ビジネスの現場では、本人の意図する事と相反する事態は結構、たくさん発生しています。

例えば仕事上のミスですよね。

大切な取引を自らのミスで帳消しにされてしまったり、あるいはもっと身近な例で例えると「交通事故」が挙げられるでしょう。

「交通事故」は仕事上、プライベート関わらず、起こしてしまう危険性があります。

もし、起こしてしまったら会社としては当然ながら、今回テーマに掲げている「顛末書」というものを提出するよう要求してきます。

では、まだそれを書いた事がない人にとって、「顛末書」とは一体何?という素朴な疑問が出てきます。

社会人になったら当然、知っていると思われてしまう「顛末書」。

今回はこの「顛末書」についてみていく事に致しましょう。

また「始末書」との区別についても詳しくみていく事にしましょう。

顛末書は社会人の基本!注意点や書き方を紹介!

「顛末書」は社会人にとったら切り離すことのできない、一生ついて回るもの、ということになります。

しかしながら、それまで学生だった身分の人間が社会人になったからといって、いきな「顛末書」を書け、と言われてもペンを持つ手が止まるだけで思うように前へ進まないでしょう。

一体、「顛末書」とはどのようなものなのでしょうか?またその書き方や注意点はどうなのでしょうか?

それらの疑問を今から一気に解決していきたいと思います。

何事も知っているかどうかで、社会に出てから役に立つ人間かどうかという判断を下されがちです。

それならば知っておいた方がはるかに有利ですよね。

「顛末書」を徹底的に解説していきたいと思います。

顛末書とは?

それではまず「顛末書」についての説明から入ってゆきましょう。

「顛末書」がどういう性質のものなのか、知っていなかったら全く意味を成しませんからね。

どういうもの?目的は?

「顛末書」はある案件でミスをして会社に損失を与えてしまったような事案に対して、その一部始終、始まりから終わりまでを客観的に書いた一種の「報告書」という体を成したものをいいます。

「報告」がそもそもの種目的ですから、嘘偽りや脚色性なく、真実をありのままにしかも読み手が読みやすい文章にして書きあげることが重要です。

よって、当事者の主観やお詫びばかりの文面では「顛末書」としての機能を発揮できていない、という事を認識する必要があるでしょうね。

何度も言います。

「顛末書」は事の一部始終を時系列で書いた「報告書」です。

そしてその中身は信憑性の高い文章が求められる、という事です。

顛末書の事例

では、会社における顛末書の事例を紹介しておきましょう。

・事故報告書…これは仕事上のミスで会社に損害を与えてしまった場合に書くものです。

例えば、会社の器物を不注意で破損(あるいは破壊)してしまった、交通事故を起こしてしまった、同僚同志で口論となり喧嘩となって相手に怪我を負わせてしまった、などです。

・クレーム報告書…顧客の怒りを買ってしまったがための顛末書。

結構、ビジネスの現場では書く必要性が高いかもしれませんね。

・規約違反報告書…例えば会社の職務規定に反した行動を取ってしまった場合に書く顛末書です。

公金横領、各種のハラスメントの容疑者・被疑者・被害者、会社が禁止してることを行ってばれた場合、などです。

顛末書と始末書の違い


さて次に参りましょう。

今度はよく耳にするかもしれない「始末書」と「顛末書」の違いについてです。

どちらも性格的には非常に似た感じがしますよね。

実際のところはどうなのでしょうか?

始末書とは?

