間関係がギクシャクしている間では、たとえ100円の貸し借りでもそれが元で大きなビジネスもやりたくないと断りを入れることもあるようです。

金額の大きさでなく、礼儀やマナーによって人間を評価するためのようです。

そのようないい加減な考えを持った相手とは、取引しませんという考え方なのです。

銀行では1円でも決済が合わなければ、その日の業務は終えることができないそうです。

話が逸れましたが、人間はついつい約束を忘れてしまうことがあるようです。

何かのキッカケで思い出せるのであればいいのですが、まったく関係がないような事では、永遠に忘れてしまうことにもなりかねません。

そんな事を思うと、この際約束したことに関して返答がない時にはキッチリと催促しておこうと思うのです。

しかしながら、これがビジネスの世界ではそう簡単ではありません。

例えば、ある会社の部長とある仕事の約束をしていたのですが、覚書を交わして文書でキッチリと残す前に急遽事情によって転勤することになってしまって、話が中断されたままの状態が続いたのです。

先方の会社の中での引継ぎが上手くなされていれば問題ないのですが、一向に前に進まないという状況なのです。

後任の部長にいきなり催促することなどできないので、前任の部長への催促メールになってしまいます。

どのようにいつ送るのかで悩んでしまう場合もあるのです。

このようなケースの時はまれですが、ちょっと問い合わせた確認メールの返事が来ない時など、「速く返事してよ!」と叫びたくなるものです。

友達なら「返事がまだだけど」と送り直したリ、LINEなら既読のサインが出るので読んだかどうかは分かるのですが、ビジネスの場合だと軽く問い合わせることも躊躇してしまいます。

そんな時には、あなたはどうしますか?

催促メールの送り方で悩んでいませんか?

メールは、今やビジネスの世界では、電話よりも活用しているはずです。

相手が不在でもメールなら送っておくことができるからです。

そして、送った方も送られた方もお互いがそのメールを共有できるからです。

しかも、メールを送った日時も、しっかりと記録されているのです。

このように、メールという手段は電話や面談と比べると、いつでも連絡できるというメリットがあるのですが、時には言い出しにくい催促メールを送ることもあるのです。

送る相手によって、失礼がないようにしたいのですが、それ以外で気を付けなければいけないことはどのようなことでしょうか?基本的なことを覚えておいて、実際の場面で活用できればいいと考えます。

催促メールとは?

仕事の時の催促メールとは、何かの会合への参加不参加の確認の目的や、指示や連絡のメールを送ったが届いているのかどうか知りたいときに送るメールです。

同じ会社の仕事仲間であればそれほど気を遣うこともないのですが、会社の幹部や取引先の人に送るとなると、失礼のないようにしたいものです。

催促する方もされる側も、催促メールは気にかかるものですから、催促メールが送られてこないように普段から心掛けておきたいものです。

仕事の勤務時間には、仕事場にいる時にはこまめにメールをチェックしますし、メールで問合せや指示が来ていることが分かると、すぐに受け取ったことを返信します。

返事の内容が複雑な場合は、調べてから改めて返信する旨を伝えておきます。

メールを送った側に、間違いなく受け取ったことを伝えるのです。

慌てていると、送付相手を選択する時に、間違って別の人のアドレスに送付してしまった経験があります。

メールを送っているのになかなか返事が返って来ないと悶々として待っていたのですが、結局相手には届いておらず、別の関係がない人からそのメールの問合せが届いたことで分かったのです。

