上司に確認してもらう
顛末書の提出方法の最初の1つ目は「上司に確認してもらう」です。
これは当たり前のようで案外、ないがしろにしてしまう傾向もあるのです。
一般的に言って、会社という組織に属している以上、あなたはいかなる事においても独断で勝手な行動を取るわけにはいきません。
必ず自身の直属の上司に報告を行って、提出すべき書類に目を通してもらい「OK」の確認をもらわなければならないのです。
ところがこの当たり前の常識をきちんと理解できていない人も中にはいるのです。
顛末書というものは必ずしもいいものとは言えません。
むしろ自分の評価を下げてしまう恐ろしいものと言えるでしょう。
だから、なるべくなら他の人に知られたくない。
誰にも知られずにそっと関係部署の担当に提出してしまおう、という「邪道」な考えで書類の提出を行ってしまう人がいるのです。
勿論、このような行いは「言語道断」、社会人としても組織人としても「失格」という烙印を押されてしまいます。
会社というところは「報連相」で成り立っている事はご存知ですよね？
組織人はいかなる事でもきちんと上司に報告し、また日頃の連絡体制もしっかり取り、事あれば相談して事態の収拾を図っていかなければならないのです。
よってあなたは直属の上司と毎日、最低1回はこのような動きを行わなければならないのです。
そうでなければ直属に当たる上司もあなたの動きを把握できず会社に対して正しい報告が出来なくなってしまうでしょう。
少し話が長くなってしまいましたね。
要するに会社に提出すべきものは必ずや上司に確認してもらわなければならない、という事です。
この大鉄則を必ず忘れずに実行していってくださいね。
添付する資料や書類の確認
顛末書には諸々の添付資料がある場合もあるでしょう。
それらの資料や書類を一緒に提出する事を忘れてはならないのです。
その場合、気をつけたいのは極力、見る人が分かりやすくする工夫ですね。
簡単・明瞭。
これが一緒に提出する書類や資料を作成する場合のモットーです。
よく人によっては、これが自分の評価の分かれ道、と言わんばかりに膨大な量の資料を添付したり中身が難解複雑で一読しただけでは全く意味不明なものを提出しようと考える人もいます。
これでは顛末書に書いてある事と資料との摺り合わせに時間を割くばかりで非常に不効率です。
上司に限らずビジネスマンは皆、時間と闘っています。
提出書類を読むのに大きな時間を費やすわけにはいかないのです。
出来ればサッと目を通しただけで事の真偽をしっかり把握できるようにしたいのです。
よって、顛末書の提出のみならず、様々な報告事項や提出書類の出来栄えなどについては、あなたのセンスが試される、という事になるわけです。
ビジネスマンは少しの時間も無駄に出来ない、という事をよく念頭において顛末書や始末書の作成・提出を行いましょうね。
顛末書の正しい書き方を学ぼう！
如何だったでしょうか？
今回は「顛末書」にスポットを当てて紹介させていただきました。
では、それらをもう一度、振り返っておきますと、
・顛末書とは？
・顛末書と始末書の違い
・顛末書の基本的な書き方
・顛末書を書くときの注意点
・始末書・顛末書を出すタイミング
・顛末書の提出方法