「始末書」とは書いて字の如く、何かの事案、案件に対して失敗を犯し、会社に損害を与えてしまったため、それを謝罪し今後二度と同じ過ちを繰り返さないよう、会社に対して「誓約」する意思を表明した文書、という意味合いがあります。

要するに、「この件に関する全ての始末はこのように行いました。そしてもう二度とこのような過ちは犯しませんから、何卒寛大な沙汰をお願い致します。」といった内容のものと思っていただいたらいいでしょう。

【始末書については、こちらの記事もチェック!】

両者の違い

さて今度は「顛末書」と「始末書」、両者の違いについてです。

最も大きな違いは「顛末書」が「報告書」という性質に対して「始末書」は「反省」および「謝罪」「誓約」を基本線においている、という事です。

ただ、会社によってはこの両者の違いがかなりあやふやになっているところもあるでしょう。

つまり「顛末書」が「始末書」としての役割を併せ持って使われている、という事です。

ただ、本来の意味で使えば「顛末書」は事の始まりから終わりまでを客観的につづった報告書になっていないといけません。

自身の反省や今後の誓いなどについては別の報告書を用いるべきなのです。

ただ、そうなってくると社内管理も大変です。

少しでもそういった煩雑な事務処理を簡素化したい、という意向から「顛末書」の内容に「始末書」の性格を合体させて処理してしまう傾向もあるでしょう。

これはそれぞれの会社の社内処理の問題となってきます。

よってあなたが所属するその会社の処理の仕方にあなたが合わせる事が肝心となってくるでしょう。

あと付け加えておきますが「顛末書」はその会社内で発行される性質のものです。

よって社外に公開される性質のものではありません。

あくまで社内処理用の報告書なのです。

一方の「始末書」は対顧客相手に作成されるものですから、ひょっとしたら顧客に提出する義務が働いてくるかもしれません。

書類というものは必ず提出先があります。

これを知っているだけでも書類の性格を知る事に役立つでしょうね。

顛末書の基本的な書き方

それでは次です。

いよいよ、顛末書の基本的な書き方についてみていくことにしましょう。

とは言っても現実的にはこのような文書、あまり書きたくないものです。

それを「顛末書」のプロと言われるような人間にはなりたくないでしょう。

しかし、長い会社人生、ある時期にドッとこのような文書を書かなければならない時というのは必ず来ます。

そういった時に右往左往しないためにも顛末書の基本の基本くらいは覚えておいて損はしないでしょう。

会社に提出する書類というのは多かれ少なかれ、書式というものがあって、それぞれのフォームに最も相応しい書き方を行わなければならないものなのです。

よって「顛末書」もそれにならった書き方をしないと再提出、という事になってしまいますからね。

いつ、どこで、どのようなことが

顛末書の基本的な書き方の1つ目は「いつ、どこで、どのようなことが」という事です。

言うなれば「5W1H」のルールです。

「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どうした」「どうするか」を漏れなく網羅する意識です。

その中にあって、まず「いつ」起こったのか、「どこで」起こったのか、「どのようなことが」起こったのか、を具体的に且つ客観的に第三者の視点にたって冷静に書きあげるのです。

例えば「いつ」は○○年○月○日、という具合に必ず年・月・日という感じで書く事です。

「今から3日前」とか「確か一昨日の事だったと思いますが」みたいな曖昧な表現で書いてはいけないということです。

自分がしでかした事故に対する顛末書です。

自らの記憶をキメ細かく思い出して書きあげましょう。

被害の程度

顛末書の基本的な書き方の2つ目は「被害の程度」です。

「被害の程度」は必ず具体的な数字で書くようにしましょう。

曖昧な表現は厳に慎むべきです。

「被害額は同程度の過去の事例と照らし合わせて約○○万円」とか「先方の見積額とこちらに調べた額とを比較検討してみた結果、約○○万円となりそうです」など、必ず数字で的確に被害額を書きあげましょう。

そして同時にどうしてその金額がはじき出されたのか、その根拠も一緒に書いておきたいところです。

「修理見積もりを○○工務店に依頼したところこれだけの額が出てきました」といった感じですね。

間違っても自分の想像だけで被害額を申告するという幼稚な行いはやってはいけませんよ。

「顛末書」は会社に提出する厳密な提出書類です。

いい加減な気持ちで作成したらいいというものではありませんからね。

現状の対応


顛末書の基本的な書き方の3つ目は「現状の対応」です。

起こしてしまった事に対して、実際に今、自分はどういった対応を行っているのか。

これを書きます。

この時気を付けたいのが「主観的な文章」にしない、という事です。

「どうみても先方のミスが過半数の原因なのですが、そこは私のサービスのつもりでここまでやってあげました」とか「私の行ったサービスによってお客様もきっと喜んでいるでしょう」などの自己肯定型の文面です。

