会話の内容をそのまま話すのではなく、疑問に思った事はそのままにしないで自分から質問するようにして下さい。
自分の様子
重要な点ではなく、自分の様子を話して欲しいという場合もあります。
別に自分の様子を話した所で何なんだと思うかもしれませんが、基本的に取引先を顔を合わせる事ってそんなに頻繁な事ではないですよね？
1ヶ月に1回あるかないかでしょう。
元気そうだったという事を伝えて欲しいかもしれませんので、相手はどういう状態であるか確認しておいた方が良いです。
もしかしたら体調が悪い、他の仕事で手がいっぱいになってしまっているかもしれません。
状態によっては仕事が頼みにくいケースも考えられます。
取り決めたこと
取り決めなどの重要は結構あるものですね。
取引先とは限らず自分たちに少なからず影響するような関係者であれば、取り決めた事を正確に伝えて欲しい可能性があります。
さすがに第三者に全てを話すとは思えませんが、同じプロジェクトや関わっているような人物であればもっと細かく話すでしょう。
何についての取り決めはわかりくいかもしれませんが、これもまた重要な事を言われているという認識は持っておいて下さい。
自分への連絡の仕方
私が体験してきた中では自分への連絡の仕方についてが多かったかもしれません。
連絡を言って来た場合は、ある事に注意しておいて下さい。
急ぎか急ぎではないか確認しておきましょう。
至急でと言われた場合は、伝えるべき相手に会った際速攻で伝えなければいけません。
もし中々会えないなら、電話をしておいた方が良いでしょう。
そこまで急ぎではない場合は、相手のスキを伺ってお伝えしておいた方が良いです。
その他には自分からかけたいや、相手から電話してほしいと言ってくる事もあります。
たまに伝えて欲しい相手の手が空いている時間帯はいつかなど聞かれる事もあるんですよ。
これは本当に多かったので答えられるようにしておいて下さい。
伝えるべき相手がそこまで関係性が薄いと正直に答えても問題はないです。
素直にわからないと答える方が無難ですね。
反対に伝えるべき相手の行動がある程度読めている場合は、どの時間帯が行けそうか考慮しておきましょう。
私自身やった時は、休憩時間や忙しい時間帯を外してお伝えしていました。
そんな事まで配慮しなくてはいけないの？と思うかもしれませんが、やらないといけません。
会話から伝えるべきことを考える
まずそもそも論になりますが、相手の会話を聞いて何を言いたいのか理解していなければお話にすらなりません。
これは普段から人と話す事が大切になってくるのですが、話をしていると相手が何を言いたいのか結構理解出来るものです。
そのため普段から他者とコミュニケーションをとっておく必要があると思って下さい。
会話というのは人によって癖がありますし、みんな同じとは限らないでしょう。
伝達が成功するようなコツとしては観察、傾聴が出来れば最高ですね。
基本的に人間は曖昧にしか言わない人間もいます。
その中でもやっかいなのが年配者ですね。
40歳以上の人間は大雑把にものを話します。
意地悪などではなく、基本的に主語がなくあれあれとか適当にものを話すんですよ。
私の母親がそうだったのですが、おかげで相手が何を言いたいのか短い文章のみで何とか聞き取れるようにはなりました。
会話を聞いてキーワードを拾わなければ行けないので、結構大変かもしれません。