それが長年の先輩であっても、仲良しの友人であっても同じことです。
やはり辞退を申し出る態度がカチンとくれば、「この人とは付き合わないようにしよう」と思われてしまいます。
それが個人だけであれば良いですが、結局は辞退すると言われた側は関係のない第三者にも「あの人、誘っても直前になり事態するよ。
しかも態度悪い」と言いかねない。
そうすると噂は広がり「ドタキャンする人」というレッテルを貼られてしまいます。
一度のドタキャンでも不快と相手が感じたら、噂にされてしまうものです。
人間は良い印象よりも不快に感じたことの方が早く噂にする。
信用できない人間とイメージされないように辞退を相手に丁重に伝えるようにしましょう。
辞退の旨をはっきり伝える
まずは辞退の旨をはっきり伝えるようにしましょう。
誘われたときに「じゃあ、行けるようなら、行くね」という返事がありますが、誘った方としては一番困る回答です。
誘われた本人とっては「自分1人いないとしても」と思いがちですが、誘った方にすると1人が欠員になるとならないとでは違うものです。
席やコースの予約であればキャンセルできない場合もあります。
一応、来るか？来ないか？その為にコースを予約して、来ない場合は負担をしなくてはならないのです。
「行けたら、行く」など曖昧な回答は逆に迷惑です。
そのうち、「あの人、はっきりしないから声かけるのやめよう」と噂になってしまいます。
優柔不断な態度はしない方が良いでしょう。
どうしても即、決めることができない状況であれば「確認したいから、今日中に返事してもいい？」など期日を決めて答えを出すようにしてください。
辞退の理由をしっかり述べる
辞退の理由をしっかり述べるようにしましょう。
例えば「今回の件、辞退させてもらうわ」「え？どうして」「理由は言えないけど、とにかく辞退したいから」と話を終わらせることはNGです。
辞退を言われた相手は「何で？」という疑問が頭に残ってしまいます。
「もしかして、◯◯さんが来るから？」「もしかして私のことがイヤだから？」あらゆる妄想をして勝手に辞退する理由を自分の中で作ってしまうからです。
もし、同じメンバーが「何で、辞退するの？」と聞いてきたときに「理由をハッキリ言わないから、たぶん◯◯さんが嫌いだからじゃない？」と答えてしまう。
噂というものは、自分の意志に関係なく先走りしてしまうものです。
辞退する理由が親族の結婚式に出席する為で前々から決まっていたこととすれば、周囲は「それは仕方ないよね」と納得する理由です。
辞退の理由をしっかり述べないと相手は勝手に妄想して理由を考えてしまうのです。
下からの姿勢をキープ
先輩の立場や上司の立場であっても辞退するときは、下からの姿勢をキープしましょう。
その場では相手も「分かりました」と答えてくれますが、上から姿勢で辞退することを言われると誰だって不愉快な気分になります。
まして、最初は参加するつもりで段取りを決めて、何らかの事情で辞退をする。
これは辞退という言葉で片付けますが、簡単に言えばドタキャンです。
ドタキャンはイメージが非常に悪いです。
どうしても事情があり、辞退する場合に「迷惑かけて申し訳ない。
今回は辞退させて頂くけれど、この仮は埋め合わせするから」と一言プラスするだけで、相手は「いえいえ、気にしないでください、仕方ないですよ」と返事をすることができます。
また辞退したことを周囲に告げるときも「先輩は、どうしても抜けられない事情があるみたいです。
今度、埋め合わせすると謝っていたよ」と伝えることができます。
当日、辞退するとしてもキャンセル料を渡すなり、上の立場でも低姿勢で接することが大事です。
申し訳ない気持ちを伝える
基本は申し訳ない気持ちを伝えることが大事です。