ハッキリ言って、「報告書」には事実以外のものは必要いりません。

特に人の主観や感想などと言った類のものは正しい報告書の体裁を壊してしまうからです。

具体例を挙げながら客観的に今行っている対応を淡々と書いてくださいね。

今後の対策

顛末書の基本的な書き方の4つ目は「今後の対策」です。

今後の対策は、今行っている対応があるからこそ、書けるものです。

よって
「現状の対応」とかけ離れない「今後の対応」を意識しましょう。

そしてどちらも出来うる限り、数字を盛り込んで作成することです。

「今行っている対応には総額これくらいの費用を必要とするでしょう」とか「今後の対策にはこれくらいの費用を計算しています」などです。

顛末書は今起こってしまった出来事に対して現在進行形の形で作成していますから、「結果」という形での数字は見えてきません。

よって現状の対応を行っているあなたの客観的判断能力が必要となってくるのです。

かかってくる費用も自分の「勘」で書くのではなく必ず根拠ある事例を引きだして書くようにしましょうね。

担当の意見

顛末書の基本的な書き方の5つ目は「担当の意見」です。

何か事を起こしてしまった際、それを処理する役割は会社には複数、存在します。

例えば総務部門や経理部門のそれぞれの担当者。

あるいは専門知識を持った法務部門などです。

顛末書にそれらの担当の意見を添えることによって、それを読む上司はより具体的に事の全体像を把握することができます。

このように会社というところは「組織」体制をとっているからこそ偏りのない正しい処理を行えるのです。

もし事を起こしてしまった社員一人が独自で処理してしまおう、と思ったらそれこそ会社の信用を失墜させる行為となってしまうことでしょう。

基本的な情報も忘れずに!

顛末書の基本的な書き方の6つ目は「基本的な情報」です。

「顛末書」はきちんとした報告書の一つです。

当然ながらそこには最低限、守らなければならない報告書としてのルールがあります。

それらを忘れて会社に提出してしまったら、すぐにその書類は元の書き主の元に戻ってくるでしょう。

では、それらを簡単に触れておきましょう。

宛先

基本的な情報で忘れてはならないものの1つ目は「宛先」です。

この「顛末書」を一体、誰に提出するのか、そこです。

その欄が空白だったら、もはや手紙を書く資格もないでしょう。

自身の上司なのか、それとも「総務部」なのか「営業部」なのか。

宛名のない報告書類はあなたの「恥」を上塗りするだけでしょう。

作成日、提出日

基本的な情報で忘れてはならないものの2つ目は「作成日、提出日」です。

これも書類と名の付くものにはなくてはならない常識のものです。

その書類を一体、いつ作成したのか、また提出日はいつだったのか。

これも社会人としたら基本中の基本のマナーです。

そしてここにも「数字」という概念が入っている事を忘れないでください。

数字なき書類はただの「手紙」ですからね。

作成者

基本的な情報で忘れてはならないものの3つ目は「作成者」です。

作成者がない「名無しの権瓶」ではその書類を受け取った人間は呆れてものも言えないでしょう。

これも言うならば基本中の基本。

あなたは個人的な手紙を出す時、自分の名前を書きませんか?

