実際のところはどうなのでしょうか？
始末書とは？
「始末書」とは書いて字の如く、何かの事案、案件に対して失敗を犯し、会社に損害を与えてしまったため、それを謝罪し今後二度と同じ過ちを繰り返さないよう、会社に対して「誓約」する意思を表明した文書、という意味合いがあります。
要するに、「この件に関する全ての始末はこのように行いました。そしてもう二度とこのような過ちは犯しませんから、何卒寛大な沙汰をお願い致します。」といった内容のものと思っていただいたらいいでしょう。
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両者の違い
さて今度は「顛末書」と「始末書」、両者の違いについてです。
最も大きな違いは「顛末書」が「報告書」という性質に対して「始末書」は「反省」および「謝罪」「誓約」を基本線においている、という事です。
ただ、会社によってはこの両者の違いがかなりあやふやになっているところもあるでしょう。
つまり「顛末書」が「始末書」としての役割を併せ持って使われている、という事です。
ただ、本来の意味で使えば「顛末書」は事の始まりから終わりまでを客観的につづった報告書になっていないといけません。
自身の反省や今後の誓いなどについては別の報告書を用いるべきなのです。
ただ、そうなってくると社内管理も大変です。
少しでもそういった煩雑な事務処理を簡素化したい、という意向から「顛末書」の内容に「始末書」の性格を合体させて処理してしまう傾向もあるでしょう。
これはそれぞれの会社の社内処理の問題となってきます。
よってあなたが所属するその会社の処理の仕方にあなたが合わせる事が肝心となってくるでしょう。
あと付け加えておきますが「顛末書」はその会社内で発行される性質のものです。
よって社外に公開される性質のものではありません。
あくまで社内処理用の報告書なのです。
一方の「始末書」は対顧客相手に作成されるものですから、ひょっとしたら顧客に提出する義務が働いてくるかもしれません。
書類というものは必ず提出先があります。
これを知っているだけでも書類の性格を知る事に役立つでしょうね。
顛末書の基本的な書き方
それでは次です。
いよいよ、顛末書の基本的な書き方についてみていくことにしましょう。
とは言っても現実的にはこのような文書、あまり書きたくないものです。
それを「顛末書」のプロと言われるような人間にはなりたくないでしょう。
しかし、長い会社人生、ある時期にドッとこのような文書を書かなければならない時というのは必ず来ます。
そういった時に右往左往しないためにも顛末書の基本の基本くらいは覚えておいて損はしないでしょう。
会社に提出する書類というのは多かれ少なかれ、書式というものがあって、それぞれのフォームに最も相応しい書き方を行わなければならないものなのです。
よって「顛末書」もそれにならった書き方をしないと再提出、という事になってしまいますからね。
いつ、どこで、どのようなことが
顛末書の基本的な書き方の1つ目は「いつ、どこで、どのようなことが」という事です。
言うなれば「５W1H」のルールです。
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どうした」「どうするか」を漏れなく網羅する意識です。
その中にあって、まず「いつ」起こったのか、「どこで」起こったのか、「どのようなことが」起こったのか、を具体的に且つ客観的に第三者の視点にたって冷静に書きあげるのです。
例えば「いつ」は○○年○月○日、という具合に必ず年・月・日という感じで書く事です。
「今から3日前」とか「確か一昨日の事だったと思いますが」みたいな曖昧な表現で書いてはいけないということです。