自分がしでかした事故に対する顛末書です。
自らの記憶をキメ細かく思い出して書きあげましょう。
被害の程度
顛末書の基本的な書き方の2つ目は「被害の程度」です。
「被害の程度」は必ず具体的な数字で書くようにしましょう。
曖昧な表現は厳に慎むべきです。
「被害額は同程度の過去の事例と照らし合わせて約○○万円」とか「先方の見積額とこちらに調べた額とを比較検討してみた結果、約○○万円となりそうです」など、必ず数字で的確に被害額を書きあげましょう。
そして同時にどうしてその金額がはじき出されたのか、その根拠も一緒に書いておきたいところです。
「修理見積もりを○○工務店に依頼したところこれだけの額が出てきました」といった感じですね。
間違っても自分の想像だけで被害額を申告するという幼稚な行いはやってはいけませんよ。
「顛末書」は会社に提出する厳密な提出書類です。
いい加減な気持ちで作成したらいいというものではありませんからね。
現状の対応
顛末書の基本的な書き方の3つ目は「現状の対応」です。
起こしてしまった事に対して、実際に今、自分はどういった対応を行っているのか。
これを書きます。
この時気を付けたいのが「主観的な文章」にしない、という事です。
「どうみても先方のミスが過半数の原因なのですが、そこは私のサービスのつもりでここまでやってあげました」とか「私の行ったサービスによってお客様もきっと喜んでいるでしょう」などの自己肯定型の文面です。
ハッキリ言って、「報告書」には事実以外のものは必要いりません。
特に人の主観や感想などと言った類のものは正しい報告書の体裁を壊してしまうからです。
具体例を挙げながら客観的に今行っている対応を淡々と書いてくださいね。
今後の対策
顛末書の基本的な書き方の4つ目は「今後の対策」です。
今後の対策は、今行っている対応があるからこそ、書けるものです。
よって
「現状の対応」とかけ離れない「今後の対応」を意識しましょう。
そしてどちらも出来うる限り、数字を盛り込んで作成することです。
「今行っている対応には総額これくらいの費用を必要とするでしょう」とか「今後の対策にはこれくらいの費用を計算しています」などです。
顛末書は今起こってしまった出来事に対して現在進行形の形で作成していますから、「結果」という形での数字は見えてきません。
よって現状の対応を行っているあなたの客観的判断能力が必要となってくるのです。
かかってくる費用も自分の「勘」で書くのではなく必ず根拠ある事例を引きだして書くようにしましょうね。
担当の意見
顛末書の基本的な書き方の5つ目は「担当の意見」です。
何か事を起こしてしまった際、それを処理する役割は会社には複数、存在します。
例えば総務部門や経理部門のそれぞれの担当者。
あるいは専門知識を持った法務部門などです。
顛末書にそれらの担当の意見を添えることによって、それを読む上司はより具体的に事の全体像を把握することができます。
このように会社というところは「組織」体制をとっているからこそ偏りのない正しい処理を行えるのです。
もし事を起こしてしまった社員一人が独自で処理してしまおう、と思ったらそれこそ会社の信用を失墜させる行為となってしまうことでしょう。