もし、差出人不明の手紙を受け取ったら、気味が悪くてそんな手紙、すぐに破棄されてしまうでしょう。

世の中の最低限の常識はビジネスマナーにも通じていますからね。

顛末書を書くときの注意点

では次です。

今度は顛末書を書く時の注意点です。

何事にも注意点は不可欠です。

その点を注意しないと完成されたものとして認定されず「却下」されてしまう事も世の中には往々にしてありますからね。

それでは「顛末書」の注意点をみてゆきましょう。

全部で5個のご紹介です。

問題を明確的に

顛末書を書くときの注意点の1つ目は「問題を明確的に」です。

「この顛末書、いったい何を訴えているのか、何を伝えたいと思っているのか、読んでもさっぱり分からない」といったパターンになってはいけないのです。

「顛末書」は起こってしまったアクシデントに対する現在進行形の報告書です。

いつ、どこで何が起こってしまったのか、そしてその対応としてどのような事を行い、先方はどういった態度を示しているのか、そして今後の対処はどうなっているのか。

このあたりの事を理路整然と誰が読んでも分かるように明確な内容にして提出しなければならないのです。

そしてこの「顛末書」を読むのは間違いなくあなたの部署の最高責任者です。

課長や部長を通して最終的にその会社のトップの元にゆくのです。

だからそういった場面を想像して作成しなければならないのです。

「顛末書」にしろ、その他の提出書類にしろ、提出前に今一度、自分の目でもう一度読み直しましょう。

その文章がもし自分が読み返してもさっぱり意味不明のものだったら上の人が読んでも分かるはずがありません。

問題点を明確的にすることはいかなる場面においても必要な事ですからね。

どんな対応がなされているか

顛末書を書くときの注意点の2つ目は「どんな対応がなされているか」です。

あなたが起こしてしまったアクシデントは、初期対応はあなたにしか対応ができません。

その部分をどのように行ったか、をしっかり書いてください。

あなたが行った対応は、口で言うよりも書く方が難しいかもわかりません。

しかし、それを書面にして提出できない事にはあなたの能力を試す機会はどんどん、なくなってしまいます。

書類提出という作業はあなたの評価でもあるのです。

要は試されている、という事です。

あなたが起こしたアクシデントの事を云々するよりも、その後の報告の行い方が理に叶っているかどうかで大きく印象が変わる、という事です。

よって、あなたが行った初期対応、誰が読んでも一目了解になるよう、要点を整理してどのような対応を行ったか、を書きましょうね。

わかりやすく、簡潔に

顛末書を書くときの注意点の3つ目は「分かりやすく、簡潔に」です。

顛末書を最終的に読む人はその企業のトップです。

トップの立場の人はいかなる些細な事でも的確に耳にしておかなければなりません。

そうでないとこんなご時世、いついかなる事で会社が傾いてしまうかも分からないからです。

よって顛末書に限らず会社に提出する書類は「分かりやすく、簡潔に」というのが基本中の基本なのです。

だから報告書類に「数字」が必要になってくるのです。

数字を一目見れば経営者レベルの人ならば一目瞭然で事の事態を推察できるからです。

数字は嘘をつけません。

しかし、飾り立てた文章には信憑性というものが欠如してしまうのは皆さんもよくお分かりの事と思います。

提出文章を極力、短時間で理解してもらうためにも「わかりやすく、簡潔に」のモットーをいつも頭に入れて置きましょうね。

優先順位など

顛末書を書くときの注意点の4つ目は「優先順位など」です。

顛末書は起こってしまった「事」の詳しい経過内容を報告するもの。

よって伝えるべき最優先順位が何であるか、をきちんと理解・整理して書いていかないと中身がゴチャゴチャしてしまい、何を書いているのかサッパリ分からないものになってしまう事でしょう。

