だからそういった場面を想像して作成しなければならないのです。
「顛末書」にしろ、その他の提出書類にしろ、提出前に今一度、自分の目でもう一度読み直しましょう。
その文章がもし自分が読み返してもさっぱり意味不明のものだったら上の人が読んでも分かるはずがありません。
問題点を明確的にすることはいかなる場面においても必要な事ですからね。
どんな対応がなされているか
顛末書を書くときの注意点の2つ目は「どんな対応がなされているか」です。
あなたが起こしてしまったアクシデントは、初期対応はあなたにしか対応ができません。
その部分をどのように行ったか、をしっかり書いてください。
あなたが行った対応は、口で言うよりも書く方が難しいかもわかりません。
しかし、それを書面にして提出できない事にはあなたの能力を試す機会はどんどん、なくなってしまいます。
書類提出という作業はあなたの評価でもあるのです。
要は試されている、という事です。
あなたが起こしたアクシデントの事を云々するよりも、その後の報告の行い方が理に叶っているかどうかで大きく印象が変わる、という事です。
よって、あなたが行った初期対応、誰が読んでも一目了解になるよう、要点を整理してどのような対応を行ったか、を書きましょうね。
わかりやすく、簡潔に
顛末書を書くときの注意点の3つ目は「分かりやすく、簡潔に」です。
顛末書を最終的に読む人はその企業のトップです。
トップの立場の人はいかなる些細な事でも的確に耳にしておかなければなりません。
そうでないとこんなご時世、いついかなる事で会社が傾いてしまうかも分からないからです。
よって顛末書に限らず会社に提出する書類は「分かりやすく、簡潔に」というのが基本中の基本なのです。
だから報告書類に「数字」が必要になってくるのです。
数字を一目見れば経営者レベルの人ならば一目瞭然で事の事態を推察できるからです。
数字は嘘をつけません。
しかし、飾り立てた文章には信憑性というものが欠如してしまうのは皆さんもよくお分かりの事と思います。
提出文章を極力、短時間で理解してもらうためにも「わかりやすく、簡潔に」のモットーをいつも頭に入れて置きましょうね。
優先順位など
顛末書を書くときの注意点の4つ目は「優先順位など」です。
顛末書は起こってしまった「事」の詳しい経過内容を報告するもの。
よって伝えるべき最優先順位が何であるか、をきちんと理解・整理して書いていかないと中身がゴチャゴチャしてしまい、何を書いているのかサッパリ分からないものになってしまう事でしょう。
一般的に会社が最も知りたい事は、起こってしまった事態の内容・中身とそれに伴う顧客への被害・迷惑度です。
こちらが起こしてしまった粗相により相手側にどれだけの迷惑や被害を被らせてしまったのか。
その度合いを知りたいはずです。
最終的にはこちら側の損害内容も把握せねばなりませんが、それは事が一段落してからの事。
最も優先順位の高い事柄は、相手への誠意の気持ちなのです。
ところが新人さんやこういったケースに慣れない若手社員は、相手への配慮を後回しにしてしまって自分のところの上司の顔色を伺った対応をしてしまう事もあります。
これは順番が間違っている事なのですよね。
顛末書を書かねばならないくらいの事態の発生ですから、何をおいても真っ先に心配するのは迷惑をかけてしまった相手様への配慮の気持ちなのです。
まあ、いきなりこのような事が理解できなくとも若いうちは仕方ないでしょう。
一連の事態の収拾がついたら冷静になって今回の対応や処理の仕方を改めて学習してくださいね。