顛末書の基本的な書き方の6つ目は「基本的な情報」です。
「顛末書」はきちんとした報告書の一つです。
当然ながらそこには最低限、守らなければならない報告書としてのルールがあります。
それらを忘れて会社に提出してしまったら、すぐにその書類は元の書き主の元に戻ってくるでしょう。
では、それらを簡単に触れておきましょう。
宛先
基本的な情報で忘れてはならないものの1つ目は「宛先」です。
この「顛末書」を一体、誰に提出するのか、そこです。
その欄が空白だったら、もはや手紙を書く資格もないでしょう。
自身の上司なのか、それとも「総務部」なのか「営業部」なのか。
宛名のない報告書類はあなたの「恥」を上塗りするだけでしょう。
作成日、提出日
基本的な情報で忘れてはならないものの2つ目は「作成日、提出日」です。
これも書類と名の付くものにはなくてはならない常識のものです。
その書類を一体、いつ作成したのか、また提出日はいつだったのか。
これも社会人としたら基本中の基本のマナーです。
そしてここにも「数字」という概念が入っている事を忘れないでください。
数字なき書類はただの「手紙」ですからね。
作成者
基本的な情報で忘れてはならないものの3つ目は「作成者」です。
作成者がない「名無しの権瓶」ではその書類を受け取った人間は呆れてものも言えないでしょう。
これも言うならば基本中の基本。
あなたは個人的な手紙を出す時、自分の名前を書きませんか？
もし、差出人不明の手紙を受け取ったら、気味が悪くてそんな手紙、すぐに破棄されてしまうでしょう。
世の中の最低限の常識はビジネスマナーにも通じていますからね。
顛末書を書くときの注意点
では次です。
今度は顛末書を書く時の注意点です。
何事にも注意点は不可欠です。
その点を注意しないと完成されたものとして認定されず「却下」されてしまう事も世の中には往々にしてありますからね。
それでは「顛末書」の注意点をみてゆきましょう。
全部で5個のご紹介です。
問題を明確的に
顛末書を書くときの注意点の1つ目は「問題を明確的に」です。
「この顛末書、いったい何を訴えているのか、何を伝えたいと思っているのか、読んでもさっぱり分からない」といったパターンになってはいけないのです。
「顛末書」は起こってしまったアクシデントに対する現在進行形の報告書です。
いつ、どこで何が起こってしまったのか、そしてその対応としてどのような事を行い、先方はどういった態度を示しているのか、そして今後の対処はどうなっているのか。
このあたりの事を理路整然と誰が読んでも分かるように明確な内容にして提出しなければならないのです。
そしてこの「顛末書」を読むのは間違いなくあなたの部署の最高責任者です。
課長や部長を通して最終的にその会社のトップの元にゆくのです。