一般的に会社が最も知りたい事は、起こってしまった事態の内容・中身とそれに伴う顧客への被害・迷惑度です。

こちらが起こしてしまった粗相により相手側にどれだけの迷惑や被害を被らせてしまったのか。

その度合いを知りたいはずです。

最終的にはこちら側の損害内容も把握せねばなりませんが、それは事が一段落してからの事。

最も優先順位の高い事柄は、相手への誠意の気持ちなのです。

ところが新人さんやこういったケースに慣れない若手社員は、相手への配慮を後回しにしてしまって自分のところの上司の顔色を伺った対応をしてしまう事もあります。

これは順番が間違っている事なのですよね。

顛末書を書かねばならないくらいの事態の発生ですから、何をおいても真っ先に心配するのは迷惑をかけてしまった相手様への配慮の気持ちなのです。

まあ、いきなりこのような事が理解できなくとも若いうちは仕方ないでしょう。

一連の事態の収拾がついたら冷静になって今回の対応や処理の仕方を改めて学習してくださいね。

最終確認を行う

顛末書を書くときの注意点の5つ目は「最終確認を行う」です。

「最終確認」、要するに提出する文書の最終チェックです。

誤字や脱字、日付や発行者の記入漏れ、全体の文書の流れがスムーズか、などを自分で読み返してみるのです。

もし、自分が読んで意味の伝わり方がおかしいな、と思ったら当然ながら他の人が読んでもそのように思うわけです。

よってそのように感じたなら速やかに訂正を行い迅速に提出できるよう努めてくださいね。

始末書・顛末書を出すタイミング

では次に参りましょう。

今度は始末書・顛末書を出すタイミングについてです。

このような文書を提出するのは初めてだ、という方が多いかと思います。

しかし、会社に対して提出するものは例えそれがどのような内容であっても特例などはありません。

世間一般の常識的な対応を申しておきますね。

なるべく早く

始末書・顛末書を出すタイミングの1つ目は「なるべく早く」です。

この「早く」という意味、具体性がありませんね。

「なるべく早く」とは一体、いつを指してそう言っているのでしょうか?

大まかに考えれば、会社から顛末書を提出するように、と言われたならそれはその日のうちに提出するべきでしょう。

但し、起こしてしまった事案が夜中などだったら、翌日の午前中でも構わないでしょう。

要するに、なるべく早く、と言っても悠長な気でいたらいいというものではない、という事です。

事態は緊急を迫っています。

こういった件は一刻も早く事態の内容を掴み、先手先手の対応を取らないと交渉も非常にやりにくくなってしまうのです。

よって顛末書や始末書を提出するタイミングはその日中、というのが鉄則である、と頭に入れて置きましょう。

定期的に

始末書・顛末書を出すタイミングの2つ目は「定期的に」です。

始末書ならば事の処理の最終段階で書けばいいのですから、定期的、という概念はあまり持たなくてもいいと思います。

問題は顛末書の方でしょう。

こちらは現在進行形で事態が推移しています。

よって定期的な提出が望ましいと言えるでしょう。

上司とよく意思確認を行って、どれくらいのタイミングで提出するのかを決めましょう。

あまり期間を詰めすぎて提出しても事態の推移に変化がない時もありますからね。

そして当事者である、あなたは当然ながら全神経をつぎ込んで事の推移を見守らなければなりません。

例え、その先の対応をクレーム処理係などが対応してくれているとしてもあなたが事の実態を掴んでいない事には話が進みませんからね。

ただ、ここから先は会社の指示に従って動くしかないのも事実です。

よってその後の顛末書
の提出のタイミングは上司とよく相談しましょうね。

顛末書の提出方法

顛末書に関する話も大詰めを迎えてきました。

最後になりますが、今度は顛末書をいかにしてスムーズに提出するか。

その事について考えてみましょう。

顛末書は会社に提出する大切な「公文書」です。

誰の目から見てもおかしくない、しっかりした提出方法をとって、問題を変な方向にこじらせないような工夫をする必要がありますからね。

上司に確認してもらう

顛末書の提出方法の最初の1つ目は「上司に確認してもらう」です。

これは当たり前のようで案外、ないがしろにしてしまう傾向もあるのです。

一般的に言って、会社という組織に属している以上、あなたはいかなる事においても独断で勝手な行動を取るわけにはいきません。

必ず自身の直属の上司に報告を行って、提出すべき書類に目を通してもらい「OK」の確認をもらわなければならないのです。

ところがこの当たり前の常識をきちんと理解できていない人も中にはいるのです。

顛末書というものは必ずしもいいものとは言えません。

むしろ自分の評価を下げてしまう恐ろしいものと言えるでしょう。

だから、なるべくなら他の人に知られたくない。

誰にも知られずにそっと関係部署の担当に提出してしまおう、という「邪道」な考えで書類の提出を行ってしまう人がいるのです。

勿論、このような行いは「言語道断」、社会人としても組織人としても「失格」という烙印を押されてしまいます。

会社というところは「報連相」で成り立っている事はご存知ですよね?

組織人はいかなる事でもきちんと上司に報告し、また日頃の連絡体制もしっかり取り、事あれば相談して事態の収拾を図っていかなければならないのです。

よってあなたは直属の上司と毎日、最低1回はこのような動きを行わなければならないのです。

そうでなければ直属に当たる上司もあなたの動きを把握できず会社に対して正しい報告が出来なくなってしまうでしょう。

少し話が長くなってしまいましたね。

要するに会社に提出すべきものは必ずや上司に確認してもらわなければならない、という事です。

この大鉄則を必ず忘れずに実行していってくださいね。

添付する資料や書類の確認

顛末書には諸々の添付資料がある場合もあるでしょう。

それらの資料や書類を一緒に提出する事を忘れてはならないのです。

その場合、気をつけたいのは極力、見る人が分かりやすくする工夫ですね。

簡単・明瞭。

これが一緒に提出する書類や資料を作成する場合のモットーです。

よく人によっては、これが自分の評価の分かれ道、と言わんばかりに膨大な量の資料を添付したり中身が難解複雑で一読しただけでは全く意味不明なものを提出しようと考える人もいます。

これでは顛末書に書いてある事と資料との摺り合わせに時間を割くばかりで非常に不効率です。

上司に限らずビジネスマンは皆、時間と闘っています。

提出書類を読むのに大きな時間を費やすわけにはいかないのです。

出来ればサッと目を通しただけで事の真偽をしっかり把握できるようにしたいのです。

よって、顛末書の提出のみならず、様々な報告事項や提出書類の出来栄えなどについては、あなたのセンスが試される、という事になるわけです。

ビジネスマンは少しの時間も無駄に出来ない、という事をよく念頭において顛末書や始末書の作成・提出を行いましょうね。

顛末書の正しい書き方を学ぼう!

如何だったでしょうか?

今回は「顛末書」にスポットを当てて紹介させていただきました。

では、それらをもう一度、振り返っておきますと、

・顛末書とは?
・顛末書と始末書の違い
・顛末書の基本的な書き方
・顛末書を書くときの注意点
・始末書・顛末書を出すタイミング
・顛末書の提出方法

という事になっていました。

さて、学生時代ならいざ知らず、社会人になってしまったら、自分のしでかした不始末にはそれ相当の反省を行わなければなりません。

その反省の形となったものが今回、ご紹介致しました「顛末書」であり「始末書」という訳なのです。

まあ、どちらの書類も書かずに済むのなら書きたくないものですね。

「書く」、ということはあなたが何かの不始末をしでかした、という事になるわけですからね。

ただ、人間が一つの会社組織に入社して、退職するまでの月日の間に、ただの一度も失敗をしたり会社に損害を与えるような不始末をしでかさない人間はまずいまいでしょう。

皆、多かれ少なかれ顛末書沙汰の事をやっているわけです。

だからいざという時のためにこういった書類の書き方、知っておいて損はないという事ですね。

顛末書の提出の仕方一つとってもあなたのビジネスセンスが試されるわけですからね。

しかしながら、やはり「顛末書」や「始末書」といった類のもの、出来る事なら数は少ない方がいいに決まっています。

同じようなミスや失敗でこのような処置を繰り返していたら、あなたの人間性が疑われるだけですからね。