顛末書を書くときの注意点の5つ目は「最終確認を行う」です。
「最終確認」、要するに提出する文書の最終チェックです。
誤字や脱字、日付や発行者の記入漏れ、全体の文書の流れがスムーズか、などを自分で読み返してみるのです。
もし、自分が読んで意味の伝わり方がおかしいな、と思ったら当然ながら他の人が読んでもそのように思うわけです。
よってそのように感じたなら速やかに訂正を行い迅速に提出できるよう努めてくださいね。
始末書・顛末書を出すタイミング
では次に参りましょう。
今度は始末書・顛末書を出すタイミングについてです。
このような文書を提出するのは初めてだ、という方が多いかと思います。
しかし、会社に対して提出するものは例えそれがどのような内容であっても特例などはありません。
世間一般の常識的な対応を申しておきますね。
なるべく早く
始末書・顛末書を出すタイミングの1つ目は「なるべく早く」です。
この「早く」という意味、具体性がありませんね。
「なるべく早く」とは一体、いつを指してそう言っているのでしょうか？
大まかに考えれば、会社から顛末書を提出するように、と言われたならそれはその日のうちに提出するべきでしょう。
但し、起こしてしまった事案が夜中などだったら、翌日の午前中でも構わないでしょう。
要するに、なるべく早く、と言っても悠長な気でいたらいいというものではない、という事です。
事態は緊急を迫っています。
こういった件は一刻も早く事態の内容を掴み、先手先手の対応を取らないと交渉も非常にやりにくくなってしまうのです。
よって顛末書や始末書を提出するタイミングはその日中、というのが鉄則である、と頭に入れて置きましょう。
定期的に
始末書・顛末書を出すタイミングの2つ目は「定期的に」です。
始末書ならば事の処理の最終段階で書けばいいのですから、定期的、という概念はあまり持たなくてもいいと思います。
問題は顛末書の方でしょう。
こちらは現在進行形で事態が推移しています。
よって定期的な提出が望ましいと言えるでしょう。
上司とよく意思確認を行って、どれくらいのタイミングで提出するのかを決めましょう。
あまり期間を詰めすぎて提出しても事態の推移に変化がない時もありますからね。
そして当事者である、あなたは当然ながら全神経をつぎ込んで事の推移を見守らなければなりません。
例え、その先の対応をクレーム処理係などが対応してくれているとしてもあなたが事の実態を掴んでいない事には話が進みませんからね。
ただ、ここから先は会社の指示に従って動くしかないのも事実です。
よってその後の顛末書
の提出のタイミングは上司とよく相談しましょうね。
顛末書の提出方法
顛末書に関する話も大詰めを迎えてきました。
最後になりますが、今度は顛末書をいかにしてスムーズに提出するか。
その事について考えてみましょう。
顛末書は会社に提出する大切な「公文書」です。
誰の目から見てもおかしくない、しっかりした提出方法をとって、問題を変な方向にこじらせないような工夫をする必要がありますからね。