まじめなメールだったのでまだ良かったのですが、私的な内容のメールだと、赤っ恥をかくところでした。

普段から、問合せや連絡のメールには、すぐに返信する癖をつけているつもりです。

相手から返信が無い時に送る

今か今かと待っている時に、相手から返信がない時ほど不安になってしまいます。

メールの中身でなく、その相手に何か失礼なことをしていて、内心は怒っているのではなどと余計なことも考えてしまうからです。

あるいは、相手に何か重大な事情が発生して、返信どころでは無いのではとも考えてしまうのです。

いずれにしても、簡単な問合せに対して返信がない時には、ヤキモキしてしまうものです。

こんな時には、催促メールを送る必要があると考えます。

では、催促メールを送る場合には、どのようなことに注意が必要でしょうか?それは、まずは本当にこちらからメールを送っているかを確認しておくことです。

そして、送った日時も確認しておくのです。

メールを作成したことは間違いないと自信を持っていても、何かの事情で下書きフォルダに入ったままであったこともあったからです。

何かを文面に付け加えるつもりで下書きに保存していたままで、実際には送付していなかったこともありました。

また、相手先の通信環境の設定の影響で迷惑メールに保存されていたりすることもあります。

まずは、自分の方に落ち度がないかを確認しておくべきです。

状況や立場によって文面は大きく変わる

最近では、ネットで検索すると催促メールの文例(テンプレート)がまとめられて紹介されていることがあります。

相手に失礼がないように、相手先別やシチュエーション別に文例が分けられていたりします。

それに従ってメールを作成して行けば良いのですが、選択した文例で良いのかも不安になるのです。

それは、状況や立場によって文面は大きく変える必要があるからです。

簡単な出欠の確認の催促メール、二度三度と催促しても返事がない場合、急いで商品や資料、見積もりを催促しなければいけない時、セミナーや人数制限があるイベントへの申し込みの返事など、様々な場面が想定されるからです。

こちらに非がない場合は少し強く出ても良い

こちらに非が無い場合には、返事を催促する時には少々強く出ても良いのです。

返事が遅れることで、こちら側に悪い影響が出てしまう時があるからです。

無料であるセミナーにご招待する場合など、有料でも参加したいと申し出てきた人に対して、ことらからも返事をしなければいけないからです。

こちらからの返事が遅れると、参加を希望する人に対して失礼に当たるからです。

このような場合には、本日中に意思表示をいただけないと、参加できなくなる旨をキッチリと伝えておく必要がありますし、強く出ても構わないと思われます。

ただし、出欠の意思表示に対しては強く出るのですが、メールの文脈や丁寧な敬語で伝えることは当然のことです。

何から何まで強く出るという事ではありません。

催促メールを送る前のチェックポイント

いざ、催促メールを送ると決心しても、送る前にしておかなければならないチェックポイントがあります。

それは、自分が本当に相手にメールを送っているかということの確認です。

もし何らかの理由で送信が不成功になったなら、送信エラーのメールがすぐに返ってくるはずです。

それで気が付くはずです。

そして、送信完了であれば、送信済みアイテムのところにメールが残っています。

それを確認すればいいだけです。

送付先のアドレスも念のために確認しておいてください。

それ以外では、何かの理由で下書きに保存されていないかもチェックすればいいのです。

送信しようとメールを作成していたところに、急な用事が出来て席を外すことになったら、一旦下書きに保存してしまいますので、つい忘れてしまうことがあるからです。

これらのチェックでも問題が無ければ、あなたのメールは確実に相手に届いているはずです。

本当に自分は事前にメールを送っていたか?

催促メールを贈る前に本当に自分は事前にメールを送っていたかチェックしている
送信済みアイテムの中に、あなたが送信したメールが残っているはずです。

それを再度確認して、いつ送ったのかも、つまり日時を確認してください。

相手が出張とか外出した時間の直後だと、メールを受け取って対応するまでに時間がかかってしまうこともあるからです。

「あの課長は本社からの急な呼び出しで、昼ご飯を食べずに急いで出かけたよ。

いつ帰るかは分からない」などと、送った相手の情報が得られれば、時系列で考えればメールを読んでもらったかどうかも分かるのですが、微妙なタイミングで目を通していない場合もあるのです。

通信状況などの影響で送れていないことも

通信会社のサーバーの異常とか通信機器の故障、メンテナンスなどによっても、送受信ができなくなるときがあります。

定期的なメンテナンスは、あらかじめ公開されているので連絡が入ります。

年末年始などの通信が混み合う時も要注意です。

通信状況の情報も掴んでおきたいものです。

催促メールは失敗すると大問題に発展することも

催促メールを送って失敗して大問題に発展してしまった
ビジネスでメールを使用する時は、仲の良い友達同士でLINEをする時のように、軽い気持ちでメールを送ってはいけません。

ビジネスメールには、それなりの作法というものがあるのです。

送る相手はどのような立場の人であっても、失礼がないように言葉を選び、敬語も使うのです。

時間短縮のために挨拶文を用意しておいて、それを使用してから本題に入るという書き方をしている人がいました。

ビジネス文章としてはよく見かける挨拶文です。

長い間そのように対応してきたのですが、ある時に親しい取引先の人から注意されました。

それは、季語をその都度変えずにコピペして使っていたので、季節感がなくなってしまい間の抜けた挨拶になっていたからです。

例えば、もうお盆が来るというのに「初夏の候」の言葉から始まる挨拶文はおかしいだろうというご指摘でした。

この挨拶文は毎回コピペして使用していたので、気が付かなかったのです。

また、「貴社」とあるがうちは銀行なので「貴行」と変えてくれないかなどともご指摘がありました。

丁寧な挨拶文だと思っていたのですが、とんだ赤っ恥を書いていたのです。

それと、コピペで注意が必要なのは、お得意先の担当者が昇格したリして呼称が変わった時です。

「課長 〇〇様」と送っていたのだけれども、今月から「部長 〇〇様」に変わったなど、さらには所属部署が変わった時もすぐに変更しておくことが重要です。

本当にあった話ですが、相手の人の名前をずっと間違えていたという笑えない話もあります。

「小西」と「古西」を間違えたり、下の名前を間違えていたりと列挙にいとまがない程です。

基本のことですが、催促するという時には特に間違いがないかを確認すべきです。

これだけのことでも、相手によっては大問題に発展することもあるのです。

相手の心証が一気に下がる

先日もアメフトの危険タックルの問題で、先方の大学にお詫びに出向いた監督が、「関西学院(かんせいがくいん)」という大学名を「かんさいがくいん」と何度もTVのインタビューで答えていたことでヒンシュクを買いました。

せっかくお詫びに行ったけれども、相手の名前を読み間違えるなんて誠意がないと思われたからです。

このように相手の名前を間違えたり、日付を勘違いしていたりするのはもっての外です。

それによく起こる間違いは、資料を添付することを忘れていて、それの内容についての意見を待っていた時などです。

「資料も添付せずに送ってきておいて、それに対する賛否を聞かれても判る筈がないだろう」と怒っている場合もあるのです。

「資料が添付されていませんよ」と注意を促してくれればありがたいのですが、「あいつは注意散漫なやつだ」と突き放されていれば困ったものです。

既にそこにお互いの認識の違いがあったのです。

自分の方になにか間違いがなかったかという姿勢で催促メールは始まるのです。

自分の方に落度があった場合などは、それを知らずに催促してしまうと相手の心証を傷つけてしまい、簡単には修復できなくなることもあるからです。

取引停止になることも

相手にもよりますが、これまでにも幾度か同じような連絡ミスをしている場合では、「また自分達の不注意のせいで起こったのに、こんな催促メールをしてくるとはとんでもない会社だ!」と催促される理由はないと激高する時があります。

運悪く相手の部長を怒らせてしまうと、取引停止に発展することもあるようです。

催促メールを出した会社の課長を電話口に呼び出して、社員のマナーに関するクレームを伝えることもあります。

お互いに、気持ち良く仕事をしたいと考えているからです。

催促メールを送る時の8個の注意点

催促メールは、相手に非があっても丁寧に敬意をもって接することが基本です。

頭から「返事がないぞ!」と大上段に構えて伝えるものではありません。

あくまでも優しく促すことなのです。

ビジネス上のお付き合いの人であれば、気心も知れた仲かも知れませんが、それでも丁寧に接することを忘れないようにします。

その時に大事なことは、以前に書きましたが、自分が確かに先方にメールを送ったという事実の確認です。

この確認の作業を忘れていては、催促メールを送ってはいけないのです。

また、相手が長期の出張や休暇の取得で不在である時とか、相手の機器の不具合やメンテナンス、こちらのメールが迷惑フォルダに入っている時などで閲覧が遅れたりしているかも知れません。

このような先方の事情も考慮して、丁寧な催促メールを送ることが重要です。

これらのことも考えて、以下に催促メールを送る時の8個の注意点についてまとめました。

急ぐあまり、相手をせかしてはいけない

相手の返事によってこちらの行動が変わって来るというような場合には、ついつい返事を急がせてしまう時があります。

こちらの気持ちがミエミエになっているのです。

「急いでいるのだな。

早く返事を送ろう」と思って実行してくれればいいのですが、「こちらにもこちらの都合があるんだ」と、今すぐにとはいかない時もあるのです。

では、相手にできる限り早く返事を送ってもらえるようにするのは、どのように書けば良いのでしょうか?

どうしても急ぐ場合は急ぐ理由と期日を書く

相手の気持ちを考えて、角が立たないような文面にするのです。

そして、急ぐ理由を添えてあげれば分かりやすいのです。

例えば、会社主催のパーティーでは、式典の後に予定している夕食会では、席に限りがあるため会場の準備のために〇〇日までには出欠の返事が欲しいなどの理由と期日を書くことによって、それまでには必ず返事しなければと思ってもらえるのです。

さすがに期日を明記されると、頭の中に記憶として残るので、急ぎ返信されることが多いようです。

これでも返事が遅い時には何らかの事情があるようなので、関係先に事情を伺っておくことも必要です。

件名に【至急】【再送】など、目立つ文言を入れる

メールでの返信が遅い時には、間違って消去されていることもあるようです。

毎日多くのメールが届く人にとっては、関係のないメールやDMも良く届くのです。

忙しいので素早く消去しているうちに、大事なメールも一緒に消去されることがあるからです。

そこで、しっかりと目につくように、件名に【至急】【再送】などの文字を頭につけておくと、閲覧する人に目立つのです。

見逃しや消去されないように

忙しい人にも容赦なくメールは届きます。

忙しく仕事をするので、連絡も頻繁に行う必要があるのでしょう。

そんな人は、PCを外出にも持ち歩いている人も多いようです。

駅の構内の待ち合わせ室や喫茶店の中で、PCを開いてキーボードを叩いている人も多いのです。

そんな時には、注意も散漫になって大事な人からのメールを見逃したリ間違って消去してしまったりする場合もあります。

急いで閲覧しても、件名のところに【至急】【再送】の文字があれば、目に留まりやすいのです。

【至急】【再送】などの目立つ文言を入れることも良い方法です。

前回送ったメールも添付する

忙しい人にとっては、少し前のメールと言えども探すのは面倒なのです。

キチンと専用のフォルダを作ってそこに保管して管理しているはずですが、返事が遅れているということは何らかの事情で保管されていないからです。

そうすると、本当に自分はこのPCで受け取ったのだろうかと、相手を疑ってしまうこともあります。

そして、催促されている内容については、送付されたメールを見ないことには返事ができないので、相手も焦ってしまうのです。

そんな時には、催促メールに全開送ったメールが添付されているとありがたいのです。

こちらがきちんと送っているという証拠を付ける

前回のメールが添付されていると、何日の何時に送られてきたと日時の確認もできるし、その当時の自分の行動も思い出して、見逃した理由も分かるかも知れません。

すると、もし返信が遅くなった理由が自分の方にあると分かれば、丁寧な返事が返って来る場合もあります。

前回のメールを添付するということは、既にきちんと送っているということの証明にもなるからです。

嫌味だと受け取られる場合も

目下の人間から前回のメールを添付して催促メールを送ってくると、何か故意に返信しなかったかのように受け取る人もいるのです。

あるいは、「わたしからのメールを見落としているとは注意が足らないですね」と目下から注意喚起されているように感じてしまい、「嫌味な奴だなあ、あいつは」と感情的になる時もあります。

そんな事が内容に、送る前には「念のため、先日お送りしましたメールを添付させていただきました。たびたび恐れ入りますがご確認いただければ幸いです。」などと断っておくことも必要なのです。

嫌味だと思われないように、丁寧に敬意をもってメールを作るのです。

絶対に怒りを表さない

催促メールを送る前には、相手の事情に対する気配りも必要です。

何かの事情で返事がしたくても出来なかったかも知れないからです。

気配りもできずに返事が遅れている事実だけを強調して、相手を非難するような文面になっていれば催促メールとしては最悪です。

「こちらは悪くない!こちらは迷惑しているんだ!」というように、相手を責めているとしか見えないからです。

もちろん、メールの返信がいつも遅れていたり、それによって相当な迷惑を被っているのであれば致し方ありませんが、それでも相手をイラっとさせるような言葉で責めてはいけないのです。

こちらの怒りは絶対に表さないようにするのです。

相手の感情も逆なでしてしまう

催促メールの文言の中に、「いまだに届いていません」とか「まさか忘れているとは思いませんが」などと非難がましい言葉や、「普通はすぐに返信いただいていますが」などと相手を小馬鹿にしたりして、さも相手が礼を欠いていると言わんばかりの表現は、相手の感情を逆なでしてしまいますので避けるべきです。

そんな時には、
「先日お届けしたご案内はご確認いただけましたでしょうか。お忙しいところたいへん恐縮ですが、今週中にご返事いただけましたら幸いです。念のため案内状を添付致しました。」などと丁重に連絡を入れて、相手の感情を逆なでしないように気配りするのです。

相手に届いているかを確認する言葉としては、
「〇〇は、お手元に届いておりますでしょうか」
「〇〇の件は、その後いかがでしょうか」
などとやんわりと尋ねる言葉もあります。

行き違いには要注意!

たまたま、返信をした後に催促メールが届く時があります。

「送っているのに失礼な!」と怒ってしまうこともあります。

そんな時のために、行き違いに関しての案内文も付け加えておきます。

「なお、本メールと行き違いになっている時は、何卒ご容赦ください」などと書いておくのです。

返信をくれたのに気付かずに送るのは絶対NG!

たまたま迷惑メールに入っていたり、別のフォルダに間違って保管している時もあります。

返信をしてくれていたのに気づかなかったのは、当方のミスなのです。

こんなことが無いように注意が必要です。

必ず送る直前に受信ボックスを確認する

催促メールを送る直前には、もう一度受信ボックスと迷惑フォルダ、下書き保存フォルダの中身の確認は絶対にすべきです。

迷惑フォルダと下書き保存フォルダに関しては、日頃から中身を確認して、不要なメールはサッサと消去しておくのです。

頻繁に送ってはいけない

ちょっと返事が遅いとすぐに催促してしまう人も見かけます。

短気な人と思うのですが、余り頻繁に送るのも「返事をするところだったのに」と不快感を与えてしまいます。

返事のタイミングが短くて厳しいときには、敢えて【至急】などとタイトルの前に書いておいて、案内文の最後に「ご確認いただきましたら、ご面倒ですが2~3日中にご返事をお願い致します」などと至急である旨を具体的に示しておくのです。

頻繁だと逆に送りたくなくなる

このような感情は良くないのですが、余りに高飛車で頻繁に連絡の催促をしてしまうと、相手としても「何様だ、この野郎」というような気持ちにもなってしまいます。

そうなると、敢えて返事を遅らせて困らせてやろう、などと考えてしまうので、ギリギリに返事が来たりします。

そういう感情のしこりが残らないように、適度に送る様にするのです。

協力への感謝の言葉も添える

どのような理由があろうとも、こちらからの催促メールに対しては相手方の協力が必要なのです。

そこで、気持ち良く協力をしてもらうために、協力への感謝の言葉も添えておくのです。

よく街中で工事をしている時に、「〇〇の工事をしております。皆様のご協力を感謝いたします。」などと書いた立て看板を見る時があります。

「はて、何を協力しているのかな?足元を注意して歩いているだけなのに」などと思ってしまうのですが、「感謝いたします」とあれば気持ちも和むものです。

返信してもらう貯めには、相手にも感謝の気持ちが必要です。

「お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。」などとへりくだっている言葉も必要なのです。

まだ返信が来ていなくても感謝を伝える

まだ返信が来ていなくても、これから忙しい中をメールしてもらうためにも、感謝の気持ちを持っていることを伝えます。

以前に送った依頼のメールでは、即座に返信してもらったことなども添えると、こちらが感謝していることを知ってもらえるのです。

「いつもご協力いただき、感謝しております。」などと返信の有無に関わらず、先方の姿勢にまずは感謝しておくと、メールの内容もスンナリと受け取ってもらえるのです。

あまり長々と書かない

返事が遅い人というのは、無頓着な人か非常に多忙でゆっくりとメールを確認できない人かも知れません。

後者のような人は、いろいろと経験している人で事情もよく理解できる人なのです。

そのような人は、何かの事情でつい忘れてしまったこともあるようです。

そんな人に長々としたメールを送りつけることは、時間の無駄だと考えているようです。

それよりも、メールのタイトルを見ただけですぐに事情が理解できるはずです。

「ああ、あの件か」とすぐに分かるはずです。

そこで、受信者がすぐに分かるようなタイトルを書いて送るのがベストです。

念のために、前回のメールを添付しておくのですが、察しの良い人ならタイトルだけでも全てを理解するはずです。

そのためにも、長々とした催促メールは要らないと思います。

要点がぶれてしまうから

余り長々とメールを書いて送ると、要点がブレてしまって本当に確認したいことが後回しになることもあります。

先方も「あの件か!」とうすうす勘づくはずです。

サッと読むとすぐに分かる程度の内容が催促メールのコツなのです。

まとめ

催促メールをしようと思う時には、何かの件について返事を待っているがなかなか来ないという焦りの気持ちがあるはずです。

その人からの返事が来ないと、次のステップに進めないからです。

自分の仕事の整理ができないからです。

しかしながら、この段階ではなぜ返信メールが来ないのかという明確な理由は分かっていません。

長期不在かな?病気かな?ご不幸があったのかな?それとも、単に見落とされているのかな?などと考えてしまいます。

日頃からその人をよく知っている時には遠慮なく催促できるのですが、ビジネスに関連していると、キッチリと対応することが必要です。

そのためには、
①本当に相手にメールを送ったか、または届いているのかの確認。

送信済みが確認されたら、催促メールの作成に入ります。

挨拶文の書き出しはシンプルに、

②「お疲れ様です」(社内)、「お世話になっております」(社外)から始まり、

③「たびたび申し訳ございません」「たびたび失礼いたします」
で繋いで、本文の催促の内容を書きます。

本文に入る文章としては、

④「さて、〇〇のご案内の件、ご状況いかがでしょうか」「さて先般ご案内させていただいた〇〇の件ですが、その後いかがでしょうか」などとやんわりと催促します。

本文を書く前に、「大変失礼とは存じますが」などと丁寧な前置きの言葉で説明しても構いません。

⑤メールの締めくくりには、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただければ幸いです」などと伝え、「よろしくお願い申し上げます」でまとめます。

⑥「行き違いでご連絡を頂いておりましたら申し訳ございません」などと、行き違いのお詫びも入れておくようにします。

⑦最後に、相手に分かりやすく失礼のないように書くことが大切です。

そして、催促メールをもらった人が、どのように返信したら良いのか、例えば期日や条件などをより具体的に相手に伝えて、簡潔で気配りが感じられる内容にしてあげてください。