人間というのは、勝手な動物です。
自分に都合がいいことはよく覚えているけれど、自分に都合の悪い事や間違ったことには鈍感なようです。
親しい仲間の間でも、貸し借りの話になると、時には揉めることもあります。
わたしの同級生は、何かにつけて良く集まります。
先日も集まってバーベキューを楽しんだのですが、その時にある同級生がもう一人の同級生に向かって「この前の缶コーヒー代140円を返してくれ」と催促したのです。
その時は千円札も小銭も持ち合わせていなかったので、自販機で買うためにたまたま140円を借りたそうなのです。
催促された同級生は、「そうだ、忘れていた！ごめん」と言ってその場で返したのですが、借りた方はつい忘れてしまい、貸した方は忘れることはないようです。
仲の良い同級生同士のことで、これが原因で仲が悪くなるというようなことは起こりませんが、借りた方はしっかりと覚えておくことが大事ですね。
人間関係がギクシャクしている間では、たとえ100円の貸し借りでもそれが元で大きなビジネスもやりたくないと断りを入れることもあるようです。
金額の大きさでなく、礼儀やマナーによって人間を評価するためのようです。
そのようないい加減な考えを持った相手とは、取引しませんという考え方なのです。
銀行では1円でも決済が合わなければ、その日の業務は終えることができないそうです。
話が逸れましたが、人間はついつい約束を忘れてしまうことがあるようです。
何かのキッカケで思い出せるのであればいいのですが、まったく関係がないような事では、永遠に忘れてしまうことにもなりかねません。
そんな事を思うと、この際約束したことに関して返答がない時にはキッチリと催促しておこうと思うのです。
しかしながら、これがビジネスの世界ではそう簡単ではありません。
例えば、ある会社の部長とある仕事の約束をしていたのですが、覚書を交わして文書でキッチリと残す前に急遽事情によって転勤することになってしまって、話が中断されたままの状態が続いたのです。
先方の会社の中での引継ぎが上手くなされていれば問題ないのですが、一向に前に進まないという状況なのです。
後任の部長にいきなり催促することなどできないので、前任の部長への催促メールになってしまいます。
どのようにいつ送るのかで悩んでしまう場合もあるのです。
このようなケースの時はまれですが、ちょっと問い合わせた確認メールの返事が来ない時など、「速く返事してよ！」と叫びたくなるものです。
友達なら「返事がまだだけど」と送り直したリ、LINEなら既読のサインが出るので読んだかどうかは分かるのですが、ビジネスの場合だと軽く問い合わせることも躊躇してしまいます。
そんな時には、あなたはどうしますか？
催促メールの送り方で悩んでいませんか？
メールは、今やビジネスの世界では、電話よりも活用しているはずです。
相手が不在でもメールなら送っておくことができるからです。
そして、送った方も送られた方もお互いがそのメールを共有できるからです。
しかも、メールを送った日時も、しっかりと記録されているのです。
このように、メールという手段は電話や面談と比べると、いつでも連絡できるというメリットがあるのですが、時には言い出しにくい催促メールを送ることもあるのです。
送る相手によって、失礼がないようにしたいのですが、それ以外で気を付けなければいけないことはどのようなことでしょうか？基本的なことを覚えておいて、実際の場面で活用できればいいと考えます。
催促メールとは？
仕事の時の催促メールとは、何かの会合への参加不参加の確認の目的や、指示や連絡のメールを送ったが届いているのかどうか知りたいときに送るメールです。
同じ会社の仕事仲間であればそれほど気を遣うこともないのですが、会社の幹部や取引先の人に送るとなると、失礼のないようにしたいものです。
催促する方もされる側も、催促メールは気にかかるものですから、催促メールが送られてこないように普段から心掛けておきたいものです。
仕事の勤務時間には、仕事場にいる時にはこまめにメールをチェックしますし、メールで問合せや指示が来ていることが分かると、すぐに受け取ったことを返信します。
返事の内容が複雑な場合は、調べてから改めて返信する旨を伝えておきます。
メールを送った側に、間違いなく受け取ったことを伝えるのです。
慌てていると、送付相手を選択する時に、間違って別の人のアドレスに送付してしまった経験があります。
メールを送っているのになかなか返事が返って来ないと悶々として待っていたのですが、結局相手には届いておらず、別の関係がない人からそのメールの問合せが届いたことで分